Bạn đã từng thử sử dụng một danh sách công việc (to-do list) cũ kỹ nào đó chưa? Nó có thực sự cho bạn biết tại sao bạn hoàn thành được việc gì đó, hay không? Với tôi thì không. Những danh sách ấy cứ chất chồng lên nhau như những tượng đài của sự hối tiếc. Thế là tôi đã từ bỏ chúng và kết hợp hai phương pháp ghi nhật ký để biến sự hối tiếc thành hành động cụ thể, giúp quản lý công việc hiệu quả và tối ưu năng suất cá nhân.
Tại Sao Nhật Ký (Journaling) Lại Là Lựa Chọn Tốt Hơn Cho Tôi?
Trong nhiều năm, tôi đã chật vật để theo kịp những danh sách công việc to-do list mà tôi cảm thấy quá tải hoặc không thể hoàn thành vào giữa ngày. Việc gạch bỏ các mục chỉ mang lại sự thỏa mãn trong giây lát, nhưng không thể ghi lại những ưu tiên hay suy nghĩ đang phát triển của tôi. Tôi cần một hệ thống không chỉ liệt kê các nhiệm vụ; một thứ gì đó có thể kết hợp lập kế hoạch với ngữ cảnh, sự phản tư, những ý tưởng và theo dõi tiến độ.
Journaling đã mang lại trải nghiệm phong phú hơn nhiều. Thay vì những danh sách kiểm tra tĩnh, việc ghi nhật ký cho phép tôi kết nối các nhiệm vụ với ngữ cảnh và những cái nhìn sâu sắc cá nhân. Cách tiếp cận này giúp giảm bớt lo lắng và tăng cường sự tập trung. Tôi nhận thấy rằng khi ghi nhật ký, tôi tự nhiên ghi lại các nhiệm vụ như một phần của dòng chảy hàng ngày, thay vì những mục hành động bị cô lập. Đó là lúc danh sách to-do truyền thống bắt đầu trở nên ít hữu ích hơn.
Hệ Thống Năng Suất Của Tôi: Kết Hợp Bullet Journaling và Interstitial Journaling
Hệ thống tăng năng suất của tôi là sự kết hợp của hai kỹ thuật ghi nhật ký: Bullet Journaling và Interstitial Journaling.
Bullet Journaling sử dụng phương pháp ghi nhanh (rapid logging). Xin gửi lời tri ân đến Ryder Carroll, người đã thiết kế ra nó. Bạn chỉ cần viết những ghi chú ngắn gọn, súc tích kết hợp với các ký hiệu để theo dõi nhiệm vụ, sự kiện và ghi chú một cách linh hoạt. Nó rất tuyệt vời để ghi lại các công việc hàng ngày, đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành và lên lịch. Điều tôi yêu thích là khả năng thích ứng của nó. Tôi có thể dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc làm nổi bật các ưu tiên.
Biểu tượng và cấu trúc cơ bản của một trang Bullet Journal
Interstitial Journaling lấp đầy những khoảng trống giữa các nhiệm vụ và sự kiện. Đây là một thực hành ghi lại suy nghĩ, phản tư, thách thức hoặc ghi chú tiến độ khi chúng nảy sinh trong suốt cả ngày. Kiểu ghi nhật ký này bắc cầu giữa lập kế hoạch và thực thi. Nó cho phép tôi xử lý cảm xúc hoặc ý tưởng liên quan đến công việc mà không làm gián đoạn dòng chảy. Hơn nữa, nó làm nổi bật những yếu tố cản trở như sự giảm sút năng lượng hoặc những khoảnh khắc làm việc sâu mà thường bị bỏ qua trên một danh sách to-do thông thường. Bạn tôi Lando sử dụng Logseq; tôi đã chọn một công cụ phổ biến hơn trong túi của mình.
Bullet Journaling bao gồm phần Notes (ghi chú), bạn có thể sử dụng cho việc ghi lại suy nghĩ theo kiểu “interstitial”. Chỉ cần chú ý đến những khoảnh khắc bạn chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ tiếp theo hoặc nghỉ ngơi.
Việc kết hợp hai phương pháp này mang lại cho tôi một nhật ký hàng ngày động, ghi lại những gì tôi cần làm, tại sao nó quan trọng và cảm giác của tôi khi thực hiện. Nó cũng cung cấp một phần còn thiếu khác mà tôi có thể xem lại bất cứ lúc nào: một câu chuyện kể theo trình tự thời gian giúp tôi hiểu được sự hỗn loạn hàng ngày.
Cách Tôi Tích Hợp Hệ Thống Này Vào Môi Trường Kỹ Thuật Số
Ban đầu, tôi sử dụng một cuốn sổ tay vật lý. Mặc dù những lợi ích của việc sử dụng giấy cho to-do list hoặc journaling đã được biết đến rộng rãi, nhưng nó không thực tế cho việc chỉnh sửa nhanh hoặc đồng bộ hóa trên các thiết bị. Chuyển sang kỹ thuật số đã giải quyết vấn đề đó. Dưới đây là cách tôi tích hợp Bullet Journal và Interstitial Journaling bằng cách sử dụng Apple Notes làm công cụ ghi nhật ký yêu thích của mình.
Thiết kế một mẫu Bullet Journal đơn giản giúp duy trì tính nhất quán. Để bắt đầu, hãy tổ chức nhật ký của bạn bằng cách tạo một thư mục chuyên dụng có tên “Bullet Journal”.
Bên trong thư mục này, hãy thiết lập các ghi chú hoặc thư mục con cho nhật ký hàng ngày, theo dõi thói quen và đánh giá hàng tuần hoặc hàng tháng. Các thư mục con là tùy chọn và tùy thuộc vào bạn. Ví dụ, bạn có thể thiết lập các ghi chú trong thư mục con cho các dự án cụ thể. Bạn có thể xem các thư mục dưới dạng thư viện, sắp xếp chúng và tìm kiếm bất cứ thứ gì bên trong.
Thiết lập thư mục "Bullet Journal" trong ứng dụng Apple Notes
Các ghi chú và thư mục con bên trong thư mục Bullet Journal trên Apple Notes
Một bố cục cơ bản có thể bao gồm ngày tháng, Nhiệm vụ của ngày hôm nay, Sự kiện và không gian cho Ghi chú, nơi tôi ghi lại những phản tư theo kiểu interstitial của mình. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này để phù hợp với nhu cầu của mình và sao chép nó hàng ngày hoặc lưu nó dưới dạng một ghi chú có thể tái sử dụng.
Hiện tại tôi đang thử nghiệm bằng cách thêm một Điểm nổi bật hàng ngày (Daily Highlight) được tập trung. Tôi giữ nó ở đầu danh sách và đánh dấu bằng một biểu tượng cảm xúc đặc biệt.
Để ghi lại suy nghĩ và những cái nhìn sâu sắc giữa các nhiệm vụ trong phần Ghi chú, tôi tạo các ghi chú mới trong suốt cả ngày. Tôi sử dụng những ghi chú này để nhanh chóng ghi lại những gì tôi đang làm, cảm giác của tôi (ví dụ: tại sao tôi lại trì hoãn) hoặc bất kỳ ý tưởng nào nảy sinh.
Ví dụ về cách ghi chú nhiệm vụ, sự kiện và phản tư hàng ngày trong Apple Notes
Nếu có liên quan, tôi liên kết các ghi chú trong Apple Notes đến các mục trong Bullet Journal của mình hoặc bất kỳ ghi chú nào khác để dễ dàng tham chiếu. Chỉ cần nhập “>>” bên cạnh từ khóa của bạn. Bạn thậm chí có thể liên kết ngược các ghi chú với nhau. Cách tiếp cận này giúp thêm nhiều nội dung hơn trong khi ghi lại dòng chảy trong ngày của tôi. Khi nhìn lại chúng, tôi có thể tìm thấy manh mối về các mô hình làm việc của mình mà một danh sách to-do đơn giản không thể hiện được.
Bạn cũng có thể gắn thẻ các mục Sự kiện và Ghi chú bằng các thẻ như #năng_lượng_thấp, #tập_trung_cao, #phân_tâm. Sau này, bạn có thể lọc chúng từ thanh tìm kiếm và khám phá bất kỳ mẫu hình tiềm ẩn nào.
Sử dụng tính năng liên kết ghi chú và gắn thẻ để theo dõi mẫu hình công việc trên Apple Notes
Apple Notes cung cấp một số tính năng hữu ích để nâng cao hệ thống ghi nhật ký này. Sử dụng danh sách kiểm tra để đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, tạo bảng để theo dõi thói quen, và nếu bạn sử dụng iPad, hãy tận dụng tính năng viết tay với Apple Pencil để có cảm giác cá nhân hơn.
Bạn cũng có thể đính kèm ảnh, tài liệu hoặc bản phác thảo để làm phong phú thêm ghi chú của mình, biến nhật ký trở nên tương tác và hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh. Những tính năng này biến Apple Notes thành một công cụ đa năng để quản lý cả nhiệm vụ và phản tư.
Apple Notes cũng có các tùy chọn Đường kẻ và Lưới, có thể mang lại cho ghi chú của bạn cảm giác của một cuốn nhật ký vật lý. Thêm vào đó, việc khóa nhật ký sẽ tăng thêm cảm giác riêng tư.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng không phải là công cụ. Mà là thói quen và hệ thống hoạt động hiệu quả cho bạn. Cả hai phương pháp ghi nhật ký này đều rất đơn giản, bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào (ngay cả Google Keep cũng đủ tốt như một nhật ký) hoặc chỉ đơn giản là giấy. Bạn chỉ cần những ký hiệu đơn giản nhưng nhất quán để theo dõi các nhiệm vụ của mình.
Mẹo Sử Dụng Apple Notes (Hoặc Bất Kỳ Ứng Dụng Nào Khác) Làm Công Cụ Journaling
Nguyên tắc cốt lõi của Bullet Journal là ghi nhanh bằng các dấu đầu dòng (nhiệm vụ •, ghi chú -, sự kiện ○). Những điều này dễ dàng tạo ra trong bất kỳ ứng dụng ghi chú nào. Nếu bạn muốn, bạn thậm chí có thể sử dụng biểu tượng cảm xúc.
Nhưng điều làm cho Bullet Journal nổi bật là nguyên tắc cốt lõi thứ hai của nó: di chuyển có chủ đích (intentional migration).
Vào cuối ngày (hoặc đầu ngày hôm sau), tôi xem xét lại Nhật ký hàng ngày một cách nghiêm ngặt. Điều gì nên được chuyển tiếp? Điều gì không còn liên quan nữa? Hành động có chủ đích này giúp ngăn chặn sự chồng chất nhiệm vụ và đảm bảo sự tập trung. Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình, tôi đã sử dụng một biểu tượng mũi tên đơn giản để gợi ý việc di chuyển đến mục Nhật ký hàng ngày tiếp theo. Tôi kiểm tra các Sự kiện và suy nghĩ về những hành động có thể chuyển đổi thành nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ sau này.
Ví dụ về việc di chuyển nhiệm vụ chưa hoàn thành sang ngày mới trong Bullet Journal
Tôi thường thích viết tự do các mục nhật ký interstitial của mình trong phần Ghi chú. Dưới đây là một ý tưởng: bạn có thể thiết lập một mẫu như thế này, tuân theo mô hình chung của tôi:
- Bạn vừa làm gì.
- Mất bao lâu?
- Bạn cảm thấy thế nào (năng lượng, sự tập trung, cảm xúc).
- Bạn sắp làm gì tiếp theo (và thường là tại sao).
Các nhiệm vụ không còn là những mục bị cô lập. Việc biến chúng thành có chủ đích giúp tôi hình dung chúng rõ ràng hơn.
Bạn thậm chí không phải lúc nào cũng gõ phím. Thỉnh thoảng tôi sử dụng ứng dụng Ghi chú của iPhone để ghi âm nhật ký bằng giọng nói nhằm theo dõi sự trì hoãn.
Bất kỳ phương pháp ghi nhật ký nào kết hợp việc ghi lại nhiệm vụ với ngữ cảnh, phản tư và xem xét có chủ đích đều có sức mạnh làm cho một danh sách to-do khô khan, thiếu ngữ cảnh trở nên lỗi thời. Mấu chốt là không để hệ thống trở thành một “con thú” mà nó (thay vì các nhiệm vụ) lại chiếm đoạt sự chú ý của bạn. Vì vậy, đối với tôi, sự nhất quán và đơn giản của hệ thống mới là bí quyết thực sự để tăng năng suất và quản lý công việc hiệu quả.
