Khái niệm Inbox Zero không chỉ đơn thuần là việc liên tục phản hồi email mà còn là một phương pháp mạnh mẽ để hợp lý hóa quy trình làm việc với email và giành lại quyền kiểm soát hộp thư đến của bạn. Với sự hỗ trợ của Microsoft Outlook, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp, lọc và xử lý các thư điện tử một cách hiệu quả, từ đó duy trì một hộp thư gọn gàng, tập trung vào hành động và không bị quá tải. Đây là nền tảng vững chắc để nâng cao năng suất làm việc và giảm thiểu căng thẳng từ email.
Microsoft hiện cung cấp bốn trải nghiệm Outlook chính: New Outlook, Classic Outlook, Outlook on the web, và Outlook.com. Các hướng dẫn trong bài viết này mang tính chất minh họa; điều hướng và các yếu tố trên màn hình có thể có chút khác biệt tùy thuộc vào phiên bản Outlook mà bạn đang sử dụng. Tuy nhiên, nguyên lý và cách thiết lập quy tắc cơ bản vẫn tương tự, giúp bạn dễ dàng áp dụng các thủ thuật quản lý email này.
1. Chuyển Bản Tin và Email Khuyến Mãi Sang Thư Mục Riêng
Bạn đang tập trung cao độ vào công việc và bỗng nhiên hộp thư đến của bạn nhận được một thông báo mới với tiêu đề hấp dẫn như “Giảm giá 30%—chỉ trong hôm nay!”. Ngay cả khi bạn không mở, nó vẫn chiếm lấy sự chú ý của bạn trong một tích tắc. Nhân điều đó lên mười, hai mươi email tương tự, nhiều trong số đó là email không mong muốn, và bạn sẽ thấy mức độ tập trung của mình bị giảm sút đáng kể.
Các bản tin (newsletter), cập nhật sản phẩm và email khuyến mãi có thể cung cấp thông tin hữu ích nhưng thường không khẩn cấp. Chúng cũng làm lộn xộn hộp thư đến chính của bạn, khiến việc tập trung vào các tin nhắn quan trọng trở nên khó khăn hơn. Để giải quyết vấn đề này và tối ưu hóa trải nghiệm email của bạn, việc thiết lập các quy tắc trong Outlook là vô cùng cần thiết.
Cài đặt quy tắc mới để lọc bản tin và email khuyến mãi trong Microsoft Outlook
Các quy tắc (rules) trong Outlook cho phép bạn lọc email dựa trên từ khóa hoặc địa chỉ người gửi, giúp di chuyển chúng ra khỏi hộp thư đến chính của bạn. Điều này giúp giảm thiểu sự phân tâm và cho phép bạn tập trung vào các thông tin cần hành động.
Để tạo một quy tắc lọc email khuyến mãi và bản tin, hãy thực hiện theo các bước sau:
- Trong Outlook, truy cập vào phần Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ hiện ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, sau đó chọn Quy tắc (Rules).
- Nhấp vào Thêm quy tắc mới (Add new rule).
- Ở trường số 1, đặt tên dễ nhận biết cho quy tắc của bạn, ví dụ: “Lọc bản tin & khuyến mãi”.
- Ở trường số 2, bạn cần thêm các điều kiện cho quy tắc. Bạn có thể chọn Từ (From) trong menu thả xuống và thêm các địa chỉ người gửi bản tin hoặc thư quảng cáo mà bạn biết.
- Ngoài ra, bạn có thể chọn tùy chọn Chủ đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) từ menu thả xuống và chỉ định các từ khóa thường xuất hiện trong các email này, chẳng hạn như hủy đăng ký, ưu đãi đặc biệt, khuyến mãi, promo, giảm giá, v.v.
- Ở trường số 3, thêm hành động sẽ xảy ra khi các điều kiện đã chỉ định ở trên được đáp ứng.
- Chọn Di chuyển đến (Move to) và sau đó thêm thư mục mà tất cả các email này sẽ được chuyển đến (ví dụ: “Bản tin” hoặc “Khuyến mãi”).
Tùy chọn, bạn cũng có thể Thêm ngoại lệ (Add an exception) nếu muốn loại trừ email từ một người gửi cụ thể hoặc với các từ khóa nhất định. Một ý tưởng hay là chọn tùy chọn Chạy quy tắc ngay bây giờ (Run rule now) để quy tắc được xử lý không chỉ với email đến mà còn với các tin nhắn email hiện có trong hộp thư đến của bạn. Nhấp vào Lưu (Save) để hoàn tất.
Thông thường, tốt nhất nên kết hợp nhiều điều kiện hoặc tạo nhiều quy tắc nhắm mục tiêu các loại bản tin và khuyến mãi khác nhau để đạt độ chính xác cao hơn. Các email này thường chiếm một tỷ lệ lớn trong số lượng thư đến, và do đó, đây có lẽ là quy tắc có tác động lớn nhất để làm gọn hộp thư đến của bạn. Nó cũng cho phép bạn xử lý hàng loạt các email ít quan trọng hơn vào thời điểm phù hợp với bạn, thay vì để chúng liên tục làm gián đoạn luồng công việc của bạn.
Tuy nhiên, quy tắc này có nguy cơ bỏ lỡ thông tin nhạy cảm về thời gian nếu bạn không kiểm tra thư mục được chỉ định đủ thường xuyên. Nếu bạn không bao giờ kiểm tra, nó sẽ trở thành một nơi chứa dữ liệu không được quan tâm.
2. Gắn Cờ Email Từ Các Liên Hệ Quan Trọng để Ưu Tiên Xử Lý
Một số email—như một yêu cầu từ khách hàng của bạn, một tin nhắn khẩn cấp từ sếp, hoặc một cảnh báo hệ thống từ dịch vụ lưu trữ—đòi hỏi phản hồi ngay lập tức. Bạn có thể thiết lập một quy tắc Outlook để ưu tiên các email yêu cầu hành động ngay lập tức, đồng thời ngăn chúng bị thất lạc trong đống lộn xộn. Đây là một thủ thuật quản lý email cực kỳ hữu ích giúp bạn duy trì sự tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc áp dụng cho các email nhận được từ các địa chỉ hoặc tên miền cụ thể. Để xác định điều kiện, chọn Đánh dấu với độ quan trọng (Mark with importance) trong menu thả xuống, sau đó chỉ định độ quan trọng là Cao (High), Bình thường (Normal), hoặc Thấp (Low). Hoặc bạn có thể chọn tùy chọn Phân loại (Categorize) để chỉ định một màu danh mục, giúp các email đó nổi bật trực quan trong hộp thư đến của bạn.
Thiết lập quy tắc gắn cờ email quan trọng trong Outlook
Một số người cũng thích sử dụng tùy chọn Ghim lên đầu (Pin to top) để các email quan trọng cần được xử lý được xếp chồng lên trên cùng của hộp thư đến.
Không phải tất cả các email đều có tầm quan trọng như nhau. Các thư từ quản lý, khách hàng quan trọng, các liên hệ chính, hoặc các cảnh báo mà bạn đã đăng ký thường đòi hỏi sự chú ý nhanh hơn hoặc ưu tiên cao hơn. Quy tắc này tự động gắn cờ các email đến và giúp bạn ưu tiên phản hồi một cách hiệu quả.
Hãy lưu ý rằng việc gắn cờ quá mức có thể dẫn đến hiện tượng “mệt mỏi vì cảnh báo”. Nếu bạn bao gồm quá nhiều người hoặc sử dụng quy tắc này cho cả những người gửi không quá quan trọng, tính cấp bách trực quan sẽ bị giảm đi. Hãy chọn lọc và xem xét lại danh sách của bạn hàng quý để đảm bảo hiệu quả tối đa của quy tắc này.
3. Tự Động Lưu Trữ Các Email Nhiệm Vụ Đã Hoàn Thành
Sau khi bạn đã phản hồi hoặc hoàn thành một nhiệm vụ dựa trên email, việc lưu trữ chúng theo cách thủ công có thể rất tẻ nhạt. Thay vào đó, hãy tự động hóa quy trình này! Đây là một cách tuyệt vời để duy trì một hộp thư đến gọn gàng và tập trung vào các nhiệm vụ còn đang chờ xử lý.
Giả sử bạn đã trao đổi qua lại với một nhà cung cấp về một hóa đơn. Sau khi hóa đơn được giải quyết, bạn trả lời với từ khóa “Đã duyệt”. Một quy tắc có thể phát hiện các cụm từ kết thúc hoặc danh mục nhất định và di chuyển email đó vào thư mục Đã hoàn thành (Completed) cho bạn.
Trong môi trường làm việc, nếu bạn sử dụng các công cụ quản lý dự án hoặc hệ thống phiếu yêu cầu, bạn có thể nhận được vô số thông báo email về cập nhật nhiệm vụ, bình luận và hoàn thành. Các email xác nhận nhiệm vụ đã xong hoặc phiếu yêu cầu đã đóng thường chỉ làm tăng sự lộn xộn. Quy tắc này đảm bảo hộp thư đến của bạn chỉ chứa các mục đang chờ xử lý, đồng thời tự động lưu trữ các nhiệm vụ đã hoàn thành.
Tất cả những gì bạn cần làm là tạo một quy tắc để di chuyển các email “đã xong” vào một thư mục cụ thể. Có một vài cách để thực hiện điều này.
Thiết lập quy tắc tự động lưu trữ email đã hoàn thành trong Microsoft Outlook
Có phương pháp dựa trên cụm từ. Đối với quy tắc, hãy thêm các điều kiện như các cụm từ cụ thể trong nội dung email như đã giải quyết, đã xong, đã hoàn thành, hoặc không cần hành động thêm và đặt hành động là di chuyển tin nhắn đến thư mục Đã hoàn thành (Completed). Ngoài ra, bạn có thể phân loại thủ công và thiết lập một quy tắc để di chuyển các tin nhắn thuộc một danh mục nhất định vào thư mục lưu trữ của bạn.
Một khi một nhiệm vụ email đã hoàn thành, việc giữ nó trong hộp thư đến sẽ làm tăng sự lộn xộn trực quan. Tự động lưu trữ các email “đã xong” giúp duy trì sự rõ ràng đồng thời vẫn bảo toàn một bản ghi.
Quy tắc này có thể bị lỗi nếu các cụm từ như đã hoàn thành xuất hiện trong một ngữ cảnh khác. Tốt nhất nên sử dụng nó với một nhóm các bộ lọc để tránh các trường hợp dương tính giả. Bạn sẽ cần phải cảnh giác hơn một chút với quy tắc này.
4. Chuyển Hướng Email CC Sang Một Thư Mục Riêng Biệt
Trong môi trường làm việc, các thành viên trong nhóm thường CC (Carbon Copy) bạn vào các email chỉ để bạn biết thông tin chứ không yêu cầu hành động trực tiếp. Bạn cũng thường được CC vào các thông báo hoặc cập nhật toàn nhóm. Việc này hữu ích để bạn nắm bắt thông tin, nhưng nó lại chôn vùi các mục công việc thực sự cần hành động của bạn dưới một biển các thông tin phụ.
Để giữ những email này tách biệt với những email cần hành động, hãy tạo một quy tắc di chuyển email CC vào một thư mục riêng. Bạn sẽ cần đặt điều kiện là Tôi ở dòng CC (I’m on the cc line) với địa chỉ email của bạn và chuyển hướng các email này đến một thư mục như Email CC (CC Emails).
Lưu trữ email CC vào thư mục riêng trong Microsoft Outlook
Quy tắc này hoạt động hiệu quả nhất khi có các ngoại lệ. Bạn có thể chọn tùy chọn Từ (From) để thêm các liên hệ chính mà email CC của họ bạn luôn muốn thấy ngay lập tức. Hoặc sử dụng điều kiện Chủ đề hoặc nội dung bao gồm (Subject or body includes) để chỉ định các từ nhất định, như “khẩn cấp” hoặc “yêu cầu hành động”, cho biết một email được CC vẫn có thể cần sự chú ý của bạn. Và tất nhiên, nếu Mức độ quan trọng (Importance) được đánh dấu là Cao, bạn sẽ không muốn lưu trữ những email CC này vì chúng có thể là ưu tiên cao.
Nếu bạn chỉ được CC, email thường mang tính chất thông báo (FYI)—không yêu cầu hành động ngay lập tức. Việc giữ các email CC ra khỏi hộp thư đến chính giúp giảm tiếng ồn và duy trì sự tập trung vào các mục mà bạn chịu trách nhiệm trực tiếp.
Tuy nhiên, một số email được CC vẫn cần hành động. Bạn có thể bỏ lỡ thông tin quan trọng nếu bạn cho rằng mọi email CC đều là thông tin thụ động. Hơn nữa, một số người sử dụng CC không đúng cách khi họ thực sự mong đợi bạn đóng góp ý kiến. Do đó, tôi khuyên bạn nên xem xét thư mục CC của mình vài giờ một lần, không chỉ vào cuối ngày.
5. Chặn Email Rác và Email Không Mong Muốn
Bạn đã đăng ký một webinar, và giờ đây bạn nhận được các email theo dõi hàng ngày cùng các ưu đãi không liên quan. Bạn đã cố gắng hủy đăng ký khỏi một danh sách gửi thư, nhưng các email vẫn tiếp tục đến. Đây là một vấn đề phổ biến và gây khó chịu, khiến việc quản lý email trở nên phức tạp.
Email rác (spam) và các đăng ký không mong muốn không chỉ không liên quan—chúng còn làm lộn xộn suy nghĩ của bạn và làm xao nhãng khỏi các nhiệm vụ có ý nghĩa. Mặc dù Outlook có tính năng lọc email rác tích hợp sẵn, việc chủ động chặn email rác liên tục và email tiếp thị không mong muốn sẽ cung cấp một lớp bảo vệ bổ sung.
Outlook cho phép bạn chặn người gửi và lọc các loại tin nhắn cụ thể. Điều này giúp hộp thư đến của bạn sạch sẽ hơn, tiết kiệm thời gian xóa các thư không mong muốn lặp đi lặp lại và giúp giảm nguy cơ tương tác với các email lừa đảo (phishing) tiềm ẩn độc hại.
Xác định các quy tắc để lọc email chứa các từ rác phổ biến như trúng thưởng hoặc ưu đãi có thời hạn và đặt chúng di chuyển các tin nhắn này vào thư mục Email rác (Junk Email). Ngoài ra, mỗi khi bạn nhận được một email không mong muốn, hãy nhấp chuột phải vào email, nhấp vào Quy tắc (Rules), sau đó nhấp vào Tạo quy tắc (Create rule). Sau đó, bạn có thể thiết lập Outlook để di chuyển tin nhắn từ người gửi này vào thư mục Email rác—hoặc thậm chí thư mục Mục đã xóa (Deleted Items).
Cài đặt email rác trong Microsoft Outlook
Ngoài ra, bạn nên thiết lập và tùy chỉnh các tùy chọn Email rác trong Outlook:
- Trong Outlook, truy cập vào phần Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ hiện ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, sau đó chọn Email rác (Junk email).
- Chọn tùy chọn Xử lý thư đến (Incoming mail handling) ưu tiên của bạn—tùy chọn Tiêu chuẩn (Standard) di chuyển các tin nhắn được xác định là rác vào thư mục Email rác trong khi tùy chọn Nghiêm ngặt (Strict) chỉ gửi các tin nhắn từ người gửi và tên miền mà bạn đã đánh dấu là an toàn vào hộp thư đến của bạn.
- Trong phần Người gửi (Senders), bạn cũng có thể Thêm người gửi bị chặn (Add blocked sender). Điều này sẽ thêm người gửi vào danh sách Người gửi và tên miền bị chặn (Blocked senders and domains) của bạn và các email trong tương lai từ họ sẽ trực tiếp đi vào thư mục Email rác.
- Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các Tùy chọn bảo mật (Security options) cũng như thêm hoặc sửa đổi người gửi an toàn.
Rủi ro lớn nhất, đặc biệt với các quy tắc xóa hoặc cài đặt Thư rác quá mức, là chặn hoặc xóa các email hợp lệ. Nếu bạn quá nhiệt tình, các tin nhắn hợp lệ có thể bị xóa mà không báo trước. Luôn kiểm tra thư mục Thư rác của bạn mỗi tuần một lần để cứu bất kỳ trường hợp dương tính giả nào.
Ngoài ra, những kẻ gửi thư rác thường xuyên thay đổi địa chỉ người gửi, tên miền và dòng tiêu đề, vì vậy các quy tắc chặn thủ công có thể yêu cầu cập nhật liên tục để duy trì hiệu quả.
6. Thiết Lập Quy Tắc Dọn Dẹp Cuối Ngày
Vào cuối ngày làm việc, bạn đã đọc hoặc trả lời hầu hết các tin nhắn, nhưng một vài email vẫn còn nằm rải rác. Chúng không cần phải lưu lại đó. Trước khi đăng xuất, hãy đảm bảo hộp thư đến của bạn gọn gàng bằng cách sử dụng các quy tắc dọn dẹp tự động. Điều này giúp bạn đạt được trạng thái Inbox Zero trước khi kết thúc một ngày làm việc.
Đây thường không phải là một quy tắc tự động hoàn toàn, chạy liên tục, mà là sự kết hợp của các kỹ thuật hoặc hành động được kích hoạt thủ công. Mục tiêu là đạt được trạng thái Inbox Zero cuối cùng trước khi đăng xuất.
Ví dụ, bạn có thể định nghĩa một quy tắc di chuyển các email đã đọc vào thư mục Lưu trữ (Archive). Sử dụng các điều kiện như Cờ (Flag) từ menu thả xuống và chọn tùy chọn Đánh dấu là đã đọc (Mark as read). Nhưng thay vì để các quy tắc này chạy tự động, bạn có thể chọn chạy chúng thủ công vào cuối ngày.
Các bước nhanh (Quick Steps) trong Microsoft Outlook
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng Các bước nhanh (Quick Steps) để tự động hóa một loạt các bước trong Outlook. Đây là một cách thực tế hơn để thực hiện việc dọn dẹp cuối ngày này:
- Trong Outlook, truy cập vào phần Cài đặt (Settings).
- Trong cửa sổ hiện ra, nhấp vào Thư (Mail) ở khung bên trái, sau đó chọn Các bước nhanh (Quick Steps).
- Nhấp vào Thêm bước nhanh (Add quick step).
- Ở trường số 1, đặt tên dễ nhận biết cho bước.
- Ở trường số 2, thêm các hành động phổ biến mà bạn thường xuyên thực hiện vào cuối ngày (ví dụ: “Đánh dấu đã đọc và Lưu trữ”).
- Chỉ định mô tả của bước nhanh, và tùy chọn, gán một phím tắt để thực hiện hành động nhanh hơn.
Vào cuối ngày, tất cả những gì bạn cần làm là chọn tất cả các email bạn muốn lưu trữ và kích hoạt Bước nhanh có liên quan. Một lần quét cuối cùng vào cuối ngày giúp bạn đặt lại và bắt đầu ngày làm việc tiếp theo với một hộp thư đến mới mẻ, không lộn xộn, nâng cao năng suất và khả năng tập trung.
Các quy tắc này đòi hỏi một chút thử nghiệm và điều chỉnh. Hãy cẩn thận và điều chỉnh các bộ lọc cho đến khi chúng phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Các quy tắc Outlook cung cấp một khung công việc mạnh mẽ để chế ngự hộp thư đến của bạn và đạt được một ngày làm việc Inbox Zero. Nhưng hãy nhớ rằng, đây là một hệ thống, không phải là một viên đạn thần kỳ.
Nó đòi hỏi thiết lập ban đầu, điều chỉnh định kỳ khi nhu cầu hoặc kiểu email của bạn thay đổi, và kỷ luật để kiểm tra các thư mục được chỉ định và thực hiện dọn dẹp cuối ngày. Lợi ích—ít căng thẳng hơn từ email, cải thiện sự tập trung và thời gian phản hồi nhanh hơn—hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra. Để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng Outlook và duy trì hiệu suất làm việc cao, hãy tham khảo thêm các mẹo và thủ thuật hữu ích khác trên Thuthuat360.net.
