Trong thời đại công nghệ số bùng nổ, không ít người trong chúng ta đang phải đối mặt với một vấn đề chung: sự lộn xộn của vô vàn thiết bị, phụ kiện và dây cáp. Từ những chiếc điện thoại cũ, tai nghe không dây, bộ sạc đủ loại cho đến ống kính máy ảnh hay các thiết bị ngoại vi, chúng có xu hướng tích tụ nhanh chóng, biến bàn làm việc hay không gian sống trở thành một “mớ bòng bong” khó kiểm soát. Tình trạng này không chỉ gây mất thẩm mỹ mà còn làm giảm đáng kể hiệu suất làm việc, tiêu tốn thời gian tìm kiếm đồ đạc và gây ra cảm giác căng thẳng. Để giải quyết triệt để vấn đề này, việc áp dụng một quy trình sắp xếp thiết bị công nghệ có hệ thống là vô cùng cần thiết. Bài viết này, dựa trên kinh nghiệm thực tế, sẽ chia sẻ những bước đi cụ thể và mẹo hay giúp bạn tổ chức đồ công nghệ của mình một cách khoa học, hiệu quả, biến không gian lộn xộn thành một khu vực làm việc gọn gàng, tiện nghi và truyền cảm hứng.
1. Đặt mục tiêu rõ ràng và xây dựng giải pháp hiệu quả
Trước khi bắt tay vào bất kỳ công việc tổ chức nào, việc lập kế hoạch chi tiết luôn là bước khởi đầu quan trọng. Giống như việc xây dựng một ngôi nhà, bạn cần có bản thiết kế trước khi đặt viên gạch đầu tiên. Tôi thường hình dung trước những vật dụng cần sắp xếp và những vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh.
Để lập kế hoạch, tôi thường sử dụng Obsidian để ghi lại các mục tiêu, những thách thức có thể gặp phải và phương án giải quyết chúng. Cách làm này giúp tôi giải quyết các vấn đề nhỏ ngay từ đầu, đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Đồng thời, nó cũng giúp bạn có cái nhìn tổng thể, kịp thời điều chỉnh kế hoạch trước khi quá muộn.
Trong trường hợp của tôi, các mục tiêu khá đơn giản:
- Giảm thiểu sự lộn xộn về mặt thị giác và tăng khả năng tiếp cận bàn làm việc.
- Xác định một vị trí cố định cho mọi thứ thay vì không biết đặt chúng ở đâu.
- Giảm tối đa thời gian tìm kiếm đồ đạc.
Trong quá trình đặt mục tiêu, tôi nhận ra một vài thách thức cần giải quyết:
- Các vật dụng thường xuyên sử dụng có thể gây khó chịu khi phải cất đi và lấy ra liên tục.
- Tôi có rất nhiều thiết bị công nghệ từ nhiều ngóc ngách khác nhau, vì vậy cần tìm cách phân loại chúng hiệu quả.
- Không thể sử dụng hộp sâu vì tôi không muốn đồ đạc chất chồng lên nhau, gây khó khăn khi tìm kiếm và có thể làm hỏng các vật dụng mỏng manh.
Sau một thời gian suy nghĩ, tôi đã tìm ra những giải pháp cho các vấn đề trên:
- Giữ một chiếc hộp nhỏ gần bàn làm việc cho các vật dụng thường xuyên sử dụng và trả chúng về đúng vị trí vào cuối ngày.
- Phân loại thiết bị theo kích thước và hình dạng: thiết bị lớn, thiết bị nhỏ, sau đó là phụ kiện và các bộ phận kèm theo.
- Dọn trống chiếc tủ sắt bên cạnh bàn làm việc của tôi – nó có các ngăn kéo nông và dễ tiếp cận.
Tôi cố gắng không làm mọi thứ trở nên quá phức tạp, vì điều đó rất dễ khiến bản thân bị choáng ngợp và khiến công việc trở nên lớn hơn vẻ ngoài của nó. Điều quan trọng là tạo ra một khung sườn đơn giản và dễ thực hiện. Bạn vẫn sẽ gặp phải những vấn đề nhỏ trong quá trình sắp xếp, nhưng bạn sẽ thấy hài lòng vì đã có một kế hoạch cụ thể và đã giải quyết được hầu hết các vấn đề rõ ràng trước khi bắt đầu thực hiện.
2. Thu thập và đánh giá mọi thiết bị trước khi sắp xếp
Trước khi bạn bắt đầu sắp xếp và cất giữ mọi thứ, hãy lấy một chiếc hộp lớn và bỏ vào đó tất cả những vật dụng không ở đúng vị trí của chúng. Đó có thể là những sợi cáp nằm rải rác, bộ sạc, điện thoại dự phòng, ống kính, tai nghe, pin và nhiều thứ khác; hãy đặt tất cả vào một chiếc hộp lớn và quan sát chúng – điều này giúp bạn có cái nhìn tổng thể và thậm chí có thể tìm ra cách phân loại chúng hiệu quả hơn.
Ở giai đoạn này, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về nhiệm vụ phía trước. Bạn có thể nhận ra rằng mình muốn thay đổi một vài điều so với kế hoạch ban đầu, và điều đó hoàn toàn bình thường. Mục đích của việc thu thập mọi thứ là để hình dung sâu hơn. Nếu bạn chỉ bắt đầu đặt đồ đạc vào vị trí mà không có hệ thống, bạn sẽ lại rơi vào tình trạng lộn xộn mà không có cách nào giữ mọi thứ gọn gàng lâu dài.
Thiết bị công nghệ được tập hợp trong một chiếc hộp lớn
Ở phía bên trái của chiếc hộp là những vật dụng tôi quyết định bán và cho đi để không gian của mình bớt lộn xộn hơn nữa. Tôi đã thay thế bộ Scarlett Solo và AT-2020 cồng kềnh của mình bằng một chiếc Rode VideoMic Go II linh hoạt và đơn giản hơn. Việc này giúp biến nhiều món đồ thành một mà không làm giảm chất lượng. Tôi cũng có thể sử dụng nó với máy ảnh hoặc điện thoại, tăng tính di động – điều mà bộ thiết bị ghi âm cũ của tôi không thể làm được.
3. Thiết lập không gian lưu trữ chuyên dụng
Ngăn kéo tủ trống sẵn sàng cho việc sắp xếp thiết bị công nghệ
Bây giờ bạn đã thu thập mọi thứ cần sắp xếp, nhưng vẫn chưa đến lúc đặt chúng vào vị trí. Đây là lúc chuẩn bị “ngôi nhà” cho chúng. Nếu bạn đã có một không gian trống để đặt đồ, thì thật tuyệt. Tuy nhiên, tôi có ý định tận dụng chiếc tủ sắt mà máy tính của tôi đang đặt trên đó để biến nó thành một không gian đa năng hơn. Rất có thể bạn cũng có một không gian có thể được tái sử dụng để trở nên hữu ích hơn – nó hoàn toàn miễn phí và sẽ khiến không gian của bạn trở nên ý nghĩa hơn khi nó phục vụ một mục đích rõ ràng hơn.
Trong trường hợp của tôi, tôi đã dọn trống các ngăn kéo. Tôi khá hài lòng với ngăn kéo trên cùng vì nó chứa đầy những vật dụng phi công nghệ quan trọng mà tôi cần tiếp cận dễ dàng. Tuy nhiên, mỗi ngăn kéo bên dưới đều là một mớ hỗn độn ngẫu nhiên gồm dây cáp, phụ kiện và những thứ tương tự. Tôi đã đặt những thứ đó vào thùng rác trong giai đoạn thu thập. Trong thời gian này, tôi cũng tìm thấy những thứ mình muốn đặt vào một “kho lưu trữ” ở ngăn kéo dưới cùng để không phải bận tâm về chúng trong giai đoạn sắp xếp.
4. Sắp xếp và bố trí có chủ đích
Một chút tiết lộ: tôi thực sự đã phát hiện ra rằng 90% số thiết bị công nghệ mà tôi muốn sắp xếp thực sự vừa vặn trong một ngăn kéo duy nhất. Tôi đã rất ngạc nhiên về mức độ hiệu quả của việc sắp xếp có chủ đích.
Phân loại theo tần suất sử dụng và hình dạng
Ngăn kéo “công nghệ” chính này là nơi tôi đặt cáp, phụ kiện công nghệ, pin, thiết bị lưu trữ, v.v. Tôi đã phân loại mớ dây cáp lộn xộn bằng các túi zip và dán nhãn bằng bút dạ không phai. Sau đó, tôi sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên sử dụng, bất kể tầm quan trọng. Nếu nó quan trọng nhưng hiếm khi được sử dụng, nó sẽ nằm ở phía sau – càng thường xuyên cần đến, nó càng nằm gần phía trước.
Toàn cảnh ngăn kéo công nghệ được sắp xếp gọn gàng với các loại cáp, bộ sạc và phụ kiện
Ở phía sau, hoặc phần bên trái nhất của hình ảnh, là các túi cáp mà tôi quyết định giữ lại. Di chuyển sang phải, bạn có thể thấy các vật thể có hình dạng tương tự được đặt nghiêng theo hàng: các phụ kiện ống kính máy ảnh hình trụ, bộ sạc hình chữ nhật và một hộp nhỏ chứa nhiều thứ nhỏ khác nhau như pin, thẻ SD, v.v. Tôi đã được truyền cảm hứng từ cách sắp xếp kiểu giá sách. Việc lấy đồ từ các khe như thế này dễ dàng hơn nhiều so với việc chúng bị chất chồng lên nhau.
Hầu hết các loại cáp tôi có là cáp USB-C. Mặc dù hầu hết chúng được đựng trong túi, tôi đã chọn một vài sợi cáp USB-C có khả năng sạc nhanh hoặc truyền dữ liệu để đặt ở phía trước, giúp dễ dàng tiếp cận.
Các mẹo tối ưu không gian hiệu quả
Các thiết bị công nghệ được xếp chồng lên nhau một cách hợp lý để tối ưu không gian
Như bạn có thể thấy, tôi đã sử dụng một trong những túi cáp làm vách ngăn. Tôi nhận thấy rằng không gian phía trên hoàn hảo cho các vật dụng thường xuyên sử dụng. Các vật dụng như Rode VideoMic Go II, hub USB Anker và máy đo laser Xiaomi (những thiết bị này vừa vặn một cách hài lòng vào các vị trí đó và sẽ không bị di chuyển). Việc các vật dụng được xếp chồng lên nhau có thể mâu thuẫn với điều tôi đã nói trước đó, nhưng tôi có nhiều khả năng sử dụng những thứ ở trên hơn là những thứ ở dưới.
Ngăn bí mật chứa ví lạnh Trezor và các loại cáp ít dùng
Một điều khác tôi thích là ngăn bí mật trong hình ảnh trên. Bên dưới hộp pin máy ảnh là nửa còn lại của hộp chứa các vật dụng hiếm khi được sử dụng – hoặc những thứ tôi muốn cất giấu như ví lạnh Trezor của tôi. Nó cũng chứa một số sợi cáp rất ngắn mà tôi không có khả năng sử dụng trong hầu hết các trường hợp.
Sau tất cả, tôi còn lại hai ngăn kéo trống. Một ngăn, tôi đã chất đầy những thứ lớn hơn mà tôi ít khi dùng, như các bộ điều khiển, một bàn phím và chuột dự phòng, và chiếc PSP của tôi. Thậm chí tôi không cần một chiếc hộp để cất giữ vì rất dễ để đặt mọi thứ trở lại vị trí cũ với cách sắp xếp này.
Tôi đã đạt được ba mục tiêu chính của mình nhưng không ngờ lại có thêm không gian lưu trữ mặc dù giờ đây tôi có thể cất giữ nhiều thứ hơn. Phần thưởng bổ sung này khiến mọi nỗ lực của tôi trở nên xứng đáng hơn rất nhiều, và tôi hy vọng nó cũng sẽ đáng giá với thời gian của bạn!
