Trong thế giới làm việc với dữ liệu, Excel đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với hàng triệu người dùng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn đang bỏ lỡ tiềm năng to lớn của nó bằng cách không tận dụng các phím tắt. Việc thuần thục các tổ hợp phím tắt Excel không chỉ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian mà còn nâng cao hiệu suất làm việc lên một tầm cao mới, giúp bạn xử lý các bảng tính phức tạp một cách mượt mà và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết. Ngay khi bạn bắt đầu tích hợp những phím tắt này vào quy trình làm việc hàng ngày, chắc chắn bạn sẽ không muốn quay lại cách làm cũ.
1. Phím Tắt Điều Hướng: Di Chuyển Nhanh Chóng Trong Bảng Tính
Việc di chuyển qua lại trong các bảng tính Excel lớn thường tiêu tốn rất nhiều thời gian nếu chỉ cuộn chuột hoặc nhấp thủ công. Các phím tắt điều hướng chính là giải pháp hữu hiệu để bạn có thể nhảy đến đúng vị trí cần thiết chỉ trong tích tắc, giúp quy trình làm việc trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.
Phím mũi tên là công cụ cơ bản để di chuyển, nhưng đôi khi chúng có thể gặp sự cố trong Excel. Nếu bạn gặp phải vấn đề này, có nhiều cách để khắc phục lỗi phím mũi tên không hoạt động trong Excel mà bạn có thể tham khảo để nhanh chóng đưa mọi thứ trở lại bình thường.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chuyển đến ô đầu tiên của bảng tính (A1) | Ctrl + Home |
| Chuyển đến ô cuối cùng có dữ liệu được sử dụng | Ctrl + End |
| Di chuyển đến cạnh vùng dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Phím Mũi Tên |
| Chuyển đến một ô hoặc vùng cụ thể | Ctrl + G hoặc F5 |
| Di chuyển đến đầu dòng hiện tại | Home |
| Chuyển đổi giữa các trang tính (sheet) | Ctrl + Page Up/Page Down |
| Chuyển đến đầu cột hiện tại | Ctrl + Phím Mũi Tên Lên |
| Chuyển đến cuối cột hiện tại | Ctrl + Phím Mũi Tên Xuống |
Những phím tắt này cực kỳ hữu ích khi bạn làm việc với các tập dữ liệu kéo dài hàng trăm hoặc hàng nghìn dòng. Ngoài việc sử dụng các phím tắt điều hướng, bạn có thể tận dụng tính năng Watch Window của Excel để theo dõi các điểm dữ liệu quan trọng trong khi di chuyển giữa các phần khác nhau của bảng tính.
Phím tắt Ctrl + End đặc biệt đáng chú ý vì nó ngay lập tức đưa bạn đến ô cuối cùng có chứa dữ liệu, giúp bạn nhanh chóng đánh giá kích thước của tập dữ liệu. Nếu Ctrl + End đưa bạn đi xa hơn dự kiến, có thể có các định dạng ẩn trong các ô trống. Hãy xóa định dạng trong những khu vực đó để khắc phục lỗi này.
2. Phím Tắt Chọn Dữ Liệu: Tăng Tốc Độ Lựa Chọn Vùng Dữ Liệu
Việc chọn các vùng dữ liệu thủ công có thể rất tẻ nhạt, đặc biệt khi xử lý các tập dữ liệu lớn. Các phím tắt chọn dữ liệu này loại bỏ nhu cầu phải kéo chuột qua hàng trăm ô, giúp bạn tiết kiệm thời gian đáng kể.
Phím Shift trở thành “người bạn thân” của bạn khi muốn mở rộng vùng chọn. Giữ phím này trong khi sử dụng bất kỳ phím tắt điều hướng nào, bạn sẽ chọn được toàn bộ vùng từ điểm bắt đầu đến đích.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chọn toàn bộ dòng | Shift + Space |
| Chọn toàn bộ cột | Ctrl + Space |
| Chọn toàn bộ bảng tính | Ctrl + A |
| Chọn đến cuối vùng dữ liệu theo bất kỳ hướng nào | Ctrl + Shift + Phím Mũi Tên |
| Mở rộng vùng chọn một ô | Shift + Phím Mũi Tên |
| Chọn từ ô hiện tại đến đầu bảng tính | Ctrl + Shift + Home |
| Chọn từ ô hiện tại đến cuối bảng tính | Ctrl + Shift + End |
Những phím tắt này hoạt động hoàn hảo khi bạn cần sử dụng hàm CHOOSE của Excel để chọn dữ liệu dựa trên tiêu chí hoặc áp dụng định dạng cho các vùng cụ thể. Khi chọn nhiều vùng không liền kề, hãy giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào từng vùng bổ sung. Kỹ thuật này hoạt động với cả thao tác nhấp chuột và phím tắt.
3. Phím Tắt Định Dạng: Biến Bảng Tính Trở Nên Chuyên Nghiệp
Một bảng tính được định dạng tốt tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách dữ liệu của bạn được trình bày và cảm nhận. Việc học các phím tắt định dạng văn bản cơ bản là rất đáng giá để nhấn mạnh dữ liệu quan trọng, vì các tiêu đề in đậm và ghi chú in nghiêng có thể biến một bảng tính đơn giản thành một tài liệu trông chuyên nghiệp và được thiết kế bài bản.
Áp dụng định dạng có điều kiện trong Excel để làm nổi bật dữ liệu quan trọng
Các phím tắt định dạng sau đây giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện công việc mà không cần phải tìm kiếm trong các menu Ribbon phức tạp.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng định dạng in đậm | Ctrl + B |
| Áp dụng định dạng in nghiêng | Ctrl + I |
| Áp dụng định dạng gạch chân | Ctrl + U |
| Định dạng tiền tệ | Ctrl + Shift + $ |
| Định dạng phần trăm | Ctrl + Shift + % |
| Thêm đường viền xung quanh vùng chọn | Ctrl + Shift + & |
| Xóa đường viền | Ctrl + Shift + _ |
| Mở hộp thoại Format Cells | Ctrl + 1 |
| Tăng kích thước phông chữ | Ctrl + Shift + > |
| Giảm kích thước phông chữ | Ctrl + Shift + < |
| Sao chép định dạng | Alt + Ctrl + C |
| Dán định dạng | Alt + Ctrl + V |
Hộp thoại Format Cells (Ctrl + 1) là một phím tắt cực kỳ mạnh mẽ, vì nó cho phép bạn truy cập vào mọi tùy chọn định dạng có sẵn. Phím tắt này giúp tiết kiệm vô số lần nhấp chuột khi bạn cần kiểm soát chính xác các định dạng số, căn chỉnh hoặc giao diện ô. Bạn có thể sử dụng Alt + Ctrl + C và Alt + Ctrl + V để sao chép định dạng từ một ô và áp dụng nhanh chóng cho các ô khác, giúp duy trì sự nhất quán trên toàn bộ bảng tính mà không cần điều chỉnh thủ công từng ô.
4. Phím Tắt Công Thức: Tăng Hiệu Quả Khi Làm Việc Với Hàm
Hiểu về các công thức trong Excel chỉ là bước khởi đầu; biết cách làm việc với chúng một cách hiệu quả mới là nơi đạt được những lợi ích thực sự về năng suất.
Ví dụ công thức cộng đơn giản trong bảng tính Excel
Việc làm việc với các công thức sẽ nhanh hơn rất nhiều khi bạn biết các tổ hợp phím phù hợp. Những phím tắt này loại bỏ quá trình tẻ nhạt phải nhấp qua các menu hoặc gõ thủ công các hàm lặp đi lặp lại.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Chèn công thức AutoSum | Alt + = |
| Chỉnh sửa công thức trong ô đang hoạt động | F2 |
| Chuyển đổi tham chiếu tuyệt đối/tương đối | F4 |
| Chèn ngày hiện tại | Ctrl + ; |
| Chèn thời gian hiện tại | Ctrl + Shift + ; |
| Tính toán lại tất cả các trang tính | F9 |
| Hiển thị/ẩn tất cả công thức | Ctrl + ` |
| Điền công thức xuống dưới | Ctrl + D |
| Điền công thức sang phải | Ctrl + R |
| Hủy nhập công thức | Esc |
Phím F4 đặc biệt hữu ích khi xây dựng công thức; nó cho phép bạn chuyển đổi qua các loại tham chiếu khác nhau ($A$1, A$1, $A1, A1) mà không cần gõ thủ công. Điều này giúp tiết kiệm thời gian khi tạo các công thức phức tạp cần sử dụng tham chiếu hỗn hợp. Nếu bạn nhấn Ctrl + ` (dấu huyền), nó sẽ chuyển sang chế độ hiển thị công thức. Nếu bảng tính của bạn đột nhiên hiển thị công thức thay vì giá trị, hãy nhấn lại tổ hợp phím này để trở lại chế độ xem bình thường.
5. Phím Tắt Quản Lý Dữ Liệu: Giữ Thông Tin Luôn Gọn Gàng
Quy trình làm việc hiệu quả đòi hỏi bạn phải giữ cho dữ liệu được tổ chức và cấu trúc tốt. Cho dù bạn đang sử dụng các mẫu bảng tính Excel để quản lý tài chính hay theo dõi thông tin dự án, những phím tắt này sẽ giúp bạn duy trì cấu trúc dữ liệu một cách hiệu quả.
Các phím tắt quản lý dữ liệu này giúp bạn sắp xếp, lọc và cấu trúc thông tin mà không cần phải liên tục chuyển đổi giữa các tab Ribbon.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Áp dụng AutoFilter cho vùng chọn | Ctrl + Shift + L |
| Mở hộp thoại Find & Replace | Ctrl + H |
| Chèn một dòng mới phía trên dòng hiện tại | Ctrl + Shift + + |
| Chèn một cột mới sang trái | Ctrl + Shift + + |
| Xóa các dòng đã chọn | Ctrl + - |
| Xóa các cột đã chọn | Ctrl + - |
| Nhóm các dòng/cột đã chọn | Alt + Shift + Mũi Tên Phải |
| Bỏ nhóm các dòng/cột | Alt + Shift + Mũi Tên Trái |
| Ẩn các dòng đã chọn | Ctrl + 9 |
| Ẩn các cột đã chọn | Ctrl + 0 |
| Bỏ ẩn các dòng | Ctrl + Shift + 9 |
| Bỏ ẩn các cột | Ctrl + Shift + 0 |
Phím tắt AutoFilter (Ctrl + Shift + L) ngay lập tức thêm các mũi tên thả xuống vào tiêu đề cột của bạn, giúp việc lọc dữ liệu trở nên dễ dàng. Bạn có thể kết hợp nó với Find & Replace (Ctrl + H) để nhanh chóng làm sạch và tổ chức các tập dữ liệu lộn xộn. Khi chèn hoặc xóa dòng và cột, hãy đảm bảo bạn đã chọn toàn bộ dòng hoặc cột trước, vì việc chọn một phần có thể làm gián đoạn cấu trúc dữ liệu của bạn.
6. Phím Tắt Tiết Kiệm Thời Gian: Xử Lý Các Tác Vụ Lặp Lại
Những phím tắt này giúp bạn giải quyết các tác vụ nhàm chán, lặp đi lặp lại, vốn chiếm nhiều thời gian mà không mang lại nhiều giá trị gia tăng. Mặc dù chúng có vẻ cơ bản, việc thành thạo các thao tác hàng ngày này sẽ khiến công việc với Excel trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Sao chép vùng chọn | Ctrl + C |
| Dán | Ctrl + V |
| Cắt vùng chọn | Ctrl + X |
| Hoàn tác hành động cuối cùng | Ctrl + Z |
| Làm lại hành động cuối cùng | Ctrl + Y |
| Lưu bảng tính | Ctrl + S |
| Mở một bảng tính mới | Ctrl + N |
| Mở tệp hiện có | Ctrl + O |
| Đóng bảng tính hiện tại | Ctrl + W |
| In | Ctrl + P |
| Tìm kiếm văn bản hoặc giá trị | Ctrl + F |
Phím tắt hoàn tác có lẽ là phím tắt được sử dụng nhiều nhất trong bất kỳ ứng dụng nào. Kết hợp với phím làm lại, bạn có thể thoải mái thử nghiệm, vì bạn luôn có thể quay lại.
Chúng tôi đặc biệt khuyến nghị bạn nên tạo thói quen nhấn Ctrl + S thường xuyên trong khi làm việc. Mặc dù các tính năng tự động lưu rất hữu ích, nhưng việc lưu thủ công đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất công việc quan trọng trong các trường hợp gặp sự cố bất ngờ hoặc mất điện.
Việc thuần thục những phím tắt Excel này thực sự sẽ thay đổi cách bạn làm việc, ngay khi chúng trở thành bản năng thứ hai. Bạn có thể bắt đầu với một vài phím tắt yêu thích và dần dần bổ sung thêm. Mặc dù có một quá trình học hỏi nhất định, nhưng khoản đầu tư thời gian này chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả nhanh chóng và lâu dài cho năng suất của bạn. Đừng ngần ngại khám phá và áp dụng những thủ thuật này để làm chủ Excel, giúp công việc của bạn nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn.
