Từng có những buổi sáng của tôi bắt đầu bằng hàng tá email dồn dập và một danh sách công việc cần làm bị chệch hướng. Rồi tôi quyết định dừng lại. Giờ đây, những giờ tĩnh lặng trước buổi trưa hoàn toàn thuộc về tôi – và tôi hoàn thành công việc nhiều hơn bao giờ hết. Thay đổi thói quen kiểm tra email vào buổi sáng đã mang lại những lợi ích bất ngờ, giúp tôi quản lý công việc hiệu quả hơn, giảm bớt căng thẳng và đạt được sự tập trung cao độ chưa từng có. Đây không chỉ là một thay đổi nhỏ mà là một cuộc cách mạng trong cách tôi tiếp cận công việc và cuộc sống.
Những thay đổi bất ngờ sau khi áp dụng thói quen mới
Khi bắt đầu thử nghiệm không kiểm tra email trước buổi trưa, tôi kỳ vọng sẽ nhận được một số lợi ích như tăng khả năng tập trung. Tuy nhiên, nhiều thay đổi khác lại khiến tôi vô cùng ngạc nhiên và nhận ra giá trị thực sự của việc kiểm soát luồng thông tin.
1. Ít phản ứng hơn
Kiểm tra email ngay khi bắt đầu ngày mới có tác động tương tự như việc tôi từng làm khi đọc thông báo điện thoại. Thay vì hoàn thành các nhiệm vụ thiết yếu giúp tôi tiến gần hơn đến mục tiêu, tôi thường thấy mình trong trạng thái phản ứng. Tôi quan tâm đến việc dập lửa hơn là đặt nền móng cho bất cứ điều gì có ý nghĩa. Việc này khiến tôi bị cuốn vào vòng xoáy của những yêu cầu tức thời, bỏ qua những công việc quan trọng cần sự tập trung cao độ để phát triển.
Hộp thư Gmail với nhiều email chưa đọc, thể hiện sự quá tải và cần quản lý email hiệu quả
Nhiều email thực sự không khẩn cấp như tôi nghĩ. Ngay cả khi ai đó yêu cầu tôi phản hồi càng sớm càng tốt, số lần tôi thực sự cần làm như vậy có thể đếm trên đầu ngón tay. Ngoài việc không hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào mình đã đặt ra, tôi còn trở nên khó chịu với người khác. Bởi vì tôi không còn kiểm tra email trước buổi trưa, tôi ít phản ứng hơn nhiều khi cuối cùng mở hộp thư đến của mình, tôi có thể tiếp cận mọi tin nhắn một cách logic và bình tĩnh hơn.
2. Giảm lo lắng đáng kể
Tôi luôn lo lắng mình sẽ bỏ lỡ điều gì đó quan trọng nếu không kiểm tra email vào buổi sáng. Ví dụ, đôi khi tôi sợ ai đó muốn tuyển dụng tôi cho một công việc mà tôi mong muốn, nhưng nếu tôi không phản hồi tin nhắn ngay lập tức, nhà tuyển dụng sẽ quên tôi và giao vị trí đó cho người khác. Nỗi sợ hãi này tạo ra một áp lực vô hình, khiến tôi luôn cảm thấy bất an và căng thẳng, dù thực tế không có gì xảy ra.
Kể từ khi tôi ngừng kiểm tra email vào buổi sáng, tôi nhận ra những lo lắng đó không có thật. Tôi vẫn được tuyển dụng vào những công việc thú vị, và trái với những gì tâm trí tôi cố gắng nói, tôi không hề làm mất lòng những người quan trọng. Khi ít lo lắng hơn, tôi thấy dễ dàng hơn nhiều để tiếp tục giảm căng thẳng và xây dựng thói quen email lành mạnh. Việc giải phóng bản thân khỏi gánh nặng email sớm giúp tôi bắt đầu ngày mới với tâm lý thoải mái và tích cực hơn.
3. Hiệu quả công việc vượt trội
Một trong những lý do lớn nhất khiến tôi muốn đặt ra giới hạn với email là vì tôi thường xuyên bị xao nhãng khỏi công việc. Tôi luôn muốn làm việc năng suất và có những mục tiêu lớn, và tôi nhận thấy thói quen công nghệ của mình – bao gồm cả việc kiểm tra email – đang cản trở tiến độ của tôi. Việc liên tục bị gián đoạn bởi thông báo email khiến tôi khó lòng duy trì sự tập trung, ảnh hưởng đến chất lượng và tốc độ hoàn thành công việc.
Tôi làm việc năng suất hơn rất nhiều sau khi không kiểm tra email vào buổi sáng. Tôi hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ thiết yếu của mình trước bữa trưa, điều này khiến tôi cảm thấy thư giãn hơn trong phần còn lại của ngày. Một lợi ích phụ khác là tôi cảm thấy có được một sự hoàn thành đáng kể, điều này thúc đẩy tôi tiếp tục. Thậm chí, tôi dám nói rằng việc không kiểm tra email vào buổi sáng đã có tác dụng lớn hơn bất kỳ ứng dụng tăng năng suất làm việc từ xa hay công cụ tương tự nào khác.
Bàn làm việc với chuột không dây, tượng trưng cho không gian làm việc tối ưu năng suất và sự tập trung cao độ
4. Khơi nguồn sáng tạo
Ít phản ứng, năng suất hơn và ít lo lắng hơn là một bộ ba mạnh mẽ. Khi kết hợp lại, chúng đã tạo ra sự khác biệt lớn trong khả năng sáng tạo của tôi. Khi tôi hòa mình vào những suy nghĩ của riêng mình vào buổi sáng và thực hiện công việc có ý nghĩa, tôi nghĩ ra vô số ý tưởng mới mỗi ngày. Thực tế, tôi có một số ghi chú với hơn một trăm ý tưởng cho các dự án sáng tạo khác nhau của mình.
Nếu tôi hoàn thành công việc quan trọng của mình trước buổi trưa, tôi vẫn không kiểm tra email. Thay vào đó, tôi có thể đi dạo, động não hoặc viết nhật ký. Bằng cách để bộ não mình tự do suy nghĩ, tôi thường phát triển thêm nhiều ý tưởng hơn nữa. Điều này cho thấy rằng việc loại bỏ sự xao nhãng từ email không chỉ giúp tăng năng suất mà còn mở ra không gian cho tư duy đột phá và sáng tạo.
iPad đang chạy ứng dụng Adobe Photoshop và Lightroom, minh họa cho việc sử dụng công nghệ hỗ trợ sự sáng tạo trong công việc
Ngoài việc tạo ra ý tưởng, việc không kiểm tra email vào buổi sáng có nghĩa là tôi có nhiều năng lượng hơn cho các nhiệm vụ thiết yếu trong ngày. Vì vậy, tôi có thể cống hiến hết mình và tìm thấy những khoảng trống để thử những điều mới mẻ.
5. Cuộc sống bớt vội vàng hơn
Vì tôi lớn lên ở một thành phố lớn, tôi nghĩ rằng bận rộn là trạng thái mặc định của con người. Nhưng sau khi chuyển đến một nơi ít hỗn loạn hơn, tôi bắt đầu không thích cái cảm giác mà tôi chỉ có thể mô tả là liên tục chạy đua với thời gian, như thể đang vội vã chạy theo một chuyến tàu. Tôi không nhận ra thói quen kiểm tra email đã góp phần lớn như thế nào vào cảm giác đó cho đến khi tôi tạm rời xa chúng.
Tôi cảm thấy mình có nhiều thời gian hơn. Kết quả là tôi thư thái hơn, điều này mang lại cho tôi sự tự tin rằng tôi sẽ hoàn thành mọi thứ trong danh sách công việc cần làm của mình. Đây là một sự thay đổi tâm lý quan trọng, giúp tôi tiếp cận ngày làm việc một cách chủ động và có kiểm soát hơn.
Ngoài việc không kiểm tra email, việc giảm số lượng công việc trong danh sách to-do của tôi cũng đã giúp ích rất nhiều. Việc có một danh sách những “việc không làm” có thể mang lại hiệu quả tương tự, giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng.
Bí quyết giúp bạn “cai” kiểm tra email trước buổi trưa
Tôi rất muốn nói rằng tôi đã ngừng kiểm tra email một ngày và không bao giờ quay lại thói quen cũ. Tuy nhiên, tôi sẽ nói dối. Hành trình để đạt được điểm này rất lộn xộn và mất vài tháng; một vài điều lớn đã tạo ra sự khác biệt lớn nhất. Đây là những bí quyết đã giúp tôi thành công trong việc thay đổi thói quen này.
1. Áp dụng kỹ thuật Time-Blocking buổi sáng
Mặc dù time-blocking không hiệu quả với tôi trong hầu hết các trường hợp, tôi vẫn lên lịch một số khoảng thời gian làm việc sâu (deep work) vào sáng sớm. Tôi dành hai giờ không bị gián đoạn sau khi thức dậy để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày, và tôi không được phép làm bất cứ điều gì – kể cả ăn sáng – cho đến khi khoảng thời gian này kết thúc.
Lịch biểu hiển thị các khối thời gian làm việc sâu (deep work) được chặn, thể hiện kỹ thuật time-blocking để tăng năng suất
Một khi khối thời gian của tôi kết thúc, tôi sẽ ăn uống và đi tập thể dục trước khi tiếp tục công việc vào buổi chiều. Chỉ sau đó tôi mới kiểm tra email. Mặc dù tôi có nhiều sự linh hoạt hơn vì tôi làm việc từ xa, bạn vẫn có thể ít nhất hoàn thành công việc quan trọng ngay khi thức dậy. Bất kỳ ứng dụng lịch nào cũng phù hợp để chặn thời gian làm việc sâu vào buổi sáng của bạn. Bắt đầu với 30 phút và tăng dần khi bạn cảm thấy thoải mái hơn. Một khi bạn nhận được kết quả, bạn sẽ không còn cảm thấy muốn kiểm tra email vào buổi sáng nữa.
2. Sử dụng ứng dụng chặn trang web và ứng dụng (App Blocker)
Sức mạnh ý chí là có hạn, và tôi thà loại bỏ sự xao nhãng còn hơn là cố gắng chống lại nó. Tôi khuyên bạn cũng nên làm tương tự đối với bất kỳ ai đang cố gắng xây dựng thói quen “không kiểm tra email vào buổi sáng”. Cách dễ nhất để dừng thói quen này là sử dụng ứng dụng chặn trang web và/hoặc ứng dụng.
Tôi sử dụng Cold Turkey để chặn email của mình ngay khi bắt đầu ngày mới và bất kỳ trang web hoặc ứng dụng nào khác có thể làm tôi xao nhãng. Phiên bản miễn phí khá tốt, nhưng tôi khuyên bạn nên trả phí một lần để có phiên bản đầy đủ. Sau đó bạn có thể lên lịch các khối chặn của mình. Đây là một công cụ công nghệ cực kỳ hữu ích để đảm bảo kỷ luật trong việc quản lý thời gian và nâng cao năng suất.
Giao diện ứng dụng Cold Turkey đang chặn các ứng dụng gây xao nhãng, một công cụ hữu ích để quản lý email và tăng cường tập trung
3. Đăng xuất và xóa bộ nhớ đệm
Việc tạo ra ma sát trên con đường của bất kỳ thói quen nào bạn muốn dừng lại là rất quan trọng để hạn chế sự cám dỗ. Một trong những cách độc đáo nhất để làm như vậy là đăng xuất khỏi tài khoản email của bạn và xóa bộ nhớ đệm. Tôi thậm chí còn xóa thông tin đăng nhập email của mình khỏi bất kỳ trình quản lý mật khẩu nào tôi sử dụng (tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn ghi lại chúng ở đâu đó!).
Chỉ những điều này thôi sẽ không ngăn bạn truy cập tài khoản email của mình, nhưng chúng khiến việc đăng nhập trở nên khó khăn hơn. Nếu bạn giống tôi, bạn có thể truy cập email của mình thường xuyên hơn vì bạn có thể thấy hộp thư đến ngay lập tức. Những giây phút chờ đợi đó là đủ để bạn suy nghĩ lại.
Email là một phần không thể tránh khỏi của cuộc sống hiện đại, nhưng việc quản lý chúng một cách thông minh là vô cùng quan trọng. Việc thiết lập các ranh giới – như không nhìn vào hộp thư đến của tôi vào buổi sáng – đã thực sự thay đổi cuộc sống của tôi. Dù bạn đang đi học hay đi làm, tôi khuyên bạn nên làm tương tự nếu có thể; nếu không thể, hãy tìm một sự cân bằng phù hợp với mình. Việc này không chỉ giúp bạn tăng năng suất công việc mà còn góp phần xây dựng một lối sống cân bằng, ít căng thẳng hơn. Hãy thử nghiệm và cảm nhận sự khác biệt mà một thói quen tưởng chừng nhỏ bé này mang lại!
