Việc sắp xếp và tổ chức ảnh không chỉ dành riêng cho các nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp. Tôi từng nghĩ mình đã có đủ bản sao lưu, đủ thời gian để xử lý sau. Nhưng chỉ vài sai lầm ngớ ngẩn đã khiến tôi mất đi hàng ngàn bức ảnh quý giá, không thể thay thế được. Nếu bạn đang lưu giữ những bức ảnh mà bạn thực sự trân trọng, hãy đọc bài viết này trước khi bạn cũng đối mặt với nguy cơ mất chúng. Đây là những kinh nghiệm xương máu để bạn có thể quản lý ảnh cá nhân hiệu quả hơn, đảm bảo mọi kỷ niệm luôn được bảo toàn.
10. Không Sao Lưu Ảnh Định Kỳ
Trước đây, tôi chỉ sao lưu ảnh khi cảm thấy các thư mục của mình trở nên quá tải. Điều này không chỉ tốn thời gian hơn mà còn luôn tiềm ẩn nguy cơ mất mát dữ liệu. Ngay cả trên iCloud, tôi cũng từng tắt tính năng sao lưu tự động. Kết quả là, khi hệ thống gặp lỗi hoặc ổ cứng bị hỏng, tôi đã mất đi nhiều năm kỷ niệm quý giá.
Hiện tại, tôi thực hiện sao lưu ảnh đều đặn và thường xuyên. Tôi bật tính năng sao lưu tự động trên các thiết bị Apple của mình; nếu thiết bị của bạn có tính năng tương tự, tôi khuyên bạn nên sử dụng nó. Khi làm việc với Lightroom và Photoshop, tôi tải những bức ảnh đã chỉnh sửa lên Dropbox ngay sau mỗi phiên làm việc. Đây là cách bảo vệ ảnh tốt nhất.
9. Bỏ Qua Việc Gắn Thẻ Cho Những Người Khác Nhau
Tôi chưa bao giờ nhận ra rằng việc gắn thẻ một người trên Facebook có thể áp dụng tương tự vào việc tổ chức ảnh ở những nơi khác. Việc tìm kiếm ảnh của những người cụ thể trở nên khó khăn hơn rất nhiều nếu chỉ dựa vào các thư mục đơn thuần. Tôi ước gì mình đã thêm thẻ tên cho các bức ảnh chân dung sớm hơn.
Nhờ tính năng Nhận diện khuôn mặt (Facial Recognition) trong ứng dụng Ảnh trên iPhone, tôi không cần phải gắn thẻ thủ công. Trên máy tính, tôi tự tạo các thẻ theo cách tương tự như các loại thẻ khác, chỉ thay bằng tên của người đó thay vì một mô tả chung chung.
8. Không Tổ Chức Ảnh Dựa Trên Mục Đích Sử Dụng
Mặc dù tôi thường điều chỉnh kích thước ảnh cho Instagram theo tỷ lệ 4:5, nhưng tôi lại linh hoạt hơn khi đăng ảnh lên blog hoặc các phương tiện truyền thông trực tuyến khác. Tuy nhiên, dù cần thay đổi kích thước ảnh, tôi vẫn giữ tất cả trong cùng một thư mục.
Việc không quản lý ảnh dựa trên mục đích sử dụng không chỉ khiến tôi mất đi những bức ảnh tuyệt vời đáng lẽ có thể chia sẻ, mà còn làm tăng công việc thủ công khi cố gắng tìm kiếm một bức ảnh cụ thể. Giải pháp đơn giản là tạo các thư mục với tên như “Dành cho Instagram”, “Chia sẻ với Gia đình”, v.v.
Các danh mục thư mục được tổ chức rõ ràng trên ổ đĩa cứng máy tính
7. Quá Phụ Thuộc Vào Ứng Dụng Ảnh Mặc Định Của Máy Tính
Trước khi mua MacBook và sử dụng iCloud, tôi phụ thuộc vào các ứng dụng ảnh mặc định của máy tính cũ để tổ chức ảnh. Nhưng mỗi khi cần cài lại thiết bị (điều này thường xuyên xảy ra), tôi lại mất toàn bộ tệp ảnh. Nhìn lại, tôi thấy mình thật ngớ ngẩn vì vấn đề này hoàn toàn có thể khắc phục được một cách dễ dàng.
Thay vì dựa hoàn toàn vào máy tính, tôi tải các hình ảnh quan trọng lên máy chủ đám mây. May mắn thay, máy Mac của tôi thực hiện điều này mặc định – nhưng tôi khuyên bạn không nên chỉ sử dụng ứng dụng gốc trên mọi hệ điều hành. Một lợi ích bổ sung nữa là việc lưu trữ ảnh trên đám mây giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên thiết bị của bạn.
6. Xóa Phần Mềm Chỉnh Sửa Ảnh Mà Không Sao Lưu
Đôi khi, tôi đã xóa phần mềm chỉnh sửa ảnh vì nhiều lý do khác nhau. Khi tôi chuyển ra nước ngoài vào năm 2020, gói thuê bao Adobe Lightroom cũ của tôi không còn hoạt động. Tuy nhiên, tôi không nhận ra rằng việc tạo một tài khoản mới sẽ dẫn đến việc mất tất cả các bức ảnh (và cả các cài đặt sẵn – presets) của mình.
Trong những trường hợp khác, tôi đã gỡ bỏ phần mềm chỉnh sửa vì các vấn đề về hiệu suất. Thật kinh hoàng, sau khi cài đặt lại ứng dụng, tôi nhận thấy danh mục trống rỗng. Để tránh mất ảnh, tôi cố gắng tránh xóa các ứng dụng của mình và thay vào đó tìm kiếm các giải pháp thay thế. Nhưng nếu bắt buộc phải xóa, tôi sẽ sao lưu tất cả các tệp vào một ổ đĩa ngoài và sau đó nhập lại ảnh vào Lightroom. Lightroom CC là một lựa chọn khác vì tất cả hình ảnh đều được lưu trữ trên máy chủ đám mây.
5. Không Đặt Tên Tệp Ảnh Phù Hợp
Việc giữ nguyên tên tệp ảnh mặc định đã gây ra căng thẳng không cần thiết khi tôi muốn tìm một bức ảnh nào đó sau này. “DSCF1234.jpg” chắc chắn không phải là một thuật ngữ dễ tìm kiếm. Tìm kiếm theo ngày đôi khi là cứu cánh, nhưng tôi không phải lúc nào cũng nhớ chính xác khi nào mình chụp những bức ảnh đó.
Các tệp ảnh đã được đổi tên trong một thư mục, sắp xếp theo tên mô tả
Mặc dù tôi không thể đặt tên tệp trên điện thoại, nhưng việc thay đổi chúng trên máy tính và phần mềm đám mây lại rất dễ dàng. Tôi đặt tên ảnh theo cách mà tôi có thể dễ dàng nhớ lại, chẳng hạn như “Bồ_Đào_Nha_Bãi_Biển_Hoàng_Hôn_2018-06-05”. Sau đó, tôi có thể tìm kiếm trên ổ cứng hoặc nền tảng lưu trữ ảnh của mình mà không cần phải vào đúng thư mục hoặc đoán mò.
4. Không Có Quy Trình Ưu Tiên Ảnh Rõ Ràng
Dù là chỉnh sửa hay lưu trữ ảnh, tôi nhận ra rằng việc ưu tiên những bức ảnh quan trọng nhất sẽ giúp việc tổ chức ảnh tốt hơn. Tôi từng giữ các tệp của mình theo một thứ tự ngẫu nhiên, điều này dẫn đến việc lãng phí thời gian khi sau này tôi muốn tìm lại chúng.
Hiện tại, tôi rất coi trọng việc ưu tiên. Ít nhất, tôi đánh dấu những bức ảnh cần giữ lại là mục yêu thích trên iPhone của mình. Trên máy tính, tôi quản lý ảnh một cách gọn gàng bằng Adobe Bridge, phần mềm này sử dụng hệ thống đánh giá sao. Hơn nữa, tôi sử dụng ứng dụng này để loại bỏ và xóa những hình ảnh mà tôi biết mình sẽ không dùng đến.
Hệ thống đánh giá sao trong phần mềm Adobe Bridge để sắp xếp ảnh
3. Chỉ Lưu Ảnh Ở Một Định Dạng Tệp Duy Nhất
Mặc dù JPEG là định dạng ảnh mặc định, nhưng việc không sử dụng các loại tệp khác có thể gây ra vấn đề. Ví dụ, JPEG đôi khi không đủ tốt khi tôi muốn bán những bức ảnh của mình.
Thư mục chứa các tệp PSD đã chỉnh sửa trên ổ đĩa cứng
Ngày nay, tôi giữ những bức ảnh quan trọng ở ít nhất hai định dạng ảnh. TIFF rất tốt cho những bức ảnh tôi muốn bán dưới dạng poster, và việc lưu trữ ảnh dưới dạng JPEG 2000 là lý tưởng cho các tệp không nén. Tôi sử dụng PSD nếu tôi biết rằng mình sẽ chỉnh sửa trong Photoshop sau này.
2. Không Tạo Thư Mục Phụ Phân Loại Ảnh
Tôi từng tổ chức ảnh của mình trong ba thư mục ảnh chính: Chưa chỉnh sửa (Unedited), Cần chỉnh sửa Photoshop (For Photoshop Retouching), và Đã chỉnh sửa (Edited).
Mặc dù ban đầu hữu ích, tôi gặp phải tắc nghẽn khi chụp nhiều ảnh hơn. Việc đặt tất cả ảnh đã chỉnh sửa vào cùng một thư mục khiến tôi quá tải; xóa mọi thứ và bắt đầu lại còn dễ dàng hơn là sắp xếp lại chúng.
Bây giờ, tôi tạo các thư mục phụ khi cần thiết. Ví dụ, tôi tạo các thư mục theo tháng cho các chủ đề và địa điểm thường xuyên. Nếu cần, tôi tạo các danh mục cho mỗi tuần và các buổi chụp ảnh cụ thể. Đây là một cách hiệu quả để quản lý ảnh số của bạn.
Cách tổ chức thư mục ảnh trên máy tính theo danh mục
1. Không Lưu Trữ Nhiều Bản Sao Của Ảnh
Tôi từng chỉ lưu trữ ảnh ở một nơi duy nhất trừ khi tôi cần chúng cho một lý do cụ thể. Ví dụ, ảnh từ máy ảnh thường sẽ nằm trên ổ cứng ngoài của tôi cho đến khi tôi muốn đăng chúng lên Instagram. Trong những trường hợp đó, tôi mới chuyển các tệp này sang điện thoại thông minh của mình.
Việc không giữ nhiều bản sao là rất rủi ro, và nó đã gây ra hậu quả nhiều lần. Chẳng hạn, vào năm 2023, tôi làm rơi một ổ cứng HDD xuống sàn nhà. Ổ đĩa ngay lập tức ngừng hoạt động, và tôi đã mất ảnh từ nhiều chuyến đi.
Bây giờ, tôi luôn giữ ít nhất hai bản sao của ảnh. Ngoài ổ cứng ngoài, tôi lưu trữ ảnh trên Dropbox và/hoặc iCloud. Google Photos cũng là một lựa chọn tốt, cũng như một số giải pháp lưu trữ đám mây tập trung vào quyền riêng tư khác. Đây là nguyên tắc vàng để bảo vệ ảnh khỏi mọi rủi ro.
Việc tổ chức ảnh đòi hỏi thời gian, nhưng không nhiều bằng việc khôi phục những bức ảnh đã mất. Vì điều đó đôi khi là bất khả thi, tôi hiện luôn cố gắng giữ mọi thứ gọn gàng, ngăn nắp. Giờ đây, việc này đã trở thành một phần bình thường trong lịch trình của tôi và ít căng thẳng hơn nhiều so với việc phải sắp xếp lại mọi thứ sau này. Hãy biến việc quản lý ảnh thành một thói quen để bảo vệ những kỷ niệm quý giá của bạn!
