Trong bối cảnh làm việc từ xa (work from home) ngày càng phổ biến, một câu hỏi mà nhiều người lao động đặt ra là liệu công ty có khả năng biết được họ đang làm việc từ đâu hay không. Bản thân tôi, trước một chuyến đi đến Mexico, cũng từng trăn trở về việc liệu sếp có phát hiện ra tôi đang làm việc trên bãi biển thay vì ở văn phòng không. Nỗi lo về quyền riêng tư và khả năng bị giám sát khi làm việc từ xa là hoàn toàn chính đáng, đặc biệt khi các doanh nghiệp ngày càng áp dụng nhiều công nghệ để quản lý nhân sự.
Bài viết này của Thuthuat360.net sẽ phân tích chi tiết các phương pháp mà một công ty có thể sử dụng để theo dõi vị trí và hoạt động của nhân viên, từ địa chỉ IP cho đến các phần mềm chuyên dụng và dấu hiệu trực quan.
Theo Dõi Địa Chỉ IP Khi Đăng Nhập Mạng Công Ty
Bất kỳ công ty nào có bộ phận IT đều ghi lại mọi địa chỉ IP khi người dùng đăng nhập vào hệ thống mạng của họ. Địa chỉ IP của bạn có liên kết với vị trí địa lý, và mặc dù không thể xác định chính xác vị trí nhà riêng của bạn, nó vẫn có thể cho biết khu vực chung mà bạn đang kết nối. Các tập đoàn lớn, đặc biệt là những nơi xử lý thông tin nhạy cảm, chắc chắn sẽ theo dõi các địa chỉ IP này một cách nghiêm ngặt.
Xác định vị trí địa chỉ IP trên trang web WhatIsMyIP.com
Ngược lại, các công ty nhỏ hơn có thể có các chương trình kiểm tra vị trí đăng nhập của người dùng, nhưng có thể không có quy trình bảo mật mạng đủ chặt chẽ để rà soát từng địa chỉ IP cụ thể. Nếu bạn muốn ẩn địa chỉ IP công khai của mình khi làm việc từ bất cứ đâu, việc sử dụng Mạng riêng ảo (VPN) là điều cần thiết. Một VPN sẽ che giấu địa chỉ IP thực của bạn và khiến nó xuất hiện như thể đang đến từ máy chủ của nhà cung cấp VPN. Điều này cho phép bạn giả lập vị trí ở quốc gia quê nhà, hoặc thậm chí là thành phố/bang cụ thể nếu nhà cung cấp VPN có nhiều máy chủ phân tán. Tuy nhiên, trước khi áp dụng giải pháp này, hãy đảm bảo rằng dịch vụ VPN của bạn hoạt động ổn định, vì không phải tất cả các dịch vụ VPN đều đáng tin cậy.
Theo Dõi Địa Chỉ IP Trong Zoom, MS Teams Và Các Nền Tảng Khác
Ngay cả khi bạn không cần kết nối trực tiếp vào mạng nội bộ của công ty, việc tham gia các cuộc họp trực tuyến qua Zoom hay Microsoft Teams vẫn là điều bắt buộc đối với nhiều người. Mặc dù hầu hết quản trị viên Zoom có thể không quan tâm đến vị trí của người tham gia, nhưng một quản trị viên kỹ tính muốn đảm bảo nhân viên làm việc đúng nơi quy định hoàn toàn có thể kiểm tra thông tin này.
Quản trị viên Zoom có thể dễ dàng xem địa chỉ IP công khai của mọi người dùng đăng nhập vào cuộc họp. Việc truy cập thông tin này rất đơn giản, chỉ cần vào bảng điều khiển (dashboard) và tìm liên kết “IP Usage”. Tình hình tương tự cũng diễn ra với các công cụ cộng tác trực tuyến khác như Microsoft Teams. Quản trị viên mạng có thể thấy địa chỉ IP của bạn khi bạn kết nối với MS Teams của công ty.
Các Chương Trình Giám Sát Nhân Viên
Điều mà nhiều người không biết là có thể có rất nhiều chương trình đang chạy ngầm trên máy tính làm việc của bạn, thu thập một lượng lớn dữ liệu. Nếu bạn đang sử dụng laptop do công ty cấp, gần như chắc chắn có những phần mềm này ẩn mình phía sau, thu thập thông tin như mức độ sử dụng máy tính, năng suất làm việc và tất nhiên, cả vị trí của bạn.
Có một số loại dữ liệu được thu thập có thể khiến sếp bạn nghi ngờ. Đó là lịch sử duyệt web, nội dung email, thao tác gõ phím (keystrokes), bản ghi màn hình, thời gian dành cho các tác vụ cụ thể và vị trí địa lý. Ngay cả khi công ty không quá lo lắng về việc bạn truy cập mạng ở thành phố của mình rồi đột nhiên xuất hiện ở một quốc gia xa xôi, họ vẫn có thể nghi ngờ khi kết hợp sự thiếu hoạt động của bạn với các truy vấn tìm kiếm về nhà hàng ngon nhất ở một địa điểm du lịch. Để kiểm tra xem công ty bạn có sử dụng các chương trình này không, bạn có thể thử mở Task Manager (trên Windows) hoặc Activity Monitor (trên macOS) và tìm kiếm các phần mềm giám sát nhân viên phổ biến như Hubstaff hoặc ActivTrak.
Nội Dung Tin Nhắn Và Mạng Xã Hội
“Miệng hại thân” – câu nói này rất đúng trong trường hợp này. Bạn có thể thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa trên thế giới, nhưng nếu đồng nghiệp của bạn tiết lộ thông tin qua Slack hay Teams, mọi nỗ lực đều trở nên vô nghĩa. Nếu bạn có ý định đi khỏi thành phố mà không có sự cho phép của công ty, tốt nhất là nên giữ bí mật với càng ít người càng tốt. Ngay cả khi bạn trò chuyện qua tin nhắn trực tiếp (direct message), quản trị viên vẫn có thể truy cập các tin nhắn này.
Kênh công khai Slack với các cuộc hội thoại theo luồng
Ngoài việc không nói cho ai trong văn phòng biết, tốt nhất bạn nên tránh đăng tải bất cứ điều gì lên mạng xã hội. Điều này có thể khó khăn, nhưng nếu bạn muốn có việc làm khi quay về sau kỳ nghỉ “làm việc từ xa” của mình, hãy kiềm chế việc đăng ảnh selfie mặc đồ bơi.
Quản Lý Thiết Bị Di Động (MDM)
Các công ty lớn thường sở hữu hàng nghìn thiết bị. Với sự gia tăng của hình thức làm việc từ xa, các doanh nghiệp có xu hướng dựa vào Quản lý Thiết bị Di động (MDM) để theo dõi tất cả những thiết bị này. Để kiểm kê, quản lý và bảo vệ tài sản công nghệ của mình, công ty bạn có thể đang sử dụng MDM.
Quản trị viên IT của bạn có thể nhận được cảnh báo khi một thiết bị của công ty “ping” từ một khu vực đáng ngờ. Nếu công ty không có chi nhánh hay hoạt động kinh doanh gì ở Mexico, nhưng thiết bị của bạn lại đang được định vị cách văn phòng hàng nghìn kilomet, nó có thể bị gắn cờ là bị đánh cắp và bị khóa từ xa.
Dấu Hiệu Trực Quan Từ Môi Trường Xung Quanh
Trường hợp của tôi, quản lý chắc chắn sẽ nhận ra điều gì đó bất thường nếu tôi sống ở Connecticut nhưng lại có cây cọ ở phía sau trong cuộc gọi Zoom. Trước khi bật camera, hãy đảm bảo làm mờ hoặc sử dụng phông nền ảo. Công ty của bạn có thể không cần đến các công cụ phức tạp để nhận ra bạn đang làm việc ở nước ngoài. Đừng để phông nền Zoom hay trang phục của bạn “tố cáo” vị trí làm việc từ xa của mình.
Kết luận
Việc các công ty có thể theo dõi vị trí và hoạt động của nhân viên làm việc từ xa là một thực tế trong kỷ nguyên công nghệ hiện nay. Từ việc kiểm tra địa chỉ IP, sử dụng các phần mềm giám sát chuyên dụng, đến việc phân tích dữ liệu từ các ứng dụng cộng tác như Zoom hay Teams và thậm chí cả những dấu hiệu trực quan trong môi trường xung quanh bạn, mọi thứ đều có thể cung cấp thông tin cho nhà tuyển dụng. Để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân khi làm việc từ xa, hãy cân nhắc sử dụng VPN đáng tin cậy, hạn chế chia sẻ thông tin cá nhân trên các kênh nội bộ và mạng xã hội, đồng thời luôn cẩn trọng với môi trường xung quanh khi tham gia các cuộc họp trực tuyến. Việc nắm rõ những phương pháp theo dõi này sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc quản lý thông tin cá nhân và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng tư.
Tìm hiểu thêm về các mẹo bảo mật và quyền riêng tư hữu ích khác trên Thuthuat360.net để làm chủ công nghệ!
