Bạn không cần phải làm lộn xộn iPhone hay Mac của mình với vô số ứng dụng mới. Trình quản lý danh sách công việc tốt nhất đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái của Apple – đó là một công cụ mạnh mẽ, hoàn toàn miễn phí và đồng bộ hóa liền mạch trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng tôi đang nói đến ứng dụng Lời nhắc Apple (Apple Reminders). Thay vì tìm kiếm các giải pháp từ bên thứ ba, hãy khám phá lý do vì sao Lời nhắc Apple có thể trở thành trợ thủ đắc lực giúp bạn quản lý công việc và nâng cao năng suất một cách hiệu quả nhất.
1. Tích Hợp Độc Đáo Với Siri
Các ý tưởng và nhiệm vụ thường xuất hiện trong đầu bạn vào những thời điểm không tiện lợi nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập thể dục, hoặc thậm chí là đang tắm. Trong những khoảnh khắc đó, việc dừng lại để gõ chúng ra không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng Lời nhắc chính là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Siri tích hợp Lời nhắc Apple giúp thêm tác vụ nhanh chóng bằng giọng nói
Sử dụng Siri là một trong những cách yêu thích để tôi ghi lại các tác vụ một cách nhanh chóng trên máy Mac và iPhone của mình. Thay vì phải mở ứng dụng Lời nhắc và nhập tác vụ, tôi có thể chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi cho John vào 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi sắp xếp một cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một lời nhắc với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ cho đôi tay luôn rảnh rỗi để tiếp tục công việc đang dang dở. Đây là một tính năng tối ưu hóa năng suất cực kỳ đáng giá, đặc biệt cho những người bận rộn.
2. Đồng Bộ Hóa Liền Mạch Qua Mọi Thiết Bị Apple
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Lời nhắc Apple làm trình quản lý tác vụ chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa hoàn hảo giữa các thiết bị. Chỉ cần kết nối các thiết bị của bạn bằng cùng một Apple ID, và mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành sẽ được cập nhật ngay lập tức trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên máy Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ đợi bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Đặt một lời nhắc bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ hóa ngay lập tức với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone, và trạng thái đó sẽ được phản ánh trên Mac của bạn.
Mức độ tích hợp sâu sắc này giúp bạn dễ dàng duy trì sự sắp xếp công việc gọn gàng, dù bạn đang ở bàn làm việc hay đang trên đường đi làm. Sự tiện lợi này làm cho Lời nhắc Apple trở thành công cụ không thể thiếu trong hệ sinh thái công nghệ của Apple.
3. Liên Kết Sâu Rộng Với Các Ứng Dụng Khác Của Apple
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một hệ thống năng suất rời rạc – phải vật lộn với nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một phương pháp đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Cách chia sẻ liên kết Safari từ trình duyệt web vào ứng dụng Lời nhắc Apple
Khi tôi thử chỉ sử dụng các ứng dụng của Apple cho công việc năng suất, tôi đã ngạc nhiên về mức độ phối hợp nhịp nhàng giữa chúng. Ví dụ:
- Tôi thường sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với khả năng tích hợp của Lời nhắc, tôi có thể tạo ngay một tác vụ trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào tôi tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian đọc ngay, tất cả những gì tôi cần làm là chia sẻ liên kết Safari vào Lời nhắc.
- Nếu một email yêu cầu theo dõi, tôi chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Lời nhắc để tạo một tác vụ được liên kết trực tiếp với email đó.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị, và giữ cho quy trình làm việc của bạn luôn trôi chảy và không bị gián đoạn. Đây là lợi thế của một hệ sinh thái công nghệ được thiết kế đồng bộ.
4. Tổ Chức Công Việc Khoa Học Và Tiện Lợi
Lời nhắc Apple cung cấp một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Mặc dù ứng dụng cung cấp các danh sách đơn giản, bạn có thể tiến xa hơn với các mục con (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists) và thậm chí cả chế độ xem kiểu Kanban trực quan.
Giao diện xem theo cột (Kanban) trong ứng dụng Lời nhắc Apple để quản lý tác vụ trực quan
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập một danh sách Hộp thư đến (Inbox) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Học tập. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Mục con (Sections) để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một mục cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt Ứng dụng, mỗi mục với bộ tác vụ phụ riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để hình dung các tác vụ của bạn trong một định dạng kéo và thả gọn gàng. Điều này giúp bạn dễ dàng sắp xếp và theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan hơn, tối ưu hóa quá trình quản lý dự án cá nhân.
5. Lời Nhắc Dựa Trên Vị Trí Cực Kỳ Hữu Ích
Lời nhắc Apple vượt xa các cảnh báo dựa trên thời gian đơn giản bằng cách cho phép bạn đặt lời nhắc dựa trên vị trí, chúng sẽ kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm hơn là một thời gian cụ thể.
Dù bạn đang rời nhà hay đến văn phòng, những lời nhắc dựa trên vị trí này sẽ nhắc nhở bạn đúng lúc, đúng chỗ. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc lấy đồ giặt khi rời khỏi nhà, tưới cây khi về đến nhà, hoặc thậm chí nhắc nhở bản thân về các tác vụ đã giao khi bạn đến văn phòng.
Thiết lập lời nhắc dựa trên vị trí trong ứng dụng Lời nhắc Apple trên máy Mac
Dưới đây là cách thiết lập lời nhắc dựa trên vị trí trên máy Mac của bạn:
- Mở ứng dụng Lời nhắc và tạo một lời nhắc mới.
- Chạm vào biểu tượng thông tin (i) và bật “Tại một vị trí” để thêm địa điểm.
- Chọn xem lời nhắc sẽ kích hoạt khi “Đến” hay “Rời khỏi” địa điểm.
Lời nhắc Apple không chỉ là một ứng dụng to-do list đơn giản; nó là một trình quản lý tác vụ đầy đủ chức năng và hoàn toàn miễn phí, được tích hợp sâu vào iPhone, Mac và các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Lời nhắc hoặc đang dựa vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp khác, đây chính là lúc để bạn thử nghiệm và tận dụng tối đa tiềm năng của nó.
