Đồng bộ hóa (syncing) và sao lưu (backing up) dữ liệu nghe có vẻ giống nhau, nhưng chúng phục vụ những mục đích rất khác biệt – và việc nhầm lẫn giữa chúng có thể khiến bạn mất mát dữ liệu quan trọng. Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai khái niệm này là yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn và khả năng truy cập thông tin của bạn một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ từng cơ chế và tại sao việc kết hợp cả hai lại mang lại sự bảo vệ tối ưu cho tài sản số của bạn.
Đồng bộ hóa dữ liệu là gì?
Khi bạn đồng bộ hóa các tệp của mình, về cơ bản bạn đang giữ chúng được cập nhật trên tất cả các thiết bị. Ví dụ, khi bạn tạo một tài liệu trên máy tính để bàn, nó sẽ được đồng bộ hóa lên OneDrive và ngay lập tức có sẵn trên máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của bạn.
Nếu bạn chỉnh sửa một tài liệu trong Google Docs trên PC, việc đồng bộ hóa sẽ đảm bảo rằng thay đổi đó được phản ánh ngay lập tức trên máy tính xách tay của bạn. Bạn thậm chí có thể đồng bộ hóa dữ liệu trình duyệt của mình, như các tab đang mở, dấu trang, mật khẩu đã lưu và nhiều hơn nữa.
Cài đặt đồng bộ hóa iCloud trên máy Mac, cho thấy cách dữ liệu được cập nhật tự động giữa các thiết bị.
Phần lớn, các dịch vụ như OneDrive, Google Drive và Dropbox giúp việc này trở nên dễ dàng bằng cách lưu trữ các tệp của bạn trên đám mây. Các tệp này sau đó sẽ xuất hiện trên tất cả các thiết bị được liên kết theo thời gian thực hoặc ngay sau khi có kết nối internet.
Đồng bộ hóa cực kỳ hữu ích cho những người cần truy cập liên tục vào các tệp của họ, bất kể họ đang sử dụng thiết bị nào. Windows, đặc biệt, tích hợp OneDrive sâu vào hệ thống, khuyến khích bạn lưu trữ tài liệu, hình ảnh và các mục trên màn hình vào đám mây. Điều này mang lại trải nghiệm khá liền mạch. Nếu bạn đăng nhập vào một máy Windows khác, các tệp của bạn đã có sẵn miễn là bạn đăng nhập bằng cùng một tài khoản Microsoft. Ngoài ra, có rất nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây tuyệt vời khác bạn có thể sử dụng để đồng bộ hóa các tệp của mình.
Tuy nhiên, đồng bộ hóa có một lỗ hổng bảo mật lớn. Cuối cùng, tất cả đều là về “phản chiếu”. Nếu bạn vô tình xóa một tệp khỏi một thiết bị, nó thường bị xóa khỏi mọi nơi khác. Và, nếu một tệp bị hỏng hoặc nhiễm phần mềm độc hại, thiệt hại đó sẽ được phản chiếu trên tất cả các phiên bản được đồng bộ hóa. Vì vậy, mặc dù đồng bộ hóa mang lại sự tiện lợi, nhưng nó không thực sự đảm bảo an toàn cho dữ liệu.
Sao lưu dữ liệu hoạt động thế nào – và tại sao lại khác biệt?
Sao lưu là một bản sao riêng biệt, thường là ngoại tuyến, của dữ liệu của bạn được bảo toàn ở trạng thái mà bạn đã lưu nó. Vì vậy, bất kể bạn chỉnh sửa bao nhiêu lần đối với các phiên bản khác của tệp, bản sao lưu sẽ không thay đổi trừ khi bạn quyết định thực hiện thay đổi cho nó.
Không giống như đồng bộ hóa, sao lưu không tự động cập nhật với mọi thay đổi. Đó là một điều tốt vì nếu có gì đó không ổn với tệp gốc của bạn, bản sao lưu vẫn còn nguyên vẹn. Cách tốt nhất để nghĩ về sao lưu là coi chúng như một hình thức bảo hiểm cho dữ liệu của bạn. Chúng bảo vệ bạn khỏi việc xóa, hỏng, mã độc tống tiền (ransomware), cập nhật lỗi hoặc thậm chí là hỏng phần cứng. Khi có sự cố xảy ra, bạn luôn có thể quay lại một bản sao dữ liệu trước đó hoặc thậm chí khôi phục toàn bộ hệ thống của mình.
Cũng có nhiều loại sao lưu khác nhau. Sao lưu cấp tệp (file-level backups) lưu các tệp và thư mục riêng lẻ, trong khi sao lưu hình ảnh hệ thống (system image backups) chụp lại toàn bộ ổ đĩa của bạn, bao gồm cài đặt Windows, ứng dụng và tệp. Sau đó, có sao lưu tăng dần (incremental backups), chỉ lưu các thay đổi được thực hiện kể từ lần sao lưu gần nhất. Đây là một cách tốt để tiết kiệm không gian và thời gian nếu bạn không cần dữ liệu được sao lưu liên tục.
Tại sao không nên chỉ dựa vào đồng bộ hóa?
Đồng bộ hóa có thể mang lại cho bạn cảm giác an toàn giả tạo. Chắc chắn, cảm giác như dữ liệu của bạn an toàn vì nó “trên đám mây”. Nhưng trừ khi bạn cũng tạo các bản sao lưu, bạn chỉ cách một tai nạn nhỏ để mất tất cả dữ liệu quan trọng đó.
Và đó là nơi đồng bộ hóa thực sự kém hiệu quả. Nó không thể cứu bạn khỏi chính mình. Giả sử bạn vô tình ghi đè lên một thông tin quan trọng trong một bảng tính đã lưu vào Google Sheets. Vì nó được đồng bộ hóa, phiên bản bị hỏng đó sẽ được cập nhật trên mọi thiết bị – ngay lập tức. May mắn thay, Google có lịch sử phiên bản. Tuy nhiên, điều đó không phải lúc nào cũng đảm bảo bạn sẽ nhận thấy vấn đề ngay lập tức hoặc phiên bản bạn cần quay lại sẽ có sẵn.
Sau đó là vấn đề mà bạn thường không thể kiểm soát. Giả sử tệp của bạn bị hỏng hoặc bị nhiễm phần mềm độc hại hoặc mã độc tống tiền. Đồng bộ hóa có thể lây lan các tệp bị nhiễm hoặc được mã hóa đến tất cả các thiết bị và bộ nhớ đám mây của bạn, khiến việc khôi phục trở nên khó khăn hơn. Và mặc dù một số dịch vụ đám mây cung cấp các khoảng thời gian khôi phục hạn chế, nhưng chúng không nên là tuyến phòng thủ đầu tiên hoặc duy nhất của bạn.
Đồng bộ hóa cũng không bảo vệ các yếu tố không phải tệp như các ứng dụng đã cài đặt hoặc cài đặt hệ thống của bạn. Nếu ổ cứng của bạn bị lỗi trong PC Windows hoặc Mac, đồng bộ hóa sẽ không giúp bạn khôi phục mọi thứ về trạng thái ban đầu. Đối với điều đó, bạn cần một bản sao lưu phù hợp.
Tại sao kết hợp cả hai là lựa chọn tốt nhất?
Để thực sự bảo vệ dữ liệu của mình, bạn nên kết hợp các công cụ đồng bộ hóa với các công cụ sao lưu phù hợp. Đồng bộ hóa là công cụ giúp bạn làm việc hiệu quả và linh hoạt, trong khi sao lưu là lưới an toàn giúp mọi thứ không bị đổ vỡ.
Bạn có thể sử dụng một chương trình như OnlyOffice, cho phép bạn đồng bộ hóa tài liệu để dễ dàng làm việc trên các thiết bị khác nhau. Hoặc bất kỳ bộ ứng dụng văn phòng nào như Google Docs hay Microsoft Office, chúng đều cung cấp tính năng đồng bộ hóa mạnh mẽ.
Sau đó, bạn có thể thiết lập hệ thống sao lưu bằng ứng dụng tích hợp sẵn như Time Machine trên Mac hoặc Windows Backup trên PC chạy Microsoft. Điều này cho phép bạn giữ một bản sao lưu công việc và cài đặt quan trọng, đồng thời cung cấp cách để đồng bộ hóa các tệp của mình. Việc thiết lập sao lưu cũng không khó khăn. Bạn có thể dễ dàng thiết lập sao lưu nhanh chóng cho dữ liệu quan trọng nhất của mình chỉ trong vòng chưa đầy 10 phút.
Tất nhiên, nếu bạn đang làm việc trên thiết bị di động – như iPhone hoặc thiết bị Android – có các tùy chọn khác để sao lưu và đồng bộ hóa tệp. Apple cung cấp một cách tuyệt vời để đồng bộ hóa dữ liệu với iCloud, và sau đó bạn có thể sao lưu iPhone của mình vào Mac hoặc PC Windows bằng iTunes.
Thiết bị Android, mặt khác, có thể được đồng bộ hóa bằng tài khoản Google của bạn. Bạn cũng có thể sao lưu cài đặt thiết bị của mình thông qua Google hoặc phần mềm của nhà sản xuất – Samsung cung cấp một cách dễ dàng để sao lưu Thư mục bảo mật (Secure Folder) trên thiết bị Galaxy của bạn.
Cách tiếp cận hiệu quả nhất là sử dụng kết hợp đồng bộ hóa và sao lưu. Đồng bộ hóa giúp bạn giữ các tệp của mình luôn được cập nhật, trong khi sao lưu đảm bảo rằng một sai lầm không khiến bạn mất đi tất cả mọi thứ. Việc áp dụng cả hai phương pháp này sẽ giúp bạn chủ động bảo vệ thông tin cá nhân và công việc, mang lại sự yên tâm tối đa trong kỷ nguyên số.
