Trong cuộc sống hiện đại đầy hối hả, việc bạn tự nhủ sẽ ghi nhớ điều gì đó nhưng rồi lại quên bẵng là một kịch bản không hề hiếm gặp. Trí nhớ con người, đặc biệt khi phải đối mặt với áp lực công việc và cuộc sống, thường không đáng tin cậy. Để giải quyết vấn đề này, một “thói quen ghi chú” (capture habit) hiệu quả là chìa khóa giúp bạn không bỏ lỡ những ý tưởng chợt lóe, những nhiệm vụ quan trọng hay các cam kết cần thực hiện. Ứng dụng Nhắc nhở (Reminders) miễn phí của Apple, với sự đơn giản và khả năng đồng bộ tuyệt vời, chính là công cụ lý tưởng để xây dựng thói quen này, giúp bạn giải phóng bộ não và nâng cao năng suất cá nhân. Bài viết này của thuthuat360.net sẽ hướng dẫn bạn cách tối ưu ứng dụng Nhắc nhở để biến nó thành hệ thống ghi chú đáng tin cậy, từ đó tăng cường khả năng quản lý công việc và cuộc sống của mình.
Thói Quen Ghi Chú Là Gì Và Tại Sao Nó Quan Trọng?
Chúng ta liên tục bị “tấn công” bởi vô vàn thông tin và sự xao nhãng – từ thông báo, email, quảng cáo cho đến sức hút khó cưỡng của mạng xã hội. Dòng chảy thông tin không ngừng này làm phân mảnh sự chú ý, khiến việc ghi nhớ các nhiệm vụ quan trọng, ý tưởng đột phá hay những cam kết trở nên khó khăn hơn. Điều đáng nói là, những ý tưởng tuyệt vời thường xuất hiện vào những thời điểm bất ngờ nhất, và nếu không có một hệ thống để ghi lại kịp thời, chúng có thể biến mất mãi mãi.
“Thói quen ghi chú” được lấy cảm hứng từ phương pháp Getting Things Done (GTD) của David Allen, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đưa các nhiệm vụ và ý tưởng ra khỏi đầu, lưu trữ vào một hệ thống đáng tin cậy ngay khi chúng xuất hiện. Mục tiêu là giải phóng không gian tinh thần, giúp bạn tập trung vào những gì đang làm mà không lo bị gián đoạn bởi nỗi sợ quên. Mặc dù có nguồn gốc từ GTD, thói quen ghi chú này rất linh hoạt và có thể tích hợp vào bất kỳ hệ thống quản lý năng suất nào.
Tuy nhiên, một thói quen ghi chú tốt không phải là viết lung tung vào sổ tay, giấy ghi chú dán (sticky notes) hay các ứng dụng ngẫu nhiên. Cách tiếp cận đó thường dẫn đến hỗn loạn và bỏ sót thông tin. Thay vào đó, nó đòi hỏi sự chủ đích và nhất quán trong việc “trút” mọi thứ vào một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy, phù hợp với lối sống và quy trình làm việc của bạn. Điều này đảm bảo mọi thứ được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy cập, sắp xếp và hành động khi cần.
Ứng dụng Nhắc nhở của Apple là một công cụ xuất sắc mà nhiều chuyên gia công nghệ tin dùng như một hệ thống bên ngoài đáng tin cậy để ghi lại các mục nhanh chóng và cải thiện hệ thống quản lý kiến thức cá nhân. Lý do rất đơn giản: Thứ nhất, nó miễn phí và trực quan, dễ dàng tiếp cận với bất kỳ ai sở hữu thiết bị Apple. Thứ hai, nó đồng bộ liền mạch trên tất cả các thiết bị Apple, cho phép bạn ghi lại ý tưởng trên iPhone khi đang di chuyển và sắp xếp chúng sau đó trên máy Mac. Thứ ba, sự đơn giản của nó giúp bạn nhanh chóng thêm nhiệm vụ hoặc ghi chú mà không bị vướng bận bởi các tính năng không cần thiết. Để thực sự khai thác tiềm năng của ứng dụng Nhắc nhở trong việc ghi chú nhanh, việc thiết lập tối ưu là vô cùng quan trọng.
Thiết Lập Danh Sách “Inbox” (Hộp Thư Đến) Để Ghi Chú Nhanh Trong Reminders
Các danh sách trong ứng dụng Nhắc nhở là một tính năng hiệu quả để tổ chức và phân loại các nhiệm vụ liên quan. Bước đầu tiên để bắt đầu thói quen ghi chú của bạn là tạo một danh sách riêng biệt có tên Ghi Chú hoặc Hộp Thư Đến (Inbox) — hoặc tốt hơn nữa, đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định.
Bước này rất cần thiết vì danh sách Nhắc nhở mặc định là nơi các tác vụ được tự động thêm vào khi bạn sử dụng Siri hoặc các phương pháp khác. Vì vậy, dù bạn có thể tạo một danh sách tùy chỉnh khác để ghi chú, các tác vụ của bạn sẽ không tự động được lưu vào đó. Việc đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định thành một cái tên như Hộp Thư Đến hoặc Ghi Chú giúp làm rõ mục đích của nó và dễ dàng tích hợp vào quy trình làm việc của bạn.
Hướng Dẫn Đổi Tên Danh Sách Nhắc Nhở Mặc Định:
- Mở ứng dụng Nhắc nhở trên máy Mac của bạn.
- Tìm danh sách Nhắc nhở mặc định trong thanh bên dưới mục Danh Sách Của Tôi.
- Nhấp chuột phải (hoặc giữ phím Control và nhấp chuột) vào danh sách đó và chọn Đổi Tên.
- Nhập tên như Hộp Thư Đến hoặc Ghi Chú, chọn một Màu và Biểu Tượng phù hợp, sau đó nhấp OK.
Cách đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định trên Mac để tạo Hộp thư đến (Inbox) trong ứng dụng Reminders
Sau khi danh sách Ghi Chú chuyên dụng của bạn được thiết lập, nó sẽ trở thành khu vực tạm thời chứa tất cả các nhiệm vụ và ý tưởng mới đến, chưa được xử lý. Hãy hình dung nó như một “bãi đổ” kỹ thuật số nơi bạn có thể nhanh chóng trút bỏ mọi thứ xuất hiện trong đầu mà không cần lo lắng về việc sắp xếp ngay lập tức. Từ giờ trở đi, bất cứ khi nào bạn sử dụng Siri, tiện ích Nhắc nhở (Reminders widget), bảng chia sẻ (share sheet) hoặc bất kỳ phương pháp nào khác để thêm nhiệm vụ, chúng sẽ tự động được thêm vào danh sách Hộp Thư Đến hoặc Ghi Chú của bạn. Từ đó, bạn có thể xem xét và sắp xếp chúng vào các danh sách phù hợp trong các buổi đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần của mình.
Lên Kế Hoạch Đánh Giá Định Kỳ Để Xử Lý Các Mục Đã Ghi Chú
Mục đích của việc ghi lại các nhiệm vụ và ý tưởng là để giải phóng chúng khỏi tâm trí bạn và đưa vào một hệ thống đáng tin cậy, giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn có thể quên đi những mục đã ghi chú và bỏ lỡ deadline, thì hệ thống đó chỉ thực sự hiệu quả nếu bạn liên tục quay lại để xem xét và tổ chức những gì đã ghi lại.
Đó là lý do tại sao việc lên lịch một quy trình đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần là rất quan trọng để liên tục xử lý danh sách việc cần làm của bạn. Quá trình đánh giá này cho phép bạn xem lại các mục đã ghi chú, làm rõ mục đích của chúng và sắp xếp chúng vào các danh mục hoặc dự án tương ứng. Nó cũng giúp bạn đặt deadline, ủy quyền nhiệm vụ hoặc loại bỏ các mục không còn liên quan.
Tần suất đánh giá sẽ phụ thuộc vào quy trình làm việc và khối lượng công việc bạn xử lý. Bạn có thể thích một buổi đánh giá nhanh hàng ngày hoặc chọn một buổi đánh giá toàn diện hơn hàng tuần để lập kế hoạch. Bất kể sở thích của bạn là gì, điều quan trọng là chọn một ngày và thời gian nhất quán cho các buổi đánh giá của bạn và tuân thủ nó.
Dưới đây là cách lên lịch đánh giá hàng ngày hoặc hàng tuần trong ứng dụng Nhắc nhở:
- Mở ứng dụng Nhắc nhở và truy cập vào danh sách Hộp Thư Đến (Ghi Chú) của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng + (dấu cộng) ở góc trên bên phải để thêm một lời nhắc mới. Nhập tiêu đề, ví dụ như Đánh Giá Hàng Tuần hoặc Đánh Giá Hàng Ngày, tùy theo sở thích của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng thông tin (i) bên cạnh lời nhắc.
- Đánh dấu vào ô Vào Một Ngày.
- Tiếp theo, đánh dấu vào ô Vào Một Giờ và chọn thời gian cụ thể bạn muốn hoàn thành đánh giá.
- Đặt lời nhắc lặp lại để nó tự động xuất hiện trong lịch trình của bạn.
- Nhấp vào menu thả xuống lặp lại và chọn Tùy Chỉnh ở phía dưới.
- Trong menu bật lên tiếp theo, chọn Hàng Ngày hoặc Hàng Tuần. Nếu bạn chọn Hàng Tuần, hãy chọn ngày trong tuần bạn muốn hoàn thành đánh giá.
- Nhấp vào OK.
Thiết lập nhắc nhở tự động cho quy trình đánh giá hàng tuần trong ứng dụng Nhắc nhở của Apple
Bằng cách thiết lập một lời nhắc đánh giá định kỳ, bạn tạo ra một thói quen có cấu trúc giúp bạn xử lý và tổ chức các mục đã ghi chú một cách nhất quán. Điều này cũng giúp bạn duy trì một hệ thống ghi chú sạch sẽ và có tổ chức, giảm sự lộn xộn trong tâm trí và tiếp cận mỗi ngày hoặc tuần với sự tự tin.
Các Phương Pháp Ghi Chú Nhanh Với Ứng Dụng Nhắc Nhở (Reminders)
Việc ghi lại các nhiệm vụ và ý tưởng ưu tiên tốc độ – bạn muốn thêm các mục vào ứng dụng Nhắc nhở càng nhanh càng tốt để tránh quên chúng. Ứng dụng Nhắc nhở cung cấp nhiều cách để ghi chú dễ dàng, bao gồm:
1. Sử Dụng Spotlight Để Mở Nhanh Reminders
Mặc dù ứng dụng Nhắc nhở hiện không cung cấp một phím tắt hệ thống (như phím tắt “Quick Entry” của OmniFocus) để thêm nhiệm vụ nhanh chóng, Spotlight vẫn là một lựa chọn thay thế hợp lý. Mặc dù phương pháp này yêu cầu một vài bước bổ sung so với phím tắt chuyên dụng, nhưng nó vẫn là một cách đáng tin cậy để mở nhanh ứng dụng Nhắc nhở và bắt đầu ghi chú các tác vụ.
Sử dụng thanh tìm kiếm Spotlight để nhanh chóng mở ứng dụng Nhắc nhở và thêm ghi chú trên macOS
Để mở ứng dụng Nhắc nhở bằng Spotlight, nhấn tổ hợp phím Command + Space trên máy Mac của bạn, sau đó gõ Nhắc nhở (hoặc Reminders) và nhấn Enter để mở ứng dụng và thêm tác vụ của bạn.
2. Ghi Chú Rảnh Tay Với Siri
Siri là một trong những cách yêu thích của nhiều người dùng để ghi chú trong ứng dụng Nhắc nhở, đặc biệt khi đôi tay đang bận rộn. Đơn giản chỉ cần kích hoạt Siri bằng cách nói “Hey Siri”, sau đó là nhiệm vụ của bạn. Ví dụ:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi thợ sửa ống nước vào 9 giờ sáng thứ Sáu.”
- “Hey Siri, nhắc tôi gửi email cho khách hàng vào 10 giờ sáng mai.”
Nếu bạn đã đổi tên danh sách Nhắc nhở mặc định thành Ghi Chú hoặc Hộp Thư Đến (như đã mô tả ở trên), bất kỳ nhiệm vụ nào được thêm qua Siri sẽ tự động đi thẳng vào danh sách này.
3. Tận Dụng Widget Để Truy Cập Nhanh
Việc thêm các tiện ích tương tác (interactive widgets) vào màn hình máy Mac của bạn tạo ra một lối tắt trực quan giúp các công cụ yêu thích luôn nằm trong tầm tay. Thêm tiện ích Nhắc nhở vào màn hình nền cho phép bạn nhanh chóng xem, đánh dấu hoàn thành và mở ứng dụng.
Giao diện widget của ứng dụng Nhắc nhở trên màn hình máy Mac, giúp xem và quản lý tác vụ nhanh chóng
Để thêm tiện ích Nhắc nhở vào màn hình máy Mac của bạn, nhấn giữ phím Control và nhấp chuột vào hình nền màn hình, sau đó chọn Sửa Tiện Ích (Edit Widgets) để mở trình duyệt tiện ích. Tìm kiếm Nhắc nhở (hoặc Reminders), sau đó chọn kích thước tiện ích bạn muốn và kéo nó vào màn hình nền của mình. Mặc dù tiện ích Nhắc nhở chủ yếu cho phép bạn xem và đánh dấu các tác vụ đã hoàn thành trực tiếp, bạn cũng có thể nhấp vào tiện ích để nhanh chóng mở ứng dụng Nhắc nhở và thêm các mục mới như bình thường.
Một thói quen ghi chú mạnh mẽ là một mẹo năng suất có thể giúp bạn lấy lại sự rõ ràng trong suy nghĩ và tập trung vào những gì quan trọng nhất. Với những bí quyết từ thuthuat360.net, bạn có thể dễ dàng sử dụng ứng dụng Nhắc nhở của Apple để ghi chú và tổ chức các nhiệm vụ trên máy Mac và iPhone của mình, từ đó đạt được hiệu quả công việc cao hơn. Hãy bắt đầu xây dựng thói quen này ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
