Chúng ta đều từng bị cuốn theo những lời quảng cáo hào nhoáng về các thủ thuật năng suất thời thượng. Tuy nhiên, sau khi tự mình kiểm nghiệm những phương pháp này, tôi nhận thấy rằng một số phương pháp năng suất dường như chỉ phù hợp để bán sách hơn là cải thiện cuộc sống hàng ngày. Là một chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ và làm việc tự do, tôi đã thử áp dụng nhiều kỹ thuật khác nhau để tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Qua những thử nghiệm này, tôi muốn chia sẻ những kinh nghiệm thực tế về những phương pháp đã không mang lại hiệu quả như kỳ vọng, giúp độc giả có cái nhìn chân thực hơn trước khi áp dụng, đặc biệt là trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và yêu cầu năng suất cao.
1. Time-Blocking và Timeboxing
Là một trong những kỹ thuật năng suất phổ biến nhất, time-blocking cũng là phương pháp đầu tiên tôi thử nghiệm. Nhưng thành thật mà nói, đó là một thất bại hoàn toàn. Tôi đã gặp phải vô số nhược điểm của việc có một lịch trình cứng nhắc, chẳng hạn như liên tục cảm thấy quá tải. Hơn nữa, tôi phụ thuộc vào việc mọi ngày đều phải hoàn hảo; nếu tôi lệch vài phút, điều đó sẽ tự động gây ra sự chậm trễ.
Màn hình giao diện ứng dụng quản lý lịch trình với các khung thời gian đã được thiết lập.
Sau đó, tôi đã thử timeboxing. Kỹ thuật này tương tự time-blocking, nhưng thay vì chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian cho công việc tự do nói chung thay vì một dự án cụ thể của khách hàng. Mặc dù tốt hơn, tôi vẫn không thích bị giới hạn theo cách này.
Trong khi tôi vẫn làm việc khoảng cùng một số giờ mỗi ngày, thói quen của tôi linh hoạt hơn. Nhờ đó tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cũng cảm thấy hạnh phúc hơn rất nhiều.
2. Kỹ Thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro thường bao gồm việc làm việc trong 25 phút sau đó nghỉ ngơi. Tôi cần phải đưa các khoảng nghỉ giải lao vào lịch trình của mình vì tôi thường nhìn chằm chằm vào máy tính suốt sáu giờ liên tục, và sau đó tự hỏi tại sao tôi không thể hoàn thành bất cứ việc gì vào cuối ngày. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro không hoạt động theo nghĩa thông thường của nó.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút không phải – theo ý kiến của tôi – là đủ thời gian để hoàn thành công việc có ý nghĩa. Đến thời điểm đó, tôi mới chỉ bắt đầu vào guồng với một nhiệm vụ. Bản chất dừng-nghỉ quá nhiều, và tôi chỉ cảm thấy bực bội.
Để khắc phục nhược điểm của Kỹ thuật Pomodoro, tôi thay vào đó nghỉ giải lao mỗi giờ (hoặc khi tôi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử chiến thuật này, tôi khuyên bạn nên tăng thời gian – đặc biệt nếu bạn dễ bị trì hoãn.
3. Xây Dựng Não Bộ Thứ Hai (Building a Second Brain)
Tôi đã trải qua một giai đoạn ám ảnh về năng suất vài năm trước, và đó là lúc tôi khám phá ra cuốn sách “Building a Second Brain” của Tiago Forte. Tuy nhiên, mặc dù tôi rất thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, phương pháp não bộ thứ hai lại không hiệu quả với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống của mình, tôi cảm thấy quá tải và thậm chí không đọc xong cuốn sách.
Tôi cũng đã thử một số ứng dụng để xây dựng não bộ thứ hai, nhưng điều này cũng không giúp ích gì. Ngay sau đó, tôi đã khám phá ra meme “Just Use Apple Notes” (chủ yếu tóm tắt cảm giác của tôi lúc đó).
Thành thật mà nói, tôi thực sự nghĩ rằng việc xây dựng não bộ thứ hai là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là một nhà nghiên cứu hoặc trong một lĩnh vực học thuật nào đó. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của tôi đòi hỏi một thứ gì đó quá phức tạp như vậy.
4. Ăn Ếch (Eating the Frog)
Ăn ếch là khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày trước tiên. Ý tưởng là ngày của bạn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn đã làm xong việc mà bạn ghét nhất. Tôi đã từng luôn cố gắng ăn ếch, nhưng nó chỉ hiệu quả khoảng một nửa thời gian.
Tôi dành thời gian để suy nghĩ lý do tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng việc ăn ếch hiệu quả nếu tôi có một dự án cá nhân hoặc một việc tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một việc gì đó, tôi thấy tốt hơn là hoàn thành một việc khác và gạch bỏ nó khỏi danh sách việc cần làm của mình. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ kia mà không bị phân tâm.
Trở nên “tinh giản” hơn và chỉ làm những nhiệm vụ mang lại kết quả thực sự đã giúp tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố tình đưa ít việc hơn vào danh sách việc cần làm của mình; nếu mỗi giờ đều kín mít, tôi sẽ nhanh chóng kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng Ma trận Eisenhower bằng cách chia các nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy quyền, và Loại bỏ.
Mặc dù khái niệm này rất tuyệt vời, tôi đã dành quá nhiều thời gian để bận tâm về việc các nhiệm vụ nên được đặt ở đâu và sau đó hoàn thành rất ít việc. Đối với tôi, đó là một cách khác để trì hoãn.
Cài đặt ưu tiên nhiệm vụ cấp thấp nhất trong ứng dụng Todoist, minh họa việc quản lý danh sách công việc.
Giống như việc ăn ếch, tôi thay vào đó thấy dễ dàng hơn khi xác định các nhiệm vụ nhất quán sẽ giúp tôi đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, điều thúc đẩy hiệu suất của một người làm freelancer là viết, chỉnh sửa, lên ý tưởng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác chỉ là “có thì tốt” chứ không phải là sự cần thiết.
6. Lập Kế Hoạch To-Do List cho Cả Tuần
Tôi đã trải qua một giai đoạn mà tôi sẽ lên kế hoạch toàn bộ danh sách việc cần làm hàng tuần trước. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp tôi tập trung tốt hơn, nhưng trong thực tế tôi không thể tập trung tốt hơn. Hơn nữa, tôi thấy rằng việc lên kế hoạch toàn bộ tuần trước đồng nghĩa với việc tôi không thể thích nghi với các tình huống thay đổi.
Điện thoại hiển thị danh sách công việc điện tử bên cạnh sổ tay ghi chú viết tay, bút và giấy note, biểu tượng cho việc lập kế hoạch to-do list hàng tuần.
Vì tôi là một freelancer, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phải phản ứng với một tin tức cụ thể trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng suốt thời gian.
Tôi nên chỉ ra rằng tôi chắc chắn có thể thấy lợi ích của việc lập kế hoạch cả tuần trước nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp với các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần quyết định xem mình có thuộc các nhóm đó hay không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Triage
Kỹ thuật Triage khá giống với Ma trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục tiêu tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại không giúp cải thiện cuộc sống hàng ngày của tôi nhiều.
Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một hình thức trì hoãn. Không phải để nghe có vẻ quá kiêu ngạo, nhưng tôi đã ám ảnh với năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì Kỹ thuật Triage làm là khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn và không tiết kiệm cho tôi bất kỳ thời gian nào.
Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi sẽ chỉ đơn giản đánh dấu nó là khẩn cấp trên danh sách việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi đã thêm một điểm đánh dấu ưu tiên trong ứng dụng danh sách việc cần làm của mình; nhiều công cụ, như TickTick và Todoist, cho phép bạn làm điều này.
Cuối cùng, tôi khuyên bạn nên khám phá nhiều kỹ thuật năng suất khác nhau để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với mình. Mặc dù tôi đã thành công với một số phương pháp, nhưng tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho các chiến thuật không phù hợp với nhu cầu của mình. Điều quan trọng là phải thử nghiệm, đánh giá và điều chỉnh để xây dựng một hệ thống làm việc hiệu quả nhất cho riêng bạn, giúp bạn đạt được mục tiêu công việc và cá nhân một cách bền vững.
