Việc sao lưu email là một thói quen cần thiết trong thế giới công nghệ số ngày nay, giúp bảo vệ những thông tin quan trọng khỏi rủi ro mất mát ngoài ý muốn. Cá nhân tôi cũng đã bắt đầu quá trình sao lưu email sau một lần suýt xóa nhầm dữ liệu, nhưng không phải mọi thứ đều diễn ra suôn sẻ. Tôi đã mắc phải không ít sai lầm trong quá trình này. Nếu bạn đang sao lưu email một cách hời hợt hoặc thậm chí chưa từng thực hiện, những sai lầm dưới đây có thể sẽ trở thành vấn đề nghiêm trọng với bạn trong tương lai. Hiểu rõ và tránh những lỗi phổ biến này sẽ giúp bạn bảo vệ hộp thư của mình một cách an toàn và hiệu quả hơn, biến việc sao lưu dữ liệu thành một phần đơn giản và đáng tin cậy trong quy trình quản lý thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp.
1. Chần chừ quá lâu giữa các lần sao lưu
Thật dễ dàng để tin rằng email của bạn luôn an toàn trong hộp thư đến và liên tục trì hoãn việc sao lưu lâu hơn mức cần thiết. Tuy nhiên, mọi thứ có thể đi sai hướng bất cứ lúc nào. Chẳng hạn, bạn có thể bị khóa tài khoản Google của mình hoặc vô tình xóa một hay nhiều email và tệp đính kèm. Trên thực tế, tôi từng nghĩ mình có thể chỉ cần sao lưu hàng tháng cho đến khi tôi đánh mất toàn bộ một chuỗi email quan trọng.
Giao diện Google Takeout cho phép người dùng xuất dữ liệu Gmail để sao lưu
May mắn thay, việc hình thành thói quen sao lưu email hàng ngày hoặc thậm chí hàng tuần là điều khá dễ dàng. Các bước thực hiện sao lưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn. Tuy nhiên, đối với Gmail, một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất, bạn có thể sử dụng Google Takeout để xuất dữ liệu của mình. Sau đó, bạn có thể lưu trữ dữ liệu này trên ổ cứng ngoài, dịch vụ đám mây hoặc một vị trí tương tự khác mà bạn có thể dễ dàng truy cập.
2. Chỉ sao lưu các thư mục chọn lọc
Có vẻ như việc chỉ sao lưu các email chọn lọc hoặc email trong một thư mục cụ thể là một ý tưởng hay, nhưng điều này đôi khi có thể gây ra hậu quả. Các chi tiết quan trọng có thể bị thất lạc trong những email ở những nơi bạn không nghĩ đến việc sao lưu, chẳng hạn như thư mục Quảng cáo hoặc thư mục Đã gửi. Tôi đã học được bài học này một cách khó khăn, và bây giờ tôi sao lưu mọi thứ.
Tất nhiên, chỉ bạn mới có thể quyết định điều gì đáng để sao lưu. Nhưng một quy tắc tôi thích tuân theo là sao lưu dữ liệu quan trọng hai lần (một lần trên đám mây và một lần cục bộ), trong khi những dữ liệu không quá quan trọng chỉ được sao lưu một lần. Bạn cũng có thể chọn sao lưu tất cả các tệp lớn hơn hai lần vì chúng thường khó khôi phục nhất nếu bị mất. Đặc biệt, các tệp đính kèm như hợp đồng và tài liệu nhiều trang nên được ưu tiên để bạn luôn có quyền truy cập chúng khi cần.
3. Không kiểm tra khả năng khôi phục bản sao lưu
Khi tôi mới bắt đầu sao lưu dữ liệu, tôi không nhận ra các tệp của mình đã xuất sai định dạng. Tôi cứ đinh ninh rằng các tệp đã được tải xuống và sẵn sàng để sao lưu vào vị trí lưu trữ của mình. Tôi chỉ nhận ra có điều gì đó không ổn khi tôi cố gắng khôi phục một số email đó.
May mắn thay, tôi đã phát hiện ra sai lầm này khá sớm và không mất bất cứ thứ gì quá quan trọng. Vì vậy, nếu bạn mới bắt đầu sao lưu email, hãy đảm bảo rằng bạn thường xuyên kiểm tra xem mình có thể khôi phục dữ liệu từ bản sao lưu hay không. Hãy mở nội dung của các tệp sao lưu và kiểm tra xem mọi thứ có tải đúng cách không và bạn có thể truy cập tất cả dữ liệu của mình hay không.
4. Phụ thuộc vào một vị trí sao lưu duy nhất
Phụ thuộc vào một phương pháp sao lưu duy nhất là một công thức dẫn đến thảm họa. Hãy thử nghĩ xem: bạn sẽ làm gì nếu tất cả các bản sao lưu của bạn được lưu trữ trên máy tính xách tay và chiếc máy tính đó đột ngột bị hỏng hoặc bị mất? Đó là loại tình huống mà bạn không muốn gặp phải, đặc biệt là khi bạn thực sự phải truy xuất một email cũ.
Ổ cứng ngoài được kết nối với máy tính, một phương tiện lưu trữ dữ liệu sao lưu email an toàn
Ngay cả những vị trí lưu trữ an toàn nhất cũng có thể gặp lỗi. Ổ cứng có thể bị hỏng, trong khi dịch vụ đám mây có thể bị tấn công, chẳng hạn. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên có bản sao lưu của mình ở ít nhất một vài nơi khác nhau. Lý tưởng nhất, bạn nên có một bản ở vị trí vật lý và một bản trên dịch vụ đám mây. Mặc dù đây là điều tôi cá nhân thực hiện, bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 3-2-1, về cơ bản có nghĩa là:
- Bạn tạo ba bản sao của tất cả các email và tệp đính kèm quan trọng một cách thường xuyên.
- Bạn chọn hai loại vị trí lưu trữ để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ vấn đề về tài khoản/kết nối nào.
- Cuối cùng, một bản sao dữ liệu của bạn nên được gửi đến một vị trí vật lý ở xa.
5. Để bản sao lưu không được mã hóa
Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn sao lưu đều phải được mã hóa để bảo vệ khỏi việc truy cập trái phép. Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản, vì vậy tôi đã không mã hóa bản sao lưu email của mình trong một thời gian dài. Nhưng nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm, đây không phải là điều bạn nên trì hoãn. Có vẻ như đây là một bước không cần thiết, nhưng nó có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn rất nhiều nếu ai đó cố gắng truy cập các tệp của bạn.
Nếu bạn quyết định mã hóa dữ liệu, hãy đảm bảo lưu trữ các khóa mã hóa ở một nơi an toàn và tách biệt khỏi bản sao lưu để bạn không bị mất chúng. Hãy nhớ rằng nếu không có khóa, dữ liệu của bạn coi như đã mất.
Trước đây tôi từng nghĩ mình không bao giờ phải sao lưu email vì chúng an toàn trong hộp thư đến, và tôi không muốn làm mọi thứ trở nên phức tạp. Chỉ khi bắt đầu sao lưu email, tôi mới nhận ra rằng việc đó thực ra không hề khó chút nào. Sự an tâm khi biết rằng tôi có thể truy cập bất kỳ email hoặc tệp đính kèm nào bất cứ lúc nào hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra. Nếu bạn đã trì hoãn việc sao lưu email, hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác, hãy làm quen với các mẹo sao lưu mà bạn có thể thiết lập nhanh chóng để giúp bạn đi đúng hướng. Truy cập thuthuat360.net để khám phá thêm nhiều hướng dẫn công nghệ hữu ích khác và bảo vệ dữ liệu số của bạn!
