Việc theo dõi thời gian từng giờ từng phút nghe có vẻ quá mức cần thiết, thậm chí là một sự kiểm soát cứng nhắc. Nhưng sau 7 ngày kiên trì thực hiện, tôi đã có cái nhìn rõ ràng về từng giờ bị lãng phí và những sự thật khắc nghiệt về cách tôi sống và làm việc. Vấn đề không nằm ở việc tôi có bao nhiêu thời gian, mà là cách tôi sử dụng nó. Thí nghiệm đơn giản này đã mang lại những bài học vô giá, giúp tôi định hình lại thói quen, từ đó tăng cường năng suất và cải thiện chất lượng cuộc sống một cách đáng kể. Đây không chỉ là một phương pháp quản lý thời gian mà còn là hành trình khám phá bản thân sâu sắc, đặc biệt hữu ích trong thời đại công nghệ số đầy rẫy sự xao nhãng.
Cách Tôi Theo Dõi Mọi Giờ Trong Tuần Của Mình
Tôi muốn thí nghiệm theo dõi thời gian này thật đơn giản và dễ thực hiện. Tôi đã tìm hiểu nhiều ứng dụng cho phép thêm thẻ, tùy chỉnh phức tạp, nhưng cảm thấy chúng quá rườm rà. Hơn nữa, từ những kinh nghiệm trước đây, tôi biết mình sẽ không kiên trì truy cập ứng dụng để theo dõi thời gian. Để tối ưu hóa quy trình, tôi đã chọn một giải pháp công nghệ đơn giản nhưng hiệu quả.
Thay vào đó, tôi tự tạo một bảng tính cơ bản trong Google Sheets – một công cụ quen thuộc và dễ tiếp cận. Tôi tạo các tab riêng cho mỗi ngày trong tuần, sau đó thêm hai cột chính: “Thời gian” và “Hoạt động/Các hoạt động”. Trong cột “Hoạt động/Các hoạt động”, tôi ghi lại mọi thứ mình làm trong khoảng thời gian đó. Tôi không cố gắng theo dõi từng phút một vì điều đó sẽ rất mệt mỏi, nhưng ở những thời điểm cần thiết, tôi có ghi chú thêm thời lượng cụ thể đã dành cho một việc gì đó.
Tôi đánh dấu bảng tính của mình là mục yêu thích trong Google Drive để dễ dàng truy cập. Tôi nhận thấy mình có xu hướng truy cập các tài liệu được đánh dấu sao thường xuyên hơn là các trang web được đánh dấu trong trình duyệt, vì vậy đây là một cách đơn giản để không quên. Sự tiếp cận nhanh chóng này là yếu tố then chốt giúp tôi duy trì thói quen theo dõi.
Những Điều Tôi Học Được Khi Theo Dõi Từng Giờ Trong Ngày
Tôi đã học được nhiều điều hơn mong đợi sau khi theo dõi toàn bộ tuần của mình. Đây là một trong những thí nghiệm hiệu quả nhất mà tôi từng thực hiện để nâng cao khả năng tự nhận thức. Tôi tin rằng bất kỳ ai chưa từng làm điều này trước đây sẽ thấy lợi ích thậm chí còn lớn hơn. Việc ghi lại chi tiết từng hoạt động đã cung cấp một cái nhìn khách quan, khoa học về cách tôi phân bổ năng lượng và thời gian, từ đó giúp tôi đưa ra những điều chỉnh hợp lý, tối ưu hóa năng suất và tinh thần.
1. Buổi Sáng Quyết Định Phần Lớn Sự Thành Công Trong Ngày
Theo dõi từng giờ trong tuần đã hé lộ tầm quan trọng của việc bảo vệ năng lượng tinh thần của tôi. Mỗi khi tôi cầm điện thoại lên và kiểm tra thông báo ngay khi vừa thức dậy vào buổi sáng, phần còn lại của ngày sẽ trở thành một nhiệm vụ khó khăn. Ngay cả khi không có tin nhắn nào, chỉ riêng việc dành băng thông tinh thần cho việc đó đã gây bất lợi.
Tôi đã ngừng kiểm tra email trước buổi trưa từ lâu, nhưng tôi nhận ra rằng mình phải đi xa hơn. Trước khi dành sự chú ý cho bất kỳ ai khác (dù là trên mạng hay trong đời thực), tôi cần ít nhất một giờ dành cho bản thân. Tôi đã thức dậy sớm hơn mọi người trong nhà, vì vậy tôi không cần thay đổi giờ dậy – nhưng tôi phải chặn các ứng dụng mạng xã hội và nhắn tin. Điều này giúp tôi tập trung vào những việc quan trọng nhất mà không bị phân tâm bởi các thông báo liên tục từ thiết bị công nghệ.
Biểu đồ theo dõi thời gian buổi sáng thứ Hai trên Google Sheets, minh họa cách quản lý công việc và thói quen cá nhân.
Tuy nhiên, tôi cũng biết rằng mình sẽ không thể hoàn hảo 100%. Vì vậy, tôi đã tạo ra một kế hoạch dự phòng trong trường hợp bị phân tâm. Đi bộ luôn giúp tôi tái thiết lập tâm trí, vì vậy tôi đã tự hứa với bản thân sẽ đi ra ngoài nếu bị lệch khỏi quỹ đạo.
2. Thứ Năm Là Ngày Tôi Dễ Bị Xao Nhãng Nhất
Thí nghiệm này cho tôi thấy rằng tôi có khả năng bị phân tâm cao nhất vào thứ Năm, vốn là ngày nghỉ ngơi chính của tôi.
Vì tôi có thêm hai giờ rảnh rỗi, tôi cảm thấy mình không cần phải tập trung nhiều vào các nhiệm vụ. Tôi lấp đầy thời gian còn lại bằng những thứ gây xao nhãng, chẳng hạn như kiểm tra các trang web thể thao và phân tích quá mức các số liệu thống kê. Trớ trêu thay, tôi thường hoàn thành ít việc hơn vào các ngày thứ Năm so với những ngày tôi có ít giờ làm việc hơn. Đây là một điểm yếu trong quản lý thời gian mà tôi cần phải cải thiện.
3. Cuối Tuần Của Tôi Hiệu Quả Một Cách Bất Ngờ
Tôi chưa bao giờ quá tập trung vào những gì mình làm vào cuối tuần, vì việc theo dõi mọi thứ trong 365 ngày mỗi năm sẽ không bền vững đối với tôi. Đây là lần đầu tiên tôi theo dõi các hoạt động cuối tuần của mình, và tôi ngạc nhiên khi thấy chúng tương đối hiệu quả.
Tôi có một chính sách “không laptop” nghiêm ngặt vào cuối tuần vì tôi cần bộ não của mình được nghỉ ngơi để chuẩn bị cho tuần mới. Mỗi khi tôi làm việc vào cuối tuần, sự mệt mỏi về tinh thần sẽ bao trùm toàn bộ tuần tiếp theo của tôi. Các buổi sáng thứ Bảy của tôi hiện đang dành cho các lớp học ngôn ngữ, nhưng sau đó, tôi dự định chuyển buổi chạy bộ chiều vào khung thời gian đó.
Giao diện ứng dụng Google Sheets hiển thị nhật ký theo dõi hoạt động cuối tuần, giúp đánh giá năng suất và thói quen cá nhân.
Mặc dù tôi có làm những việc “không hiệu quả” như theo dõi thể thao, nhưng những hoạt động này đã giúp bộ não của tôi tập trung vào những thứ khác. Đến thứ Hai, tôi đã sẵn sàng làm việc chăm chỉ trở lại. Tôi cũng thích làm việc nhà, vì tôi cảm thấy mình đã hoàn toàn tái tạo năng lượng sau khi làm xong chúng.
4. Làm Ít Việc Hơn Giúp Tôi Năng Suất Hơn
Tôi đã đạt được rất nhiều thành tựu ở độ tuổi đôi mươi, nhưng tôi nhận ra vào cuối thập kỷ đó rằng việc cố gắng quá sức để đạt được từng mục tiêu là không bền vững. Hơn nữa, tôi ghét quá trình đó, điều mà tôi khá chắc đã làm chậm tiến độ của mình.
Việc lấp đầy danh sách việc cần làm của mình quá mức luôn là nguyên nhân lớn nhất, nhưng kể từ khi bước sang tuổi 30, tôi đã làm việc để trở thành một người theo chủ nghĩa tinh giản (essentialist). Dành ít thời gian hơn trên máy tính đã mang lại kết quả tốt hơn, điều mà thí nghiệm này đã xác nhận. Đây là một bài học quan trọng về quản lý công việc và ưu tiên hóa.
5. Lên Lịch Cho Thời Gian Giao Tiếp Xã Hội Là Một Ý Hay
Tôi khá hướng nội và thích thời gian ở một mình, vì vậy việc bỏ qua tầm quan trọng của kết nối xã hội là điều dễ dàng. Vâng, nó dễ dàng cho đến khi tôi không thể tránh khỏi cảm giác thiếu vắng điều gì đó sau vài tuần.
Khi theo dõi tuần của mình, tôi nhận thấy những ngày hạnh phúc nhất của tôi là khi tôi có nhiều thời gian giao tiếp xã hội hơn. Tôi tham gia các lớp học tại phòng tập thể dục một phần để “ngoại hóa” động lực của mình, nhưng cũng vì tôi có thể nói chuyện với những người có cùng chí hướng. Tương tự, dành thời gian giao lưu với mọi người tại không gian làm việc chung của tôi đã giúp tôi năng suất hơn.
6. Cố Gắng Tiết Kiệm Thời Gian Không Phải Lúc Nào Cũng Tốt
Tôi thường nhận thấy rằng khi tôi cố gắng tiết kiệm thời gian hoặc tiền bạc, cuối cùng tôi lại có ít cả hai. Tôi có vài giả thuyết tại sao, nhưng nó có thể liên quan đến tư duy khan hiếm. Khi tôi cố gắng loại bỏ những thứ tốt cho bản thân nhưng không trực tiếp gắn liền với tiền bạc, những ngày của tôi luôn tệ hơn.
Trở thành một người theo chủ nghĩa tinh giản là quan trọng, và hạn chế các nhiệm vụ ít đòn bẩy là một ý hay. Tuy nhiên, việc cố gắng tiết kiệm thời gian vì lợi ích của nó chưa bao giờ phục vụ tôi tốt – và thí nghiệm này đã xác nhận điều đó. Đây là một trong những bí quyết quản lý thời gian ít ai nghĩ tới nhưng lại vô cùng hiệu quả.
7. Tôi Càng Vận Động, Kết Quả Càng Tốt
Tôi luôn nghĩ rằng hy sinh sức khỏe để đạt được điều gì đó là vô nghĩa cho đến khi tôi bắt đầu làm điều đó (điều này sau đó đã xác nhận tôi đúng). Cho dù 10.000 bước đi bộ hàng ngày có được khoa học chứng minh hay không thì cũng không liên quan; tôi cảm thấy tốt hơn khi tôi đạt trung bình 10.000 bước mỗi ngày.
Màn hình iPhone hiển thị ứng dụng theo dõi tập luyện, với giày chạy bộ ở hậu cảnh, nhấn mạnh tầm quan trọng của vận động đối với sức khỏe và năng suất.
Tương tự, bỏ qua một buổi tập luyện để đáp ứng thời hạn là vô nghĩa. Tôi đã hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả hơn và làm tốt hơn nếu tôi đi tập gym trước. Con người được thiết kế để vận động, và chất lượng cuộc sống của tôi kém đi đáng kể khi tôi bỏ qua điều đó. Sức khỏe là yếu tố cốt lõi để duy trì năng suất cao và tinh thần minh mẫn.
8. Ý Chí Cá Nhân Bị Đánh Giá Quá Cao
Đôi khi tôi không áp dụng các hạn chế đối với những thói quen xấu, chẳng hạn như kiểm tra điện thoại, vì tôi muốn chứng minh mình có kỷ luật như thế nào. Nhưng ý chí là có giới hạn, và khi nó cạn kiệt, việc làm những điều tôi không nên làm lại rất dễ dàng.
Ứng dụng Cold Turkey trên màn hình máy tính, công cụ giúp chặn các trang web gây xao nhãng để tăng cường tập trung và tối ưu hóa năng suất làm việc.
Mặc dù các “chuyên gia” về năng suất có thể không thích nghe điều này, nhưng tôi thà loại bỏ sự xao nhãng và tập trung vào nhiệm vụ ban đầu. Nếu tôi phải chặn mọi trang web ngoại trừ Google Docs, thì cứ như vậy. Việc sử dụng các công cụ công nghệ để quản lý sự xao nhãng là một phương pháp hiệu quả hơn việc chỉ dựa vào ý chí cá nhân.
Những Thay Đổi Tôi Đã Thực Hiện Từ Thí Nghiệm Này
Tôi không thực hiện những thay đổi quá lớn vì tôi đã dành nhiều năm để tối ưu hóa cuộc sống của mình, nhưng những điều chỉnh nhỏ của tôi đã tạo ra tác động lớn cho đến nay. Những bí quyết này không chỉ giúp tôi quản lý thời gian hiệu quả hơn mà còn tối ưu hóa không gian làm việc và sinh hoạt, từ đó nâng cao năng suất một cách bền vững.
1. Di Chuyển Bộ Sạc Điện Thoại Khỏi Bàn Làm Việc
Tôi đã quen sạc điện thoại bên ngoài phòng để dễ ngủ hơn, và tôi thường để thiết bị trên bàn làm việc. Nhưng vì một trong những khối “Deep Work” (làm việc sâu) của tôi là vào buổi sáng, tôi đang chấp nhận một rủi ro rất lớn. Nếu tôi thức dậy vào một buổi sáng mà không cảm thấy có động lực, việc với lấy thiết bị của mình là rất dễ dàng.
Điện thoại iPhone đang sạc trên đế sạc Native Union, minh họa việc di chuyển thiết bị ra xa khu vực làm việc để hạn chế sự phân tâm và cải thiện năng suất.
Để ngăn điều này xảy ra lần nữa, tôi đã đặt bộ sạc điện thoại trên bàn ăn. Sau khi thử nghiệm, tôi thấy đây là nơi trong nhà tôi có nhiều khả năng kiểm tra điện thoại nhất. Tôi được phép kiểm tra điện thoại sau bữa sáng lần đầu tiên, nhưng không phải trước đó (và không phải cho đến khi tôi đã viết ít nhất một bài báo).
2. Kế Hoạch Hành Động Cho Ngày Thứ Năm Của Tôi
Thay vì cố gắng làm việc nhiều hơn vào các ngày thứ Năm, tôi đã thay thế thời gian tập gym bằng nhiếp ảnh. Bên cạnh việc dành thời gian cho sở thích lớn nhất của mình, tôi cũng đảm bảo rằng mình đạt được 10.000 bước cho ngày hôm đó. Con đường đi bộ đến không gian làm việc chung của tôi cũng rất đẹp, vì vậy tôi luôn tìm thấy điều gì đó thú vị để ghi lại.
Người chụp ảnh đang ghi lại cảnh quan thiên nhiên hùng vĩ, thể hiện hoạt động thư giãn và sở thích cá nhân giúp tái tạo năng lượng cho công việc hiệu quả.
Tôi cũng giữ các khối “Deep Work” của mình nhất quán, ngoài việc rời đi cùng lúc như bình thường. Nếu tôi hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày sớm hơn, tôi có thể về sớm hoặc chỉnh sửa một số ảnh trong thời gian còn lại. Đây là một phương pháp quản lý thời gian linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo năng suất.
3. Đặt Vận Động Thành Một Ưu Tiên Hàng Đầu
Sau khi đạt trung bình khoảng 5.000 bước vào tháng trước khi thực hiện thí nghiệm này, tôi đã ngừng giả vờ rằng việc bỏ qua vận động sẽ mang lại kết quả hoặc sức khỏe tốt hơn. Vận động hiện là ưu tiên hàng đầu của tôi, ngoài giấc ngủ.
Một số quy tắc bất di bất dịch mà tôi đã thêm vào lịch trình của mình là:
- Ít nhất 10.000 bước đi bộ hàng ngày (kể cả vào cuối tuần).
- Tối thiểu bốn buổi tập CrossFit mỗi tuần, trừ khi cơ thể tôi thực sự kiệt sức.
- Chạy bộ một lần mỗi tuần. Không quan trọng là vào thứ Năm hay cuối tuần, miễn là được thực hiện.
- Đi bộ tối thiểu 15 phút sau bữa trưa.
Nhiều trong số này bổ sung cho nhau, và vì tôi đã đạt trung bình 10.000 bước đi bộ hàng ngày vào năm trước khi theo dõi tuần của mình, tôi đã có một nền tảng cơ bản.
Việc sở hữu một chiếc đồng hồ thông minh (smartwatch) giúp ích đáng kể. Tôi thích cách Apple Watch giúp tôi vận động nhiều hơn mỗi ngày, với các vòng hoạt động và thử thách hàng ngày. Đây là một ví dụ điển hình về việc công nghệ hỗ trợ quản lý sức khỏe và nâng cao năng suất.
Tôi Có Tiếp Tục Theo Dõi Cả Tuần Không?
Mặc dù thí nghiệm này rất hữu ích, tôi không nghĩ rằng mình sẽ tiếp tục theo dõi toàn bộ tuần của mình một cách liên tục. Tôi đã từng chia sẻ về việc phân bổ thời gian không hiệu quả đối với tôi, và tôi cảm thấy việc theo dõi toàn bộ tuần sẽ mang lại lợi ích giảm dần theo thời gian. Mục đích của việc làm này là để hiểu cách tôi sử dụng thời gian của mình, điều mà tôi hiện đã nắm rõ.
Tuy nhiên, tôi cũng có nhiều năm kinh nghiệm trong việc tối ưu hóa thời gian của mình. Tôi đã cắt giảm rất nhiều sự lãng phí khỏi các ngày của mình, chẳng hạn như xóa các tài khoản mạng xã hội không còn phục vụ mục đích của tôi. Nếu tôi là người mới bắt đầu, tôi sẽ tiếp tục theo dõi tuần của mình trong ít nhất 1-2 tháng.
Tôi cũng khá tự nhận thức, và nếu tôi nhận thấy mình đang rơi trở lại vào những cái bẫy cũ, tôi sẽ chạy lại thí nghiệm này. Đây là một phần hữu ích trong bộ công cụ của tôi nếu cần, chứ không phải là một thói quen cố định hàng ngày.
Theo dõi thời gian không chỉ là một kỹ thuật đơn thuần, mà còn là một phương pháp mạnh mẽ giúp bạn nhìn nhận rõ ràng hơn về cách bạn đang sử dụng tài nguyên quý giá nhất: thời gian. Từ những bài học về tầm quan trọng của buổi sáng, việc nhận diện các ngày dễ xao nhãng, cho đến việc hiểu rằng ít hơn có thể là nhiều hơn, thí nghiệm này đã cung cấp những cái nhìn sâu sắc. Dù bạn là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm trong việc quản lý thời gian, việc thử theo dõi một tuần của mình có thể mở ra những cánh cửa mới, giúp bạn tối ưu hóa năng suất, giảm thiểu xao nhãng và sống một cuộc sống cân bằng, ý nghĩa hơn. Hãy bắt đầu hành trình khám phá và làm chủ thời gian của bạn ngay hôm nay!
