Microsoft Office, bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc, đã đồng hành cùng chúng ta qua nhiều thế hệ. Với lịch sử phát triển lâu dài như vậy, bạn có thể nghĩ rằng mình đã khám phá hết mọi ngóc ngách của nó. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những tính năng “bí mật” hoặc ít được biết đến, giống như những lối tắt ẩn, có khả năng cắt giảm hàng giờ công sức chỉ với vài cú nhấp chuột. Những thủ thuật Microsoft Office này giúp công việc trở nên dễ dàng hơn đến mức đôi khi bạn cảm thấy như đang “gian lận”. thuthuat360.net tự hào mang đến cho bạn những thông tin giá trị nhất để tối ưu hóa trải nghiệm công nghệ, và bài viết này sẽ tiết lộ 8 thủ thuật tuyệt vời trong bộ Office, giúp bạn làm việc năng suất hơn bao giờ hết.
8. Cửa Sổ Bật Ra (Pop Out Panes) – Word, Excel, PowerPoint
Khi làm việc với các tài liệu dài hoặc bộ dữ liệu lớn, việc có một cái nhìn rõ ràng về nội dung luôn là điều cần thiết. Một số công cụ trong Microsoft Office, chẳng hạn như khung Editor trong Word hay Clipboard, đều có thể được di chuyển và định vị ở bất kỳ đâu trên màn hình. Tính năng này mang lại sự linh hoạt đáng kinh ngạc trong quản lý không gian làm việc.
Cách Sử Dụng Tính Năng Cửa Sổ Bật Ra
Bất kỳ mục menu nào có tùy chọn Di chuyển (Move) đều có thể được tách ra và đặt ở bất kỳ vị trí nào trên màn hình Office của bạn. Ngoài việc cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn, tính năng này còn giúp giải phóng không gian màn hình quý giá. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của một số cửa sổ bằng cách kéo đường viền của chúng.
Cửa sổ Copilot bật ra trong Microsoft Word
Cá nhân tôi thường xuyên di chuyển và điều chỉnh kích thước khung Copilot để tạo thêm không gian cho tài liệu. Chỉ cần chọn biểu tượng Mũi tên xuống trên khung Copilot và sử dụng mũi tên bốn chiều để di chuyển phiên bản thu nhỏ của khung đến bất kỳ vị trí nào trên màn hình. Đây là một thủ thuật Office đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích cho việc sắp xếp không gian làm việc.
7. Điều Hướng Bằng Phím Alt (Alt Key Navigation) – Word, Excel, PowerPoint
Phím Alt thực sự là một “cánh cửa bí mật” dẫn đến kho phím tắt trong Office. Chỉ với một lần nhấn, bạn có thể truy cập bất kỳ lệnh nào trên thanh Ribbon mà không cần dùng đến chuột để điều hướng. Đây là một kỹ năng tuyệt vời giúp bạn làm chủ Microsoft Office nhanh chóng.
Hướng Dẫn Sử Dụng Phím Alt Để Điều Hướng
Nhấn phím Alt, và ngay lập tức, các tổ hợp chữ cái sẽ xuất hiện trên mọi nút lệnh trên thanh Ribbon. Điều này mở khóa các phím tắt cho hầu hết mọi chức năng trong Office.
Ví dụ, Alt + H sẽ mở thẻ Home, Alt + N truy cập thẻ Insert, và Alt + P đưa bạn đến thẻ Page Layout. Một khi đã vào một thẻ cụ thể, nhiều chữ cái hơn sẽ hiện ra cho các chức năng chi tiết. Bạn sẽ hoàn thành các tác vụ chỉ trong vài giây thay vì phải tìm kiếm qua các menu bằng chuột. Hãy tiếp tục gõ chuỗi phím tắt được hiển thị cho lệnh bạn muốn. Để thoát khỏi chế độ này, nhấn Esc.
Điều hướng bằng phím Alt trong Microsoft Office
Khi bắt đầu áp dụng các phím tắt Alt, quy trình làm việc của tôi đã tăng tốc ngay lập tức. Không còn phải nhấp chuột vòng quanh thanh Ribbon, và tôi cũng không cần phải ghi nhớ hàng loạt các phím tắt Microsoft Office phức tạp. Đáng chú ý, bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái và phải để di chuyển giữa các tab trên Ribbon sau khi đã nhấn Alt.
6. Dán Đặc Biệt > Hoán Chuyển (Paste Special > Transpose) – Excel, Word
Nếu bạn đã từng cần chuyển đổi hàng thành cột hoặc ngược lại, Transpose chính là tùy chọn mà bạn cần. Trong Excel, thao tác này sẽ đảo ngược hướng dữ liệu của bạn ngay lập tức, tiết kiệm đáng kể thời gian so với việc nhập lại thủ công. Đây là một trong những thủ thuật Excel hàng đầu giúp xử lý dữ liệu.
Cách Dùng Paste Special (> )Transpose trong Excel
Đầu tiên, chọn và Sao chép (Copy) phạm vi dữ liệu bạn muốn đảo chiều. Tiếp theo, nhấp chuột phải vào vị trí bạn muốn dán. Chọn Dán Đặc Biệt > Hoán Chuyển (Paste Special > Transpose) – hoặc từ menu thả xuống Paste trên thẻ Home, tìm biểu tượng Transpose. Cuối cùng, nhấp OK.
Mặc dù có nhiều cách để dán văn bản trong Word, nhưng ứng dụng này lại không có tùy chọn Transpose trực tiếp. Để khắc phục, bạn có thể dán danh sách của mình vào Excel, thực hiện hoán chuyển ở đó, sau đó sao chép lại vào Word để định dạng bảng của bạn một cách hoàn hảo. Bất cứ khi nào cần sắp xếp lại dữ liệu, Transpose luôn giúp tôi tránh khỏi sự phiền toái.
5. Công Cụ Định Dạng Nhanh (Format Painter) – Word, Excel, PowerPoint
Bạn không cần phải lặp đi lặp lại các bước định dạng giống nhau nữa. Format Painter (Công cụ Định dạng Nhanh) sẽ sao chép tất cả các kiểu định dạng từ một vị trí và áp dụng chúng sang nơi khác chỉ bằng một thao tác vuốt đơn giản. Nó có thể sao chép các kiểu phông chữ, kích thước, màu sắc, định dạng in đậm và in nghiêng, tô sáng văn bản, định dạng đoạn văn, và thậm chí cả đường viền ô trong Excel. Đây là một công cụ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Hướng Dẫn Sử Dụng Format Painter
Chọn văn bản hoặc đối tượng có định dạng bạn muốn sao chép. Nhấp vào biểu tượng Format Painter (biểu tượng cây cọ) trên thẻ Home. Con trỏ chuột của bạn sẽ biến thành hình cây cọ.
Bây giờ, hãy tô sáng hoặc nhấp vào phần bạn muốn áp dụng định dạng. Để áp dụng cho nhiều vị trí, nhấp đúp vào Format Painter, sau đó bạn có thể “quét” định dạng ở bất cứ đâu bạn muốn. Nhấn Esc để dừng.
Tôi thường xuyên sử dụng công cụ Microsoft Office này để tiết kiệm thời gian định dạng và giữ cho phong cách tài liệu nhất quán mà không gặp rắc rối. Chỉ một “nét cọ”, và mọi thứ đều đồng bộ.
4. Từ Điển Đồng Nghĩa (Thesaurus) và Từ Đồng Nghĩa (Synonyms) – Word, Excel, PowerPoint
Kể từ khi Microsoft ngừng hỗ trợ tính năng Smart Lookup tiện dụng, người dùng Office đã liên tục tìm kiếm một giải pháp thay thế.
Bạn có thể truy cập các từ đồng nghĩa theo hai cách: chọn một từ hoặc cụm từ, nhấp chuột phải và chọn Từ đồng nghĩa (Synonyms). Ngoài ra, bạn có thể vào thẻ Review (Xem lại) và nhấp vào Từ điển đồng nghĩa (Thesaurus). Khung làm việc sẽ mở ra ở phía bên phải tài liệu của bạn với các từ liên quan mà bạn có thể chèn trực tiếp vào tài liệu.
Từ điển đồng nghĩa trong Microsoft Office
Tính năng này đặc biệt hữu ích đối với tôi với tư cách là một người viết. Tôi có thể nhanh chóng tìm kiếm các từ tương tự và sử dụng chúng để làm cho văn phong của mình bớt đơn điệu hơn. Đây là một mẹo nhỏ nhưng hiệu quả để nâng cao chất lượng nội dung trong Word và các ứng dụng Office khác.
3. Chuyển Văn Bản Thành Cột (Text to Columns) – Excel, Word
Text to Columns là một tính năng mạnh mẽ giúp chuyển đổi dữ liệu lộn xộn, dính liền thành các cột riêng biệt, có tổ chức. Tính năng này cực kỳ cần thiết khi làm việc với dữ liệu nhập khẩu thường xuất hiện trong một cột duy nhất nhưng cần được phân tách dựa trên các dấu phân cách như dấu phẩy, khoảng trắng hoặc tab. Đây là một công cụ không thể thiếu để xử lý dữ liệu trong Excel và Word.
Hướng Dẫn Sử Dụng Text to Columns trong Word & Excel
Trong Excel, chọn cột dữ liệu của bạn và đi tới Data (Dữ liệu) > Text to Columns (Chuyển văn bản thành cột). Chọn xem dữ liệu của bạn được phân cách (bởi các ký tự cụ thể) hay có độ rộng cố định, sau đó làm theo trình hướng dẫn để chỉ định cách bạn muốn phân tách dữ liệu.
Tính năng chuyển văn bản thành cột trong Microsoft Office
Word cũng cung cấp một tính năng tương tự cho bảng biểu. Chọn văn bản của bạn, đi tới Insert (Chèn) > Table (Bảng) > Convert Text to Table (Chuyển văn bản thành bảng), và chỉ định dấu phân cách của bạn. Thao tác này sẽ biến các danh sách hoặc giá trị được phân tách bằng dấu phẩy thành các bảng được định dạng đúng cách ngay lập tức.
Tôi sử dụng Text to Columns bất cứ khi nào tôi nhận được dữ liệu không theo thứ tự. Ví dụ, để tách tên đầy đủ và địa chỉ. Tùy chọn này nổi bật hơn trong Excel, tất nhiên. Vì vậy, nếu bạn đang làm việc với các tác vụ nặng về dữ liệu, hãy chuyển văn bản của bạn sang Excel để tiết kiệm thời gian.
2. Nhập Dữ Liệu Vào Nhiều Ô Cùng Lúc (Multi-Cell Data Entry) – Excel, Word
Bạn muốn nhập cùng một giá trị vào nhiều vị trí cùng một lúc? Excel có một thủ thuật tiện lợi giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian trong các tác vụ nhập liệu. Đây là một mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích để tăng tốc công việc.
Cách Sử Dụng Nhập Dữ Liệu Vào Nhiều Ô trong Excel
Để điền cùng một dữ liệu vào nhiều ô trong Excel, trước tiên hãy chọn các ô bạn muốn (bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấp để chọn các ô không liền kề). Tiếp theo, nhập dữ liệu của bạn vào ô đang hoạt động (ô cuối cùng có đường viền đôi) và nhấn Ctrl + Enter. Thao tác này sẽ điền dữ liệu đó vào tất cả các ô đã chọn.
Nhập liệu vào nhiều ô trong Microsoft Excel
Để điền vào bảng tính của bạn nhanh hơn, bạn có thể sử dụng Flash Fill và Auto Fill.
Dán văn bản vào nhiều ô trong bảng Word hoạt động hơi khác một chút. Chọn và sao chép văn bản; sau đó chọn các ô trống mà bạn muốn chèn. Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp vào Paste để điền vào các ô đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Clipboard để dán bất kỳ đoạn văn bản nào vào nhiều ô bằng cách chọn các ô cụ thể trước. Tôi thường sử dụng tính năng nhập dữ liệu vào nhiều ô cho các tác vụ như đánh dấu tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc điền cùng một ngày trên nhiều hàng.
1. Đọc Chính Tả (Dictation) – Word, Outlook, PowerPoint
Tính năng đọc chính tả đặc biệt mạnh mẽ khi soạn thảo email trong Outlook, tạo nội dung trình chiếu trong PowerPoint, hoặc viết các tài liệu dài trong Word khi việc gõ phím trở nên tẻ nhạt. Hơn nữa, nó còn có thể giúp bảo vệ bạn khỏi các chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại (RSI). Đây là một tính năng đột phá giúp tăng cường năng suất và bảo vệ sức khỏe người dùng.
Cách Sử Dụng Tính Năng Đọc Chính Tả
Nhấp vào biểu tượng Microphone trên thẻ Home hoặc nhấn Windows + H để bắt đầu đọc chính tả. Hãy nói một cách tự nhiên, và Office sẽ chuyển lời nói của bạn thành văn bản theo thời gian thực. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh thoại cho dấu câu và định dạng, chẳng hạn như nói “chấm”, “phẩy”, hoặc “xuống dòng”. Các lệnh thoại trong công cụ đọc chính tả của Microsoft Office rất dễ nhớ.
Tính năng Chuyển đổi giọng nói thành văn bản trong Microsoft Office
Tính năng đọc chính tả ngày càng được cải thiện qua mỗi phiên bản của Microsoft Office. Tính năng này hoạt động trên nhiều ứng dụng Office và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ cũng như giọng điệu khác nhau.
Tôi sử dụng đọc chính tả khi muốn ghi lại ý tưởng một cách nhanh chóng, đặc biệt là đối với các email dài hoặc bản nháp đầu tiên.
Nằm bên dưới nút Dictate là tùy chọn Transcribe (chỉ có trong Word). Vì nói (hoặc ghi âm bất kỳ âm thanh nào) nhanh hơn gõ phím, tôi sử dụng tính năng chuyển lời nói thành văn bản trong Word để biến nhật ký giọng nói thành ghi chú hoặc tạo biên bản cuộc họp dễ tiếp cận. Bạn sẽ cần đăng ký Microsoft 365 để sử dụng Transcribe.
Hầu hết chúng ta chỉ mới khám phá một phần nhỏ tiềm năng khi sử dụng Microsoft Office. Bỏ qua Excel, một “cỗ máy” mạnh mẽ theo đúng nghĩa của nó, các ứng dụng khác như Word, PowerPoint, Outlook, v.v., cũng có đủ các tính năng bị đánh giá thấp mà chúng ta thường bỏ qua. Mỗi mẹo trong số này đều thân thiện với người mới bắt đầu nhưng lại mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc về thời gian tiết kiệm và những phiền toái được loại bỏ. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để nâng cao trải nghiệm làm việc với công nghệ của bạn! Khám phá thêm các thủ thuật Microsoft Office và mẹo công nghệ khác tại thuthuat360.net để trở thành một chuyên gia công nghệ thực thụ.
