Trong nhiều năm, tôi từng xoay sở với hàng tá công việc cùng lúc, cứ ngỡ mình đang hoàn thành được rất nhiều. Cho đến khi một “sương mù” tinh thần kỳ lạ ập đến, buộc tôi phải xem xét lại các phương pháp của mình. Tôi bắt đầu thử nghiệm Monotasking – tập trung vào duy nhất một việc tại một thời điểm – và mọi thứ đã thay đổi hoàn toàn. Phương pháp này không chỉ giúp tôi cải thiện sự tập trung mà còn nâng cao đáng kể năng suất làm việc, mang lại sự bình yên trong tâm trí giữa bộn bề công việc công nghệ.
Đa nhiệm: Lầm tưởng về năng suất và lý do tôi cần thay đổi
Trong nhiều năm, tôi tin rằng đa nhiệm là liều thuốc chữa trị cho cảm giác tội lỗi khi không “năng suất”. Với tư cách là một người viết về công nghệ, tôi thường mở hàng loạt tab email, bài viết và công cụ tìm kiếm. Tôi vừa viết lách vừa xem YouTube, vừa trả lời tin nhắn Slack trong lúc đang gọi điện WhatsApp. Cứ ngỡ mình đang tận dụng tối đa từng phút, nhưng thực tế, tôi chỉ đang quay cuồng vô ích. Tôi cũng từng tìm cách để đa nhiệm hiệu quả hơn khi làm việc trực tuyến, nhưng dường như điều đó chỉ làm tôi lún sâu hơn vào vòng xoáy bận rộn không hiệu quả.
Điều cuối cùng đã thôi thúc tôi thay đổi chính là sự kiệt sức (burnout). Tôi làm việc nhiều giờ liền nhưng chất lượng đầu ra không hề được cải thiện. Thậm chí, mọi thứ còn trở nên rời rạc hơn. Tôi không thể nhớ những gì mình vừa đọc cách đó vài phút. Tôi chật vật để hoàn thành một nhiệm vụ mà không bị xao nhãng. Tệ nhất là tôi luôn trong trạng thái “trực tuyến” nhưng hiếm khi thực sự hiện diện hoàn toàn. Nỗi lo thứ hai của tôi là sự suy giảm nhận thức.
Tôi bắt đầu tìm hiểu sâu hơn và phát hiện ra một điều đáng giá: chúng ta không thực sự đa nhiệm. Bộ não của chúng ta chỉ liên tục chuyển đổi nhanh chóng giữa các nhiệm vụ, và theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ (APA), mỗi lần chuyển đổi đều phải trả giá – sự chú ý giảm sút, hiệu suất chậm hơn và mệt mỏi tinh thần gia tăng. Đó là lúc tôi quyết định thử điều ngược lại: Monotasking.
Monotasking trở thành “thủ thuật năng suất” yêu thích của tôi như thế nào
Tôi đã không thực hiện một sự thay đổi đột ngột chỉ sau một đêm. Thay vào đó, tôi chọn một thói quen để khắc phục: vừa nghe các hướng dẫn trên YouTube vừa viết bài cho công việc. Điều này ban đầu có vẻ vô hại – chỉ là tiếng ồn nền trong khi tôi gõ máy. Nhưng trên thực tế, tôi không tiếp thu được video cũng như không viết tốt. Các câu văn của tôi thường lủng củng, và tôi phải xem lại cùng một video sau đó vì chẳng nhớ được gì.
Bây giờ, tôi dành thời gian riêng biệt cho cả hai việc. Khi viết, chỉ có tôi và tài liệu. Khi muốn học từ một video, tôi dành toàn bộ sự chú ý – đeo tai nghe, mở sổ ghi chép. Tôi đã giảm thời gian viết của mình gần 30% và cũng tiếp thu được nhiều hơn từ các video. Tôi thường viết toàn màn hình trên Microsoft Word với Chế độ tập trung (Focus Mode) hoặc sử dụng Typora, những công cụ này giúp tôi tăng cường sự tập trung đáng kể.
Chế độ tập trung (Focus Mode) trong Microsoft Word hỗ trợ Monotasking
Dưới đây là hai ví dụ khác cho thấy công nghệ từng là một phần của vấn đề đa nhiệm của tôi – và cách tôi sử dụng nó tốt hơn hiện nay.
Thử nghiệm 1: Chuyển đổi giữa các ứng dụng khi lập kế hoạch tuần
Trước đây: Lịch, danh sách việc cần làm và ghi chú dự án của tôi nằm rải rác trên ba ứng dụng: Google Calendar, Notion và Reminders. Tôi liên tục nhảy qua lại giữa chúng, cố gắng “tối ưu hóa” tuần làm việc của mình. Nhưng cuối cùng, tôi lại bị phân tâm bởi các ghi chú phụ hoặc email.
Bây giờ: Tôi dành 30 phút mỗi Chủ Nhật để lên kế hoạch cho tuần của mình chỉ trên một màn hình. Tôi vẫn sử dụng nhiều công cụ, nhưng tôi mở chúng từng cái một. Đầu tiên, tôi xem lại lịch của mình. Sau đó, tôi kiểm tra Notion để xem mục tiêu dự án. Cuối cùng, tôi thêm các nhiệm vụ vào Reminders. Không còn thao tác Alt-tab. Không còn bị xao nhãng. Thói quen này đã giúp tôi lập kế hoạch bình tĩnh hơn, rõ ràng hơn mà không bỏ sót bất cứ điều gì.
Thiết lập Monotasking với Google Calendar, Notion và Apple Reminders để lập kế hoạch hiệu quả
Bạn có thể thử sử dụng Focus Assist trên Windows hoặc Chế độ tập trung (Focus Mode) trên macOS và đồng bộ hóa chúng với các thiết bị Apple khác để tắt tiếng thông báo khi bạn lên kế hoạch hoặc làm việc.
Thử nghiệm 2: Kiểm tra email trong các cuộc họp video
Trước đây: Trong các cuộc họp, tôi thường mở hộp thư đến của mình. Tôi tự nhủ rằng mình đang duy trì năng suất bằng cách dọn dẹp email. Nhưng tôi đã bỏ lỡ một nửa cuộc trò chuyện và phải yêu cầu mọi người nhắc lại.
Bây giờ: Tôi mở toàn màn hình cuộc họp và ghi chú bằng bút và giấy hoặc một thiết bị riêng đã tắt thông báo. Tôi chỉ xem email trước hoặc sau cuộc gọi. Sự thay đổi này đã giúp tôi trở thành một người lắng nghe tốt hơn – và phản hồi chu đáo hơn.
Tắt thông báo trong Chrome giúp tập trung Monotasking khi tham gia cuộc họp trực tuyến
Nếu bạn sử dụng Zoom hoặc Google Meet, hãy tắt tùy chọn “Hiển thị thông báo email” trong khi gọi. Đừng sử dụng chế độ Picture-in-Picture để giữ tab cuộc họp nằm trên các tab khác. Loại bỏ dù chỉ một phần nghìn giây gây xao nhãng cũng giúp ích nhiều hơn bạn nghĩ.
Monotasking đã thay đổi tư duy (và cuộc sống) của tôi như thế nào
Sau vài tuần, tôi nhận thấy những thay đổi đáng ngạc nhiên. Tôi cảm thấy ít mệt mỏi hơn vào cuối ngày. Trí nhớ của tôi được cải thiện vì tôi không còn phải đọc lại những thứ mình vừa đọc. Tôi làm ít việc cùng lúc hơn nhưng lại hoàn thành được nhiều việc hơn.
Tôi cũng bắt đầu yêu thích công việc của mình hơn. Sự tập trung sâu là cần thiết cho công việc chuyên sâu. Dù là viết một bài báo phức tạp hay đọc nghiên cứu, sự hài lòng khi “nhập tâm” (in the zone) giờ đây đã trở thành một niềm đam mê. Nhưng cũng như mọi thứ, để trở thành một thói quen thì cần có thời gian.
Cũng có những hạn chế. Monotasking không phải lúc nào cũng thực tế. Một số công việc đòi hỏi phải chuyển đổi ngữ cảnh nhanh chóng. Và một số nhiệm vụ, như gấp quần áo, vẫn có thể kết hợp tốt với các hoạt động khác (nghe nhạc) mà không đòi hỏi nhiều về nhận thức. Nhưng thử thách lớn nhất là thay đổi thói quen của tôi. Đa nhiệm đã định hình lại não bộ của tôi để khao khát cái ảo ảnh năng suất đó. Ban đầu, Monotasking mang lại một cảm giác buồn chán kỳ lạ. Nhưng tôi vẫn kiên trì, và sự buồn chán đó cuối cùng đã biến thành sự bình tĩnh.
Cuộc tranh luận giữa làm việc đơn nhiệm và đa nhiệm không phải là mới. Nhưng bạn cần phải có chủ đích hơn nếu cảm thấy chán nản với lối đa nhiệm. Nếu bạn luôn bận rộn nhưng cảm thấy mình chẳng bao giờ hoàn thành được gì, hãy thử điều này: chọn chỉ một nhiệm vụ, đặt hẹn giờ 25 phút và không làm gì khác ngoài nhiệm vụ đó. Chống lại mọi cám dỗ. Chỉ vậy thôi. Thử nghiệm nhỏ bé này có thể mang lại những bất ngờ lớn.
Hãy sử dụng công nghệ để hỗ trợ, không phải để cản trở. Các ứng dụng như Forest, Cold Turkey, hay thậm chí iOS Screen Time đều có thể giúp chặn các yếu tố gây xao nhãng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đa nhiệm một chút, hãy nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau. Ví dụ, nhóm các email, việc vặt hoặc cuộc họp để não bộ của bạn không phải liên tục chuyển đổi “bánh răng”.
Monotasking không chỉ là một phương pháp làm việc; đó là một triết lý sống giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát sự chú ý và nâng cao chất lượng công việc. Hãy thử áp dụng Monotasking vào quy trình làm việc của bạn ngay hôm nay để trải nghiệm sự thay đổi đáng kinh ngạc về năng suất và sự bình yên trong tâm trí.
