Trong hành trình khám phá và áp dụng vô số kỹ thuật quản lý thời gian, tôi đã không ít lần gặp phải những thất bại lớn. Tuy nhiên, qua đó, tôi cũng tìm thấy một số phương pháp đơn giản nhưng mang tính đột phá, thực sự hiệu quả và có thể thay đổi đáng kể cách bạn làm việc. Với vai trò là một chuyên gia tại thuthuat360.net, tôi sẽ chia sẻ 10 bí quyết tăng năng suất làm việc đã giúp tôi tối ưu hóa hiệu quả công việc và cuộc sống cá nhân, để bạn có thể áp dụng ngay hôm nay.
10 Phương Pháp Tăng Năng Suất Làm Việc Hiệu Quả
Sau nhiều năm thử nghiệm và đúc kết, đây là những chiến lược hàng đầu mà tôi tin rằng sẽ mang lại giá trị thực sự cho bất kỳ ai muốn nâng cao hiệu suất cá nhân và chuyên nghiệp.
1. Nguyên tắc Pareto (Quy tắc 80/20)
Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20, gợi ý rằng 80% kết quả của bạn đến từ 20% những việc bạn làm. Lý thuyết này đã thay đổi cuộc sống của tôi trong mọi khía cạnh. Chẳng hạn, tôi nhận ra rằng chỉ một số ít nhiệm vụ chịu trách nhiệm cho phần lớn thành công của tôi với tư cách là một người viết.
Khi đi sâu hơn, tôi cũng nhận thấy chỉ một vài nhiệm vụ hoặc khách hàng là nguyên nhân gây ra hầu hết căng thẳng cho mình. Sau khi loại bỏ chúng, tôi có thể dành nhiều thời gian hơn cho những ưu tiên lớn hơn. Khi tôi ngừng áp dụng nguyên tắc này một thời gian, không ngạc nhiên khi hiệu suất của tôi bị giảm sút.
Ngoài công việc, tôi cũng áp dụng quy tắc 80/20 vào các mối quan hệ cá nhân và những gì tôi làm trong thời gian rảnh. Giờ đây, tôi dành phần lớn thời gian cho các dự án sáng tạo và sở thích có ý nghĩa, cũng như dành thời gian cho những người tôi muốn ở bên – điều này dẫn đến chất lượng cuộc sống cao hơn.
2. Kỹ thuật 60 Phút Làm Việc, 15 Phút Nghỉ
Kỹ thuật Pomodoro tiêu chuẩn (25 phút làm việc sau đó là một khoảng nghỉ) không hiệu quả với tôi vì tôi thường mất ít nhất 15-20 phút để đạt được trạng thái dòng chảy (flow state). Việc dừng lại mỗi khi tôi đang bắt nhịp khiến tôi cảm thấy khó chịu, và kết quả là tôi đã tăng thời gian làm việc lên 60 phút. Việc này giúp tôi duy trì được sự nhất quán trong sản lượng công việc, và đó là điều tôi vẫn sử dụng cho đến ngày nay.
Màn hình ứng dụng Notion Pomodoro Tracker với thiết lập thời gian làm việc 60 phút
Sau 60 phút viết hoặc nghiên cứu, tôi nghỉ 15 phút. Trong thời gian này, tôi thường đi bộ ngắn hoặc đổ đầy nước. Ngoài việc cho bộ não có thời gian nghỉ ngơi, tôi cũng đảm bảo mình đứng dậy và vận động mỗi giờ để hoàn thành các vòng hoạt động trên Apple Watch.
Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm với thời gian làm việc và nghỉ ngơi của mình vì mỗi người có thể phù hợp với một nhịp độ khác nhau. Kỹ thuật này cũng rất phù hợp với tôi trong vai trò một người viết, nhưng bạn có thể cần tập trung lâu hơn tùy thuộc vào nghề nghiệp hoặc lĩnh vực bạn đang học. Notion có một bộ theo dõi Pomodoro miễn phí mà bạn có thể điều chỉnh thời gian thành 60 phút.
3. Phương Pháp Ghép Thói Quen (Habit-Stacking)
Tôi biết về việc ghép thói quen từ cuốn sách Atomic Habits của James Clear vào năm 2020. Việc tập trung vào các thói quen tốt thay vì chỉ chú trọng vào kết quả cuối cùng đã giúp tôi đạt được nhiều mục tiêu. Các mục tiêu của tôi lúc đó là cải thiện sức khỏe tinh thần, trở thành một người viết tự do, xây dựng thói quen tập luyện đều đặn và chuyển ra nước ngoài sinh sống. Tôi bắt đầu từ những thói quen nhỏ hàng ngày:
- Thiền năm phút.
- Viết một nhật ký (dù chỉ là một gạch đầu dòng).
- Liên hệ với ba người bạn muốn hợp tác.
- Tập thể dục 30 phút (dù chỉ là đi bộ).
Khi cảm thấy thoải mái hơn, tôi đã tăng thời lượng và sản lượng cho mỗi thói quen. Tôi cũng thêm nhiều thói quen khác khi đã tự động thực hiện được những thói quen cũ. Tôi khuyên bạn cũng nên làm tương tự nếu bạn đang ở vị trí giống như tôi trước đây; cố gắng làm mọi thứ cùng lúc sẽ dẫn đến kiệt sức.
4. Thói Quen Đánh Giá Hàng Tuần
Đạt được những mục tiêu lớn cần thời gian, và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận thấy sự tiến bộ của mình từ tuần này sang tuần khác. Do đó, việc xây dựng thói quen đánh giá hàng tuần là rất tuyệt vời để nhìn nhận lại những nỗ lực của mình một cách có cái nhìn tổng quan.
Để xem xét lại tuần của mình, tôi nhìn vào những gì mình đã làm, những điểm có thể cải thiện và những thành công tôi có thể ăn mừng. Nhờ đó, tôi có thể thấy rõ mình đã tiến bộ như thế nào và cần điều chỉnh ở đâu nếu cần. Tôi cũng tự nhận thức tốt hơn và có thể xác định các trở ngại tiềm ẩn sớm hơn.
Bài đánh giá hàng tuần của bạn sẽ chỉ mất tối đa một giờ, nhưng bạn sẽ đảm bảo rằng mình dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ có ý nghĩa. Đó là một khoản đầu tư mang lại lợi ích rất lớn.
5. Sức Mạnh của Danh Sách Việc Cần Làm (To-Do List)
Rất nhiều lời khuyên về năng suất trực tuyến phức tạp hóa một cách không cần thiết những gì cần có để thành công. Sau khi bị kiệt sức, tôi đã quay lại với các danh sách việc cần làm đơn giản. Thật buồn cười, tôi thấy chúng hiệu quả hơn nhiều so với nhiều hệ thống phức tạp khác.
Giao diện ứng dụng quản lý công việc Things 3 với các tab phân loại
Tôi thấy rằng việc chuyển sang danh sách việc cần làm trên giấy là cách tốt nhất để tổ chức ngày của mình, nhưng các danh sách kỹ thuật số cũng có những ưu điểm riêng. Ví dụ, tôi rất thích ứng dụng Things 3. TickTick, Todoist và Microsoft To Do cũng là những công cụ tuyệt vời (và miễn phí).
Việc không đặt quá nhiều nhiệm vụ vào danh sách việc cần làm của bạn là rất quan trọng để duy trì sự nhất quán, nhưng bạn sẽ cần thử nghiệm trước khi khám phá được khả năng lý tưởng của mình.
6. Nguyên Tắc Đơn Nhiệm (Single-Tasking)
Sau nhiều lần kiệt sức khi cố gắng đa nhiệm (và ngày càng thất vọng hơn mỗi lần), tôi đã thử tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Thay vì cảm thấy mình liên tục bị tụt lại phía sau, tôi thực sự hoàn thành được nhiều việc hơn mỗi ngày và có thể tăng khả năng làm việc của mình. Trớ trêu thay, tôi cũng có nhiều thời gian rảnh hơn vì tôi hoàn thành danh sách việc cần làm nhanh hơn (mà chất lượng công việc lại tăng lên).
Theo ý kiến của tôi, bộ não của bạn thực chất là một siêu máy tính với 1GB RAM. Hầu hết mọi người chỉ có thể tập trung vào một việc tại một thời điểm; cố gắng viết một bài báo trong khi phác thảo một bài khác sẽ nhanh chóng trở nên bực bội.
Tôi khuyên bạn nên sử dụng các trình chặn trang web để loại bỏ phiền nhiễu trong khi tập trung vào một nhiệm vụ. Cold Turkey là lựa chọn yêu thích cá nhân của tôi vì các hạn chế của nó rất khó bị bỏ qua.
7. Phương Pháp Inbox Zero
Việc có hơn 50 email chưa đọc trong hộp thư đến nhanh chóng làm tắc nghẽn bộ não và ngăn cản tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày. Để giải quyết vấn đề này, tôi đặt mục tiêu có hộp thư đến trống rỗng vào cuối mỗi ngày. Tôi thường kiểm tra email hai lần, một lần vào buổi sáng và một lần vào buổi tối.
Tôi đánh dấu sao các tin nhắn quan trọng để phản hồi sau. Mọi thứ khác đều bị xóa. Tôi cũng kiểm tra thư mục spam đề phòng trường hợp có bất kỳ điều gì quan trọng vô tình rơi vào đó. Để tiết kiệm thời gian, tôi quản lý email của mình trong Mailbird.
Giao diện ứng dụng Mailbird với tính năng tạo hộp thư đến hợp nhất
8. Triết Lý “Năng Suất Chậm” của Cal Newport
Cuốn sách Slow Productivity của Cal Newport nhằm mục đích chỉ ra một cách làm việc tự nhiên hơn (và thực sự hoàn thành công việc). Cuốn sách đã làm nổi bật cách sự sáng tạo thăng trầm, và tôi đã học cách chấp nhận các giai đoạn bận rộn và tĩnh lặng như một phần của cuộc sống. Ông cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của chất lượng hơn số lượng; sau khi nhận ra mình đang dàn trải quá nhiều, tôi đã chọn tập trung vào việc tạo ra tác phẩm tốt nhất có thể thay vì chỉ tập trung vào số lượng.
Áp dụng năng suất chậm cần thời gian, đặc biệt nếu bạn đã quen với việc liên tục cảm thấy như đang chạy đua với thời gian. Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng đó là con đường dẫn đến điểm số cao hơn, sự công nhận chuyên môn lớn hơn và sự thỏa mãn cá nhân cao hơn.
9. Quy Tắc 2 Phút
Những việc nhỏ tích tụ thường làm tôi mất phương hướng nhiều hơn những nhiệm vụ lớn. Để giải quyết điều này, tôi bắt đầu áp dụng quy tắc hai phút vào năm 2022. Nếu một việc gì đó mất ít hơn hai phút để thực hiện (ví dụ: trả lời một email tôi vừa thấy), tôi sẽ làm ngay lập tức.
Bạn càng chờ đợi để làm một việc gì đó, nó càng tiêu tốn nhiều dung lượng tinh thần của bạn. Hoàn thành những mục này trong danh sách việc cần làm càng sớm càng tốt sẽ giúp bạn giải phóng để hoàn thành các dự án lớn hơn và cho phép bạn kết hợp phương pháp Zen to Done.
10. Tạo Chuỗi Thói Quen (Streaks)
Thiết lập chuỗi thói quen là một trong những phương pháp tốt nhất mà tôi đã sử dụng để hình thành các thói quen mới. Tôi thường sử dụng các ứng dụng theo dõi thói quen đơn giản để xác định khi nào mình đã hoàn thành một nhiệm vụ; Habitica là ứng dụng hàng đầu tôi khuyên dùng.
Màn hình thêm thói quen mới trong ứng dụng theo dõi thói quen Habitica
Bạn không cần phải theo dõi chuỗi thói quen mãi mãi, nhưng tôi khuyên bạn nên làm điều đó cho đến khi thói quen trở thành một phần trong lịch trình hàng ngày của bạn. Hơn nữa, tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp này để xây dựng những thói quen tốt mới. Khi cố gắng bỏ một thói quen xấu, việc nghĩ về thời gian mình đã không làm điều đó lại khiến tôi dễ phá vỡ chuỗi hơn.
Lời Kết
Việc tìm kiếm phương pháp tăng năng suất phù hợp là một hành trình cá nhân, không có công thức chung cho tất cả mọi người. Qua những chia sẻ về 10 bí quyết đã thay đổi cách tôi làm việc, từ Nguyên tắc Pareto đến quy tắc 2 phút, hy vọng bạn đã có thêm những ý tưởng mới để áp dụng vào cuộc sống của mình. Hãy nhớ rằng, chìa khóa không phải là áp dụng mọi phương pháp một cách cứng nhắc, mà là thử nghiệm, điều chỉnh và tìm ra những gì thực sự phù hợp với bản thân để tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng cuộc sống. Bắt đầu từ những thay đổi nhỏ nhất, bạn sẽ dần xây dựng được một hệ thống làm việc hiệu quả và bền vững. Đừng ngần ngại thử nghiệm và chia sẻ những phương pháp năng suất mà bạn đã áp dụng thành công trong phần bình luận bên dưới nhé!
