Notion, một công cụ không gian làm việc linh hoạt, đã trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều cá nhân và đội nhóm nhờ phiên bản miễn phí giàu tính năng. Tuy nhiên, liệu gói nâng cấp Notion Plus có thực sự tạo ra sự khác biệt lớn và xứng đáng với chi phí bỏ ra? Với kinh nghiệm sử dụng Notion sâu rộng trong các quy trình làm việc phức tạp, chúng tôi khẳng định rằng việc nâng cấp lên gói Notion Plus có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn quản lý công việc và dự án. Đây không chỉ là một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư mang lại giá trị vượt trội, giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất và tiết kiệm thời gian đáng kể. Hãy cùng thuthuat360.net khám phá 6 lý do cốt lõi khiến Notion Plus trở thành một công cụ không thể thiếu cho những ai muốn nâng tầm trải nghiệm làm việc số của mình.
6 Lý Do Notion Plus Là Khoản Đầu Tư Xứng Đáng
Notion Plus không chỉ mở khóa những tính năng cơ bản mà còn cung cấp các công cụ mạnh mẽ, giải quyết triệt để những hạn chế của phiên bản miễn phí và đưa khả năng quản lý công việc của bạn lên một tầm cao mới.
1. Tự Động Hóa Mạnh Mẽ, Quản Lý Bảng Dữ Liệu Lớn Hiệu Quả
Phần lớn công việc của tôi trong Notion thường lặp đi lặp lại, đặc biệt khi theo dõi các nhiệm vụ với trạng thái thay đổi liên tục. Phiên bản miễn phí không hỗ trợ tính năng tự động hóa, buộc tôi phải cập nhật thủ công trạng thái nhiệm vụ trong bảng và các trường liên quan. Với Notion Plus, việc quản lý những nhiệm vụ này trở nên vô cùng dễ dàng. Chỉ cần thay đổi một trường thả xuống, mọi thông tin liên quan sẽ tự động được cập nhật.
Bảng Notion hiển thị dự án Asana được đồng bộ hóa với các trường trạng thái được tự động cập nhật
Ví dụ, tôi có một bảng Notion để theo dõi trạng thái tất cả các bài viết mà tôi thực hiện cho MakeUseOf. Khi tôi hoàn thành việc lên ý tưởng hoặc viết một bài, tôi chỉ cần cập nhật thuộc tính trạng thái trong bảng, và các thuộc tính khác sẽ tự động cập nhật theo. Notion Plus còn cho phép thiết lập các tự động hóa theo lịch trình cho các quy trình làm việc định kỳ.
Nhìn chung, tính năng tự động hóa này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và làm cho việc theo dõi công việc trong Notion dễ dàng hơn nhiều so với việc phải cập nhật thủ công từng thuộc tính mỗi khi tôi đề xuất, gửi hoặc chỉnh sửa một nhiệm vụ. Trước khi nâng cấp lên gói Plus, tôi thường gặp khó khăn trong việc quản lý các bảng Notion khi khối lượng công việc trở nên bận rộn.
2. Không Giới Hạn Khối (Blocks) và Khách Mời – Mở Rộng Không Gian Cộng Tác
Các khối (blocks) trong Notion là những thành phần cơ bản bạn đặt trên một trang để thực hiện các tác vụ cụ thể, bao gồm danh sách việc cần làm, hộp kiểm, nội dung nhúng, và thậm chí là các đoạn văn bản. Phiên bản miễn phí của Notion giới hạn 1.000 khối nếu bạn chia sẻ trang của mình với người khác, điều này gây ra vấn đề lớn đối với các dự án cộng tác mà tôi thường theo dõi trong Notion.
Gói Notion Plus loại bỏ hoàn toàn giới hạn này, cung cấp cho bạn không giới hạn số lượng khối và cho phép mời tối đa 100 khách truy cập vào các trang của bạn. Mặc dù tôi không chia sẻ trang của mình với nhiều người đến vậy, nhưng việc có không giới hạn khối trong không gian làm việc chung đồng nghĩa với việc các thành viên trong nhóm của tôi có thể xây dựng các trang, cơ sở dữ liệu và công cụ theo dõi khổng lồ mà không cần lo lắng về việc hết không gian trên một tài liệu dài.
Một ví dụ điển hình là việc theo dõi tài liệu cho các trang web mà tôi đang phát triển. Các tài liệu này được chia sẻ giữa ba đến bốn thành viên trong nhóm, những người làm việc trên các phần riêng lẻ trong một trang bao gồm thiết kế, mã hóa backend, tài liệu phía máy khách, v.v.
Với Notion Plus, tôi có thể tổ chức thông tin về mọi trang web, từ thiết kế đến tài liệu mã, trên một trang duy nhất và chia sẻ nó với các thành viên trong nhóm. Điều này giúp việc cộng tác dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều, hoàn toàn biện minh cho mức giá khoảng 10 USD của gói đăng ký.
Bạn cũng nhận được tính năng tải lên tệp không giới hạn, với mỗi tệp tải lên riêng lẻ bị giới hạn ở 5GB. Điều này là quá đủ để tạo một bộ sưu tập tài liệu, tài sản kỹ thuật số, tệp mã và văn bản, cùng mọi thứ tôi cần liên quan đến một dự án cụ thể trên một trang Notion duy nhất.
3. Trực Quan Hóa Tiến Độ Dự Án Ấn Tượng
Notion Plus cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như biểu đồ đường, cột và biểu đồ tròn (donut). Kết hợp với các tính năng tự động hóa, điều này giúp việc theo dõi tiến độ dự án trở nên cực kỳ dễ dàng. Bạn có thể dễ dàng thiết lập tỷ lệ phần trăm hoàn thành nhiệm vụ và xem tổng quan tiến độ của toàn bộ dự án chỉ trong nháy mắt.
Giao diện Notion hiển thị bảng cơ sở dữ liệu với các thanh tiến độ trực quan hóa mức độ hoàn thành công việc và dự án
Mặc dù bạn cũng có thể làm điều này trong phiên bản miễn phí của Notion, nhưng sẽ tốn nhiều công sức hơn để theo dõi tiến độ một cách chính xác. Sử dụng thuộc tính “relation” và “rollup” là cách dễ nhất để thực hiện. Ví dụ, bạn có thể tính toán mức độ hoàn thành của một dự án bằng cách sử dụng thuộc tính “rollup” được liên kết với các hộp kiểm theo dõi từng mục tiêu riêng lẻ.
Việc trực quan hóa tiến độ của bạn mang lại nhiều lợi ích hơn là chỉ cho bạn biết một dự án đã đi được bao xa. Các chỉ báo trực quan về tiến độ giúp dễ dàng ưu tiên nhiệm vụ và phân bổ nguồn lực vào đúng lĩnh vực, làm cho bạn có trách nhiệm hơn và giúp bạn thấy được tiến độ theo thời gian thực.
4. Lịch Sử Phiên Bản Trang Kéo Dài – An Tâm Làm Việc
Bạn đã bao giờ ước muốn quay lại một phiên bản tài liệu cũ nhưng nhận ra nó quá cũ và chương trình bạn đang sử dụng không lưu giữ lịch sử lâu đến vậy? Notion Plus giải quyết vấn đề đó.
Với gói đăng ký Plus, bạn sẽ có 30 ngày lịch sử phiên bản trên các trang Notion của mình, so với chỉ bảy ngày được cung cấp trên phiên bản miễn phí. Điều này có nghĩa là bạn có thể khôi phục trang của mình về một phiên bản cũ hơn trong vòng tối đa 30 ngày.
Màn hình Notion hiển thị lịch sử các phiên bản của một trang, cho phép người dùng xem và khôi phục các thay đổi
Đối với tôi, sự tiện lợi lớn nhất mà tính năng này mang lại là sự an tâm. Tôi có thể làm việc mà không phải lo lắng về việc vô tình xóa nội dung của một trang và chia sẻ trang với các thành viên trong nhóm hoặc khách mà không căng thẳng khi có ai đó vô tình xóa một đoạn văn hoặc bảng quan trọng.
Điều này cũng giúp theo dõi tiến độ và sự phát triển của tài liệu theo thời gian. Tôi thường xuyên xem lại các phiên bản trang mới và cũ để xem một dự án cụ thể đã tiến triển đến đâu. Tôi cũng sử dụng tính năng này để theo dõi và so sánh cách các đoạn mã nhỏ mà tôi viết phát triển theo thời gian và liệu một phiên bản trước đó có hoạt động tốt hơn phiên bản hiện tại hay không. Giá trị của công việc có thể bị mất nếu không có lịch sử phiên bản mở rộng lớn hơn nhiều so với chi phí đăng ký đối với tôi.
5. Vô Số Cơ Sở Dữ Liệu Đồng Bộ – Quản Lý Dữ Liệu Đa Nguồn
Bạn chỉ nhận được một cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa trên gói Notion miễn phí, điều này có thể trở thành vấn đề nếu bạn đang theo dõi nhiều luồng dữ liệu từ các dịch vụ như GitHub và Asana. Gói đăng ký Plus bao gồm không giới hạn cơ sở dữ liệu, có nghĩa là bạn có thể theo dõi bao nhiêu dự án tùy thích và đồng bộ hóa chúng với các dịch vụ bên ngoài.
Các cơ sở dữ liệu này cho phép tôi đồng bộ hóa các vấn đề (issues) và yêu cầu kéo (pull requests) từ các kho lưu trữ GitHub của mình vào Notion và chia sẻ chúng với nhóm của tôi, ngay cả khi họ không có quyền truy cập vào kho lưu trữ. Tất cả những gì tôi cần làm là sao chép và dán liên kết vấn đề hoặc yêu cầu kéo từ GitHub vào các trang Notion của mình, và Notion sẽ tự động xử lý phần còn lại.
Cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa trong Notion, minh họa khả năng kết nối dữ liệu từ các dịch vụ bên ngoài như GitHub hoặc Asana
Tôi có các cơ sở dữ liệu khác nhau trên mỗi trang theo dõi các kho lưu trữ khác nhau từ GitHub, giúp giữ tất cả thông tin về một dự án đang diễn ra trên một trang Notion duy nhất. Giới hạn hàng trong gói đăng ký Plus cũng cao hơn đáng kể (20.000 so với 100 trong gói miễn phí), nghĩa là các kho lưu trữ lớn hơn vẫn hoạt động mà không gặp vấn đề gì.
Tổng thể, tính năng này cho phép bạn quản lý khối lượng công việc cá nhân, kết nối các vấn đề GitHub với các nhiệm vụ, và đề cập đến các phiếu và vấn đề này ở bất cứ đâu trong không gian làm việc Notion của bạn. Bạn thậm chí có thể thiết lập các mối quan hệ tự động giữa các cơ sở dữ liệu được đồng bộ hóa GitHub và Jira, giúp việc theo dõi các yêu cầu kéo và bất kỳ nhiệm vụ hoặc vấn đề nào trong Notion trở nên dễ dàng hơn.
6. Tùy Biến Giao Diện, Nâng Tầm Thương Hiệu Cá Nhân/Doanh Nghiệp
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, gói đăng ký Notion Plus cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các tùy chỉnh trang web. Điều này có nghĩa là bạn có thể đặt trang chủ, tùy chỉnh biểu tượng favicon và bản xem trước khi chia sẻ, sử dụng tiêu đề tùy chỉnh, và nhiều hơn nữa. Những tính năng này đặc biệt hữu ích khi tôi tạo các trang cho khách hàng cần có nhận diện thương hiệu cụ thể và không muốn chúng trông như được ghép lại vội vàng trong một chương trình bên ngoài.
Máy tính bảng hiển thị một trang web được tạo bằng Notion Sites cùng với điện thoại có logo Notion, thể hiện khả năng tùy biến giao diện
Ngoài ra, tôi cũng có thể tinh chỉnh giao diện của các trang Notion của mình và thiết kế chúng đẹp hơn. Mặc dù mất một thời gian để tạo ra một trang đúng ý, nhưng các không gian làm việc được thiết kế tốt có thể tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nếu bạn phải nhìn chằm chằm vào một tài liệu hàng giờ, bạn cũng nên làm cho nó trông đẹp hơn thiết kế mặc định của Notion.
Tôi không làm điều này cho mọi trang mình có, nhưng tôi chắc chắn sử dụng nó đủ để tính năng này tạo ra sự khác biệt. Khi tạo trang cho khách hàng, đây trở thành một tính năng cực kỳ tiện dụng giúp tài liệu của tôi nổi bật và tạo ấn tượng mạnh mẽ.
Kết Luận
Notion Plus thực sự có thể tạo nên điều kỳ diệu nếu bạn sử dụng Notion như một công cụ hàng ngày để ghi chép, theo dõi công việc, tiến độ và các dự án. Các tính năng mà gói này cung cấp giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, điều này cuối cùng sẽ bù đắp cho chi phí đăng ký. Đối với những ai đang tìm kiếm một giải pháp quản lý công việc và dự án toàn diện, mạnh mẽ hơn phiên bản miễn phí, việc nâng cấp lên Notion Plus là một quyết định thông minh.
Hãy cân nhắc những lợi ích vượt trội này và truy cập trang chủ của Notion để tìm hiểu thêm về gói Plus. Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng tầm hiệu suất làm việc của bạn ngay hôm nay!
