Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” (all-in-one productivity apps) thường được quảng cáo như một giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề quản lý công việc và cuộc sống. Lý thuyết nghe có vẻ hấp dẫn, hứa hẹn một công cụ duy nhất để sắp xếp mọi thứ. Tuy nhiên, trên thực tế, chúng hiếm khi hoạt động hiệu quả như kỳ vọng và thường mang lại nhiều phiền toái hơn là lợi ích. Thay vì giúp bạn đạt năng suất cao hơn, chúng có thể trở thành rào cản, khiến bạn cảm thấy choáng ngợp và mất tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
5. Chúng gây cảm giác cồng kềnh và nặng nề
Khi sử dụng các ứng dụng năng suất “tất cả trong một”, bạn được tiếp cận với vô vàn tính năng. Những công cụ này tích hợp lịch, danh sách việc cần làm (to-do lists), tính năng ghi chú và nhiều thứ khác. Ban đầu, bạn có thể cảm thấy mình đã tìm thấy “chén thánh” của quản lý dự án – cho đến khi bạn bắt đầu sử dụng (hoặc cố gắng sử dụng) chúng.
Nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có giao diện lộn xộn, đặc biệt nếu chúng là sản phẩm mới và chưa có đủ thời gian để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Các bảng điều khiển thường cảm thấy khó sử dụng, và việc điều hướng có thể phức tạp hơn mức cần thiết.
Giao diện cài đặt cộng tác tài liệu trong ứng dụng Spike, minh họa sự phức tạp và nhiều tùy chọn của ứng dụng tất cả trong một.
Ngay cả một số ứng dụng “tất cả trong một” đơn giản hơn vẫn có thể gây cảm giác nặng nề khi chúng có quá nhiều tính năng. Chúng đã đủ gây khó chịu khi sử dụng trên máy tính để bàn, nhưng các ứng dụng di động của chúng thường còn tệ hơn. Vì vậy, nếu bạn muốn theo dõi công việc của mình khi đang di chuyển, bạn có thể sẽ thất vọng.
4. Chúng khiến bạn choáng ngợp
Một điều mà nhiều người hiểu sai về năng suất là họ cố gắng làm cho nó trở nên quá phức tạp. Một số người (và nhà sáng lập ứng dụng) đáng buồn thay lại nghĩ rằng càng nhiều tính năng, ứng dụng càng tốt. Tuy nhiên, điều ngược lại mới thực sự xảy ra. Thay vì trở thành một “thần năng suất”, bạn thường cảm thấy choáng ngợp và kiệt sức trong nhiều trường hợp.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường gây choáng ngợp, và đôi khi thật khó để biết bắt đầu từ đâu. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi tính năng, điều này dẫn đến ít công việc thực tế được hoàn thành hơn mà lại tốn nhiều thời gian bảo trì vô ích.
Notion là một ví dụ điển hình cho vấn đề này. Mặc dù rất thích sử dụng Notion để ghi chú (dù đôi khi nó có thể là quá mức cần thiết), nhưng tôi không còn dùng công cụ này để sắp xếp cuộc sống của mình nữa. Quá thường xuyên, tôi cảm thấy mình cần phải sử dụng mọi loại mẫu template. Một số công cụ email có tính năng năng suất, như Spike, cũng mang lại hiệu ứng tương tự.
Mở một ứng dụng và bị “tấn công” bởi hàng loạt tính năng mới hiếm khi dẫn đến năng suất thực sự, và kết quả là tôi thà không sử dụng chúng. Nếu bạn có thể tùy chỉnh ứng dụng để loại bỏ một số tính năng, đó sẽ là một câu chuyện khác.
3. Chúng quá thiếu tin cậy
Là một người làm việc trong lĩnh vực công nghệ và viết về các ứng dụng trong nhiều năm, tôi đã chứng kiến nhiều sự chuyển đổi. Tôi cũng đã thấy nhiều ứng dụng ra đời rồi biến mất, và tôi rất hoài nghi về bất kỳ xu hướng hay công cụ mới nào chưa vượt qua thử thách của thời gian. Cơn sốt AI cuối năm 2022 và đầu năm 2023 là một ví dụ; tôi đã thử nhiều ứng dụng mà giờ đây không còn tồn tại nữa.
Theo tôi, nhiều ứng dụng năng suất “tất cả trong một” mới không đủ ổn định để sử dụng lâu dài. Tôi không thể tin tưởng một công cụ tuyên bố sẽ giải quyết mọi vấn đề của mình nhưng lại có khả năng cao sẽ biến mất hoặc ngừng nhận bản cập nhật khi nguồn vốn đầu tư mạo hiểm cạn kiệt. Ngay cả khi vẫn có thể sử dụng công cụ đó về mặt kỹ thuật, tôi cũng không muốn tự đẩy mình vào một trong những nguồn lây nhiễm phần mềm độc hại phổ biến nhất.
Trước khi tôi sử dụng thường xuyên bất kỳ công cụ nào, đặc biệt là phần mềm năng suất, nó phải tồn tại ít nhất 4-5 năm. Lý tưởng nhất, tôi muốn nó đã có lợi nhuận trước khi tôi bắt đầu sử dụng. Bằng cách đó, tôi biết rằng nó ít có khả năng biến mất khi tôi bắt đầu quen thuộc với tất cả các tính năng.
Bên cạnh việc không chắc liệu chúng có tồn tại lâu dài hay không, các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” thường quá thiếu tin cậy khi tôi sử dụng chúng. Ví dụ, tôi gặp các sự cố ứng dụng đóng đột ngột thường xuyên hơn so với các ứng dụng chuyên biệt. Hơn nữa, đã có những trường hợp thông tin của tôi không được đồng bộ hóa hoặc bị xóa.
Một điều khó chịu khác mà tôi thường gặp là tài khoản của tôi thường xuyên bị đăng xuất, và tôi cần đăng nhập mỗi khi mở ứng dụng. Nếu tôi đang cố gắng lên kế hoạch cho ngày của mình, việc liên tục phải đăng nhập là điều cuối cùng tôi muốn làm.
2. Bạn sẽ cảm thấy cần một hệ thống hoàn hảo
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có một loạt tính năng hấp dẫn khiến người dùng khó lòng không sử dụng một số trong số đó. Ngoài ghi chú, lịch và danh sách việc cần làm, bạn có thể làm cho các tác vụ của mình trông đẹp mắt hơn với biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban được thiết kế thẩm mỹ. Mặc dù điều này nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết, bạn thường sẽ làm ít việc hơn nếu bạn giữ mọi thứ đơn giản.
Bảng Kanban trong ứng dụng quản lý dự án Obsidian, thể hiện cách trực quan hóa công việc nhưng cũng có thể gây áp lực tạo hệ thống hoàn hảo.
Khi sử dụng các công cụ này, bạn thường sẽ cảm thấy mình cần một hệ thống hoàn hảo. Trừ khi bạn đã tối ưu hóa hoàn hảo các tác vụ và sử dụng sự phối hợp màu sắc lý tưởng, bạn có thể cảm thấy như việc thực hiện các tác vụ bạn đã liệt kê là một sự lãng phí thời gian.
Bạn có thể tạo ra một hệ thống hoàn hảo vài lần, nhưng cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi vì phải duy trì nó. Đôi khi, bạn sẽ có những tháng khó khăn hơn, và đến một lúc nào đó, bạn có thể tự hỏi liệu mình có thực sự cần nhiều “chuông và còi” đến vậy không. Giữ mọi thứ đơn giản và tập trung vào việc thực hiện công việc là một trong những chiến thuật năng suất tốt nhất; nhiều phương pháp thay thế khác bị đánh giá quá cao.
1. Bạn có thể đạt được kết quả tương tự với các ứng dụng đơn giản hơn
Mặc dù bạn nên cố gắng tránh chuyển đổi ngữ cảnh (context-switching) nhiều nhất có thể, nhưng bạn thường có thể đạt được kết quả năng suất tuyệt vời với các ứng dụng đơn giản. Thay vì sử dụng một công cụ năng suất “tất cả trong một”, hãy cân nhắc sử dụng:
- Todoist hoặc Things 3 cho danh sách việc cần làm (hoặc thậm chí là sử dụng danh sách việc cần làm bằng giấy).
- Google Calendar hoặc Apple Calendar để quản lý thời gian của bạn.
- Asana để lập kế hoạch deadline dài hạn.
- Google Keep, Notion (chỉ cho ghi chú), hoặc Apple Notes cho việc ghi chú.
Trừ khi bạn đang làm một công việc thực sự chuyên biệt, bạn không cần quá nhiều công cụ khác. Bạn thường sẽ cảm thấy thư thái hơn sau khi chuyển sang một hệ thống dễ dàng hơn, cùng với việc thấy nó dễ duy trì hơn. Kết quả là, bạn sẽ có năng suất cao hơn về lâu dài.
Lịch điện tử hiển thị lịch trình làm việc tập trung (deep work), minh họa việc quản lý thời gian hiệu quả bằng ứng dụng đơn giản.
Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” có thể phù hợp với một số người, nhưng chúng thường quá phức tạp đối với người dùng thông thường. Bạn không cần một công cụ làm mọi thứ, và trên thực tế, việc sử dụng một công cụ như vậy có thể khiến bạn choáng ngợp. Thay vào đó, bạn cần một hệ thống đơn giản mà bạn có thể kiên trì. Hãy thử áp dụng cách tiếp cận tinh giản này để tối ưu hóa năng suất cá nhân và khám phá sự khác biệt.
