Bạn có cần một con dao đa năng Thụy Sĩ khi một lưỡi dao đơn lẻ cũng có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả không? Trong nhiều năm, tôi đã phụ thuộc vào một loạt các ứng dụng bên thứ ba phức tạp để quản lý năng suất cá nhân, tin rằng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple quá cơ bản. Nhưng sau khi quyết định tập trung hoàn toàn vào các ứng dụng năng suất của Apple, tôi chỉ ước mình đã làm điều này sớm hơn. Bài viết này sẽ chia sẻ những lợi ích bất ngờ khi tận dụng triệt để hệ sinh thái ứng dụng mặc định của Apple để tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả công việc hàng ngày.
Vấn Đề Với Các Ứng Dụng Năng Suất Bên Thứ Ba
Tôi luôn tìm kiếm những công cụ năng suất tốt nhất để giữ mọi thứ ngăn nắp và tập trung. Trong những năm qua, tôi đã thử mọi thứ từ Notion và OmniFocus đến Obsidian và Todoist. Mặc dù mỗi công cụ đều có những điểm mạnh riêng, nhưng cuối cùng tôi nhận ra rằng chúng đều có chung những thách thức gây khó chịu.
Thứ nhất, nhiều ứng dụng năng suất bên thứ ba đi kèm với vô số tính năng – nhiều đến mức chúng có thể trở nên choáng ngợp. Mặc dù những tính năng “chuông và còi” này ban đầu có vẻ hấp dẫn, nhưng chúng cũng đi kèm với một đường cong học hỏi dốc. Tôi đã dành hàng giờ để tùy chỉnh bảng điều khiển, thiết lập quy trình làm việc và học cách sử dụng các tính năng nâng cao, chỉ để nhận ra rằng tôi không cần đến một nửa trong số đó.
Thứ hai, ngay cả khi hầu hết các công cụ này đồng bộ hóa lên đám mây, chúng không phải lúc nào cũng giao tiếp tốt với nhau hoặc với các công cụ khác mà tôi sử dụng hàng ngày. Điều này dẫn đến các quy trình làm việc bị ngắt kết nối và rất nhiều công việc thủ công để giữ mọi thứ được cập nhật.
Ngược lại, các ứng dụng năng suất của Apple được thiết kế một cách có chủ ý để đơn giản và tích hợp liền mạch. Không có bộ tính năng choáng ngợp hay đường cong học hỏi dốc. Thay vào đó, chúng tập trung vào việc thực hiện tốt một vài điều và tích hợp mượt mà, dẫn đến trải nghiệm mượt mà hơn, kết nối hơn, cho phép tôi tập trung vào công việc của mình, chứ không phải các công cụ.
Reminders: Trợ Thủ Quản Lý Công Việc Mạnh Mẽ Bất Ngờ
Thoạt nhìn, ứng dụng Reminders (Nhắc nhở) của Apple có vẻ như một danh sách việc cần làm cơ bản – tuyệt vời cho việc mua sắm tạp hóa và nhắc nhở nhanh. Mặc dù đúng là Reminders không có nhiều tính năng như các “cỗ máy” quản lý dự án lớn như OmniFocus, nhưng chính điều đó lại khiến nó trở nên hiệu quả. Reminders đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa tính đơn giản và chức năng, và sự tích hợp liền mạch của nó với các ứng dụng Apple khác đã biến nó thành một phần không thể thiếu trong hệ thống năng suất của tôi.
Reminders tập trung vào những điều cốt yếu – mọi thứ đều chính xác ở nơi bạn cần, không có sự phức tạp không cần thiết hay tùy chỉnh vô tận. Điều này giúp việc tổ chức danh sách việc cần làm trong Reminders trở nên dễ dàng. Ví dụ, một trong những tính năng bị đánh giá thấp nhất của Reminders là khả năng xử lý cả các việc cần làm đơn giản và các dự án phức tạp. Bạn có thể chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và thậm chí tạo các nhiệm vụ con trong các nhiệm vụ đó.
Giao diện quản lý nhiệm vụ hàng tuần trên ứng dụng Nhắc nhở của Apple, thể hiện sự sắp xếp gọn gàng các đầu mục công việc
Nhắc nhở dựa trên vị trí là một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả khác, vì nó cho phép bạn đặt cảnh báo kích hoạt khi bạn đến một địa điểm cụ thể. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc tưới cây ngay khi về đến nhà. Tôi cũng sử dụng Smart Lists (Danh sách thông minh) trong Reminders để giảm bớt gánh nặng trong việc tổ chức các nhiệm vụ. Thay vì sắp xếp thủ công các lời nhắc vào các danh sách khác nhau, Smart Lists tự động nhóm các nhiệm vụ dựa trên các tiêu chí như ngày, mức độ ưu tiên, thời gian hoặc vị trí.
Notes: Trung Tâm Tri Thức Cá Nhân Của Tôi
Apple Notes (Ghi chú) là ứng dụng ghi chú tốt nhất cho người dùng Apple. Mặc dù nhiều người dùng chuyên sâu có thể cảm thấy rằng ứng dụng Notes còn thiếu một số tính năng quan trọng, nhưng lợi ích của nó vẫn vượt trội so với nhược điểm, đặc biệt đối với những người trong hệ sinh thái Apple. Thay vì chuyển sang một ứng dụng khác, tôi sử dụng ProNotes để tăng cường sức mạnh cho ứng dụng Notes trên máy Mac của mình.
Thanh định dạng mở rộng của ProNotes, hỗ trợ tối ưu tính năng ghi chú trên ứng dụng Notes của Mac
Một trong những điều tôi yêu thích nhất ở Apple Notes là tốc độ truy cập thông tin. Nhờ tích hợp sâu với macOS, tôi có thể tìm kiếm các ghi chú cụ thể trong Spotlight Search chỉ bằng cách gõ một từ khóa. Tôi cũng sử dụng ứng dụng Notes trên iPhone của mình để quét tài liệu. Dù đó là một biên lai, một ghi chú viết tay hay một hợp đồng, tôi đều có thể nhanh chóng quét và lưu lại. Nhờ đồng bộ iCloud, nó ngay lập tức có thể truy cập trên tất cả các thiết bị Apple của tôi.
Là người thường xuyên có ý tưởng lóe lên bất chợt, tôi cần một cách để ghi lại chúng nhanh chóng trước khi chúng biến mất. Tôi sử dụng Hot Corners (Góc nóng) trên máy Mac để gán một trong các góc màn hình mở ứng dụng Notes nhanh chóng. Với một cú nhấp chuột đơn giản, tôi có thể ghi lại suy nghĩ mà không làm gián đoạn quy trình làm việc của mình.
Calendar: Quản Lý Thời Gian và Lịch Hẹn Hiệu Quả
Tôi phải thừa nhận – tôi không phải lúc nào cũng là fan của Apple Calendar (Lịch). Đó là lý do tại sao ban đầu tôi đã thay thế ứng dụng mặc định trên máy Mac bằng một ứng dụng thay thế bên thứ ba có tên là Fantastical. Tuy nhiên, tôi đã chuyển lại sang Calendar vì nó miễn phí, và kể từ đó, tôi nhận ra rằng đôi khi, sự đơn giản chính là điều bạn cần.
Giao diện ứng dụng Lịch của Apple trên máy Mac hiển thị các sự kiện được sắp xếp gọn gàng theo màu sắc, giúp quản lý thời gian hiệu quả
Một trong những điều tôi yêu thích nhất ở Apple Calendar là cách nó xử lý nhiều lịch một cách dễ dàng. Ví dụ, tôi có các lịch riêng cho các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống của mình, mỗi lịch được gán một màu sắc độc đáo. Sự phân biệt trực quan này giúp dễ dàng phân biệt chúng ngay lập tức.
Một tính năng khác mà tôi yêu thích là Calendar có thể đồng bộ hóa các sự kiện từ các tài khoản lịch khác, như Google Calendar. Dù đó là một cuộc họp công việc do đồng nghiệp lên lịch hay một sự kiện gia đình được chia sẻ qua Google, mọi thứ đều hiển thị ở một nơi duy nhất.
Sự đơn giản của Apple Calendar tỏa sáng khi tạo sự kiện. Tôi có thể đặt lời nhắc, thêm thông tin địa điểm, người mời, tệp đính kèm và nhiều hơn nữa. Nếu kế hoạch thay đổi, việc sắp xếp lại cũng dễ dàng như kéo và thả sự kiện sang một ngày khác. Thêm một sự kiện mới cũng dễ dàng như Control-Click vào ngày mong muốn và thêm chi tiết.
Cách Các Ứng Dụng Năng Suất Của Apple Hoạt Động Tốt Hơn Cùng Nhau
Các ứng dụng mặc định của Apple không chỉ hữu ích khi đứng riêng lẻ – chúng còn tốt hơn nhiều khi được sử dụng cùng nhau, biến chúng thành một hệ thống năng suất gắn kết. Hãy bắt đầu với Siri, công cụ đã trở thành cách tôi ưu tiên để thêm nhiệm vụ vào Reminders một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể sử dụng Siri để tạo các sự kiện Lịch và ghi chú, bằng cách nói những câu lệnh như:
- “Nhắc tôi gọi cho Sarah lúc 3 giờ chiều.”
- “Tạo một ghi chú tiêu đề ‘đề xuất sách’.”
- “Tạo một cuộc họp với Paul trong Lịch vào ngày mai.”
Ngoài ra, Apple còn giúp dễ dàng kết nối thông tin giữa các công cụ này, ví dụ:
- Tôi có thể ghi lại các ghi chú cuộc họp trong Notes và ngay lập tức tạo một nhiệm vụ trong Reminders từ ghi chú đó.
- Các nhiệm vụ trong Reminders xuất hiện trong Calendar, cho phép tôi xem lịch trình và việc cần làm của mình ở một nơi.
- Nếu tôi nhận được một email về một cuộc họp, tôi có thể kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một nhiệm vụ.
Điều này có nghĩa là các nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú không tồn tại trong các “hầm chứa” riêng biệt. Thay vào đó, chúng di chuyển linh hoạt giữa các ứng dụng, đảm bảo không có chi tiết nào bị mất và năng suất công việc diễn ra một cách tự nhiên.
Bằng cách sử dụng các ứng dụng mặc định của Apple, tôi đã cải thiện quy trình làm việc và giảm thiểu sự phân tâm. Nếu bạn đã là một phần của hệ sinh thái Apple, những ứng dụng này có thể là tất cả những gì bạn cần để nâng cao năng suất của mình. Hãy thử và trải nghiệm sự khác biệt!
