Trong kỷ nguyên số, việc quản lý thông tin và tác vụ có thể trở nên phức tạp nếu không có công cụ phù hợp. Notion đã nhanh chóng khẳng định vị thế là một trong những ứng dụng đa năng nhất, giúp người dùng không chỉ sắp xếp công việc mà còn tổ chức toàn bộ cuộc sống cá nhân một cách mạch lạc. Từ theo dõi tài chính, quản lý dự án cho đến ghi chú ý tưởng, Notion mang đến một không gian làm việc linh hoạt và mạnh mẽ. Để khai thác tối đa tiềm năng của nền tảng này và biến nó thành trợ thủ đắc lực, việc áp dụng những mẹo tổ chức thông minh là chìa khóa. Bài viết này của Thuthuat360.net sẽ chia sẻ những chiến lược đã được chứng minh để bạn có thể tận dụng Notion, nâng cao năng suất và làm chủ mọi khía cạnh của cuộc sống và công việc.
1. Tận Dụng Trang Riêng Biệt cho Mọi Lĩnh Vực
Nguyên tắc đầu tiên để tổ chức hiệu quả bất kỳ điều gì trong Notion là phân chia các mục thành các trang riêng biệt. Tôi có các trang riêng dành cho công việc và cuộc sống cá nhân, sau đó lồng ghép các trang con (nested pages) bên trong để phân loại sâu hơn các tác vụ và thông tin.
Ví dụ, tôi có một trang kế hoạch tài chính riêng biệt, bao gồm các trang con chuyên dụng để theo dõi thu nhập, chi tiêu, các khoản mua sắm lớn, tiết kiệm và đầu tư. Nguyên tắc này cũng được áp dụng cho công việc. Là một nhà báo, nhà văn và lập trình viên, tôi thường xử lý nhiều luồng công việc đồng thời. Việc có các trang chuyên biệt giúp tôi theo dõi từng loại công việc một cách riêng rẽ.
Giao diện Notion với nhiều trang con được tổ chức khoa học cho công việc và đời sống cá nhân
Trong những tình huống lặp đi lặp lại như lập ngân sách hàng tháng, cấu trúc này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Thay vì phải lục lọi qua các sao kê ngân hàng rườm rà, email, tin nhắn và các bảng tính Excel dùng để theo dõi các khoản tiền lớn, tôi có thể sắp xếp tất cả gọn gàng trong các trang Notion.
Bạn không nhất thiết phải làm theo cách này, vì Notion hoàn toàn có khả năng theo dõi nhiều thứ trên một trang duy nhất. Tuy nhiên, việc có một hệ thống phân cấp trang lồng nhau như vậy cho phép tôi tìm chính xác thứ mình đang tìm kiếm mà không cần phải cuộn qua vô số thông tin không liên quan.
2. Danh Sách Kiểm Tra (Checklists) – Công Cụ Ghi Chú Nhanh Chóng
Khối “To-do list” trong Notion cho phép bạn tạo các danh sách kiểm tra có thể bật/tắt để ghi lại danh sách tác vụ một cách nhanh chóng. Một danh sách việc cần làm thường là bước đầu tiên mỗi khi tôi cần bắt đầu theo dõi một cái gì đó mới hoặc đưa thông tin vào Notion.
Các hộp kiểm (checkboxes) của Notion được xử lý giống như các danh sách dấu đầu dòng, vì vậy bạn có thể có các hộp kiểm lồng nhau (hoặc các dấu đầu dòng) trong mỗi mục. Sử dụng phương pháp này, tôi có thể xác định rõ ràng các tác vụ của mình và bất kỳ yêu cầu, bước hoặc tác vụ phụ nào bên trong chúng một cách khá dễ dàng. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc, nghĩa là nếu bạn sử dụng khối này đúng cách, bạn có thể thay thế ứng dụng ghi chú hoặc to-do chuyên dụng của mình bằng Notion.
Lịch sử phiên bản trang Notion cho thấy các thay đổi và cập nhật, minh họa tính năng theo dõi tiến độ công việc
Phần lớn các trang Notion của tôi đều có ít nhất một số loại danh sách kiểm tra. Ngoài việc theo dõi các mục việc cần làm hàng ngày, tôi sử dụng các danh sách kiểm tra này cho mọi thứ, từ việc đi chợ, theo dõi sách cần đọc, cho đến việc theo dõi tiến độ thiết lập văn phòng mới của mình.
Một tính năng bạn sẽ mất đi so với một ứng dụng danh sách việc cần làm chuyên dụng là khả năng ghim một tiện ích với danh sách tác vụ của bạn lên màn hình chính của điện thoại. Notion có các tiện ích Android, và tiện ích trang sẽ giúp bạn nhanh chóng truy cập trang có danh sách của bạn. Tuy nhiên, các ứng dụng như Microsoft To-Do cung cấp tiện ích cho phép bạn đánh dấu hoặc thêm các tác vụ mới ngay từ màn hình chính, mang lại trải nghiệm liền mạch hơn.
3. Cơ Sở Dữ Liệu (Databases) – Xương Sống Quản Lý Công Việc & Dự Án
Tôi sử dụng các cơ sở dữ liệu của Notion để theo dõi gần như mọi thứ. Chúng cho phép bạn tạo các thuộc tính (properties) riêng lẻ, sử dụng công thức (formulas) và hỗ trợ các tính năng tự động hóa để cuộc sống trở nên dễ dàng. Cơ sở dữ liệu Notion cũng có thể đồng bộ hóa với các ứng dụng bên thứ ba như Asana, Jira hoặc GitHub, giúp việc theo dõi tác vụ dễ dàng hơn trên các nền tảng khác nhau.
Mỗi mục riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu Notion là một trang, nghĩa là bạn có thể tổ chức vô số thông tin trong một bảng duy nhất. Bạn cũng có thể tạo các chế độ xem (custom views) tùy chỉnh cho cơ sở dữ liệu của mình với các bộ lọc và sắp xếp cụ thể để dễ dàng phân loại nội dung. Và nếu bạn muốn kết nối dữ liệu giữa các bảng, thuộc tính mối quan hệ (relation property) của Notion cũng sẽ xử lý điều đó. Các cơ sở dữ liệu lớn với nhiều mục hoặc có nhiều cơ sở dữ liệu trên một trang có thể khiến việc điều hướng trở nên khó khăn, vì vậy việc thiết lập các chế độ xem tùy chỉnh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan mà có thể bạn không thể nhìn thấy ngay lập tức.
Bảng cơ sở dữ liệu Notion được thiết lập để theo dõi chi phí, hiển thị các cột dữ liệu và phân loại rõ ràng
Khi thiết lập một cơ sở dữ liệu, bạn có tùy chọn thêm các thuộc tính cơ sở dữ liệu khác nhau vào các cột. Có 21 thuộc tính khác nhau có sẵn cho cơ sở dữ liệu, bao gồm mọi thứ từ văn bản và số đơn giản đến công thức và nút chạy các tính năng tự động hóa cụ thể chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn thậm chí có thể tải lên tệp và hình ảnh vào cơ sở dữ liệu để lưu trữ dễ dàng.
Hệ thống theo dõi của tôi kéo các tác vụ liên quan từ Asana ngay khi chúng được giao cho tôi. Sau khi nhập, tôi sử dụng các trang riêng lẻ để chứa nghiên cứu hoặc ghi chú cụ thể về bài viết và các thuộc tính theo dõi riêng của mình để chia nhỏ các tác vụ phức tạp thành các phân đoạn nhỏ hơn.
Nếu bạn có một số cơ sở dữ liệu theo dõi tác vụ trong các trang khác nhau, bạn có thể chuyển đổi các trình theo dõi tác vụ này thành một cơ sở dữ liệu tác vụ. Tất cả các tác vụ được giao cho bạn sau đó sẽ hiển thị trong phần “Tác vụ của tôi” trên trang chủ Notion. Hãy nhớ rằng các cơ sở dữ liệu tác vụ phải có thuộc tính “Trạng thái”, “Người được giao” và “Ngày đến hạn”, vì vậy hãy đảm bảo thêm chúng nếu bạn chưa có.
Bạn phải nâng cấp lên ít nhất gói đăng ký Notion Plus để sử dụng các cơ sở dữ liệu một cách tối đa, nhưng các tính năng bổ sung hoàn toàn xứng đáng với chi phí. Với tất cả thời gian ứng dụng này tiết kiệm cho tôi, chi phí đăng ký Notion của tôi tự bù đắp mỗi tháng.
4. Sử Dụng Màu Sắc Văn Bản để Đánh Dấu Trạng Thái
Notion cung cấp một số tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, cũng như màu nền và màu văn bản. Nếu bạn cần tạo một hệ thống theo dõi gấp, tôi khuyên bạn nên sử dụng màu sắc để chỉ trạng thái tác vụ.
Một trong những hệ thống quản lý tác vụ trước đây của tôi đã sử dụng màu sắc văn bản để theo dõi các ý tưởng của mình. Sau khi tôi có một danh sách việc cần làm sẵn sàng với các ý tưởng tiềm năng, tôi tô màu văn bản bằng các màu khác nhau để chỉ ra tiến độ của mỗi ý tưởng.
Các tùy chọn màu văn bản và màu nền trong Notion, minh họa khả năng tô màu để phân loại trạng thái tác vụ
Các tác vụ màu vàng cho biết biên tập viên đang xem xét, các tác vụ màu xanh lá cây cho thấy chúng đã được chấp thuận và các tác vụ màu đỏ có nghĩa là chúng đã bị từ chối. Sau khi tôi viết xong một bài báo, tôi có thể chỉ cần đánh dấu vào hộp kiểm và chuyển sang bài tiếp theo.
Hệ thống này không chi tiết như hệ thống quản lý bài viết hiện tại của tôi, được xây dựng bằng cơ sở dữ liệu. Nhưng nếu bạn được giao một dự án mới và không có thời gian để quyết định cách xây dựng một hệ thống theo dõi có tổ chức tốt, văn bản có màu sắc trong danh sách việc cần làm có thể tạo nên điều kỳ diệu.
5. Tích Hợp Google Calendar và Google Sheets
Mặc dù Notion là một công cụ đa năng, nhưng nó không thể làm được mọi thứ. Đây là lúc các tích hợp bên thứ ba phát huy tác dụng. Nhiều tích hợp của Notion giúp nâng cao năng suất, và bạn luôn có thể nhúng nội dung web trong trường hợp một dịch vụ cụ thể không được hỗ trợ.
Tôi thực sự thích cơ sở dữ liệu Notion, nhưng các công thức của Notion không hoạt động như các công thức trong Excel hoặc Google Sheets. Trong những trường hợp như vậy, tôi tạo một bảng tính Google Sheets và nhập nó vào trang Notion có liên quan.
Chỉ cần sao chép liên kết chia sẻ từ Google Sheets và nhúng nó vào Notion bằng khối “Embed”. Bạn sẽ có một bảng tính đầy đủ chức năng trong trang Notion của mình với cùng chức năng như trên ứng dụng web Google Sheets.
Bảng tính Google Sheets được nhúng trực tiếp vào một trang Notion, cho phép quản lý dữ liệu tài chính hoặc dự án
Điều tương tự cũng áp dụng cho Google Calendar. Là một người dùng Android lâu năm, tôi đã hoàn toàn chìm sâu trong hệ sinh thái của Google, vì vậy việc chuyển sang lịch của Notion không thực sự hiệu quả đối với tôi. Với chức năng nhúng, tôi có thể thêm lịch của mình vào bất kỳ trang Notion nào và nó sẽ hiển thị bất kỳ cuộc hẹn hoặc sự kiện mới nào mà tôi thêm từ ứng dụng lịch trên điện thoại của mình.
Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, đặc biệt khi xem xét việc thiết lập nó đơn giản đến mức nào. Bạn phải dành chút thời gian để tìm hiểu tất cả các tính năng và các khối khác nhau, nhưng một khi bạn làm được, bạn sẽ làm chủ mọi thứ từ nhiệm vụ công việc quan trọng cho đến những buổi hẹn hò mà bạn từng quên. Hãy bắt đầu hành trình nâng cao năng suất của mình với Notion ngay hôm nay và khám phá thêm nhiều mẹo hữu ích tại Thuthuat360.net để tối ưu hóa trải nghiệm của bạn!
