Trong bối cảnh công nghệ phát triển không ngừng, khi mỗi tác vụ đều đòi hỏi sự chú ý tối đa từ bạn, chìa khóa để vượt qua sự ồn ào và làm việc hiệu quả một cách đơn giản đến bất ngờ: tuân thủ một quy tắc duy nhất, kiên định với nó và hành động. Tôi đã ngừng suy nghĩ quá nhiều và bắt đầu thực hiện – từng tác vụ được ưu tiên một cách cẩn trọng.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên Là Gì?
Hãy tạo một danh sách các tác vụ của bạn, sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng, sau đó hoàn thành chúng theo đúng trình tự đó mà không bỏ qua hay nhảy việc.
Đó chính là quy tắc. Không có thủ thuật phức tạp, không có hệ thống mã màu rườm rà, cũng không có những ứng dụng năng suất cao cấp liên tục gửi nhắc nhở mỗi 20 phút. Tôi gọi nó là Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, và hiệu quả của nó thật đáng kinh ngạc trong việc tối ưu năng suất làm việc.
Bạn xác định điều gì quan trọng nhất, cam kết thực hiện theo thứ tự đó, và bắt tay vào làm. Việc này không dựa trên việc tác vụ nào nhanh nhất, dễ nhất hay thú vị nhất, mà hoàn toàn dựa trên tác vụ nào khẩn cấp nhất, có thời hạn rõ ràng nhất, hoặc được quản lý hay nhóm của bạn yêu cầu.
Đây là nơi mà hầu hết mọi người thường vấp ngã. Họ viết danh sách rồi ngay lập tức muốn bỏ qua. Tác vụ số 1 có vẻ nặng nề, nên họ nhảy sang tác vụ số 6 để có được một thành công nhanh chóng, theo đuổi cảm giác thỏa mãn tức thời và tự thuyết phục mình rằng đang làm việc hiệu quả.
Thật không may, họ không thực sự làm việc năng suất. Cái dự án “khẩn cấp” mà sếp bạn nhắc đến hai lần tuần trước? Vẫn chưa đụng đến. Cái sản phẩm quan trọng cần nộp vào buổi trưa? Bị bỏ qua trong khi bạn dọn dẹp hộp thư đến hay chỉnh sửa slide của ngày hôm qua.
Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên chấm dứt tình trạng này, không có việc sắp xếp lại hay thương lượng. Bạn thực hiện tác vụ quan trọng nhất trước tiên, sau đó là tác vụ thứ hai, rồi thứ ba – luôn theo đúng thứ tự.
Nó không hề hào nhoáng, và chắc chắn sẽ không mang lại cho bạn ảo giác về sự tiến bộ. Với phương pháp này, bạn sẽ không thể gạch bỏ năm mục dễ dàng liên tiếp, nhưng bạn sẽ nhận thấy những kết quả ý nghĩa. Các dự án được hoàn thành, ưu tiên luôn rõ ràng, và bạn ngừng lãng phí năng lượng để quyết định nên làm gì mỗi vài phút.
Xây Dựng Danh Sách và “Trao Quyền” Cho Nó
Bạn không thể tuân theo một hệ thống không tồn tại. Hãy bắt đầu bằng cách liệt kê mọi tác vụ đang có trong đầu bạn – nhỏ, lớn, dở dang, hay chỉ là ý tưởng. Viết ra tất cả những gì bạn có thể nghĩ đến. Đừng lo lắng về việc phân loại vội, hãy coi đây là việc sắp xếp các công cụ trước khi bắt tay vào xây dựng.
Danh sách các nhiệm vụ chưa được sắp xếp, minh họa bước đầu tiên trong việc quản lý công việc hiệu quả.
Khi danh sách đã hoàn tất, hãy bắt đầu phân loại mọi thứ. Không phải theo những gì có vẻ thú vị hay sẽ gây ấn tượng với người khác, mà theo mức độ khẩn cấp và mức độ liên quan. Tránh dán nhãn “ưu tiên cao” cho mọi thứ, vì điều đó không thực sự ưu tiên tầm quan trọng của các tác vụ. Đây là một cách tiếp cận thực tế, không phải cảm tính.
Tôi thích tự hỏi mình những câu hỏi này: Việc gì cần được thực hiện trước vì người khác đang chờ đợi? Tác vụ nào, nếu bị trì hoãn, sẽ gây ra sự gián đoạn lớn nhất? Những tác vụ xuất hiện trong đầu chính là những tác vụ thuộc top đầu. Nếu tôi không chắc liệu Tác vụ A hay Tác vụ B quan trọng hơn, tôi luôn hỏi. Một tin nhắn nhanh đến quản lý có thể giúp tôi tiết kiệm hàng ngày làm việc lãng phí.
Danh sách công việc đã được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, giúp tối ưu hóa năng suất làm việc cá nhân.
Khi danh sách đã được hoàn thiện, thử thách bắt đầu. Nhiều người thất bại ở đây, không phải vì họ không tạo danh sách đúng cách, mà vì họ không tuân thủ nó đúng cách. Họ có thể bắt đầu đúng hướng, nhưng rồi những lời bào chữa bắt đầu xuất hiện: “Tác vụ số 3 ngắn hơn và tôi chỉ có 20 phút,” hoặc “Tôi không có tâm trạng làm Tác vụ số 1 ngay bây giờ, để tôi làm Tác vụ số 5.” Họ nhảy việc và chọn những mục dễ hơn, rơi vào những sai lầm phổ biến trong quản lý thời gian.
Đây là một cái bẫy tự gây ra. Mỗi lần đi chệch hướng là đánh đổi hiệu quả để lấy sự thoải mái. Bạn có thể bận rộn, nhưng bạn sẽ không tiến về phía trước một cách thực sự năng suất.
Nếu bạn đã bỏ công sức để ưu tiên, hãy tin tưởng vào công việc bạn đã đầu tư. Đừng quyết định lại cả ngày của bạn mỗi 15 phút; Tác vụ số 1 có nghĩa là bắt đầu với Tác vụ số 1. Cam kết hoàn thành chúng theo thứ tự đó và giữ nguyên thứ tự đã viết. Não bạn sẽ cố gắng thương lượng, đừng chấp nhận điều đó.
Ưu Tiên Không Phải Dự Đoán Mà Là Giao Tiếp
Nhiều người coi việc ưu tiên là một nhiệm vụ cá nhân – bạn ngồi với những suy nghĩ của mình, đưa ra một quyết định điều hành, và tự mình tiến về phía trước. Điều đó có thể hiệu quả trong một số trường hợp, nhưng nhiều người trong chúng ta đã bị sếp khiển trách vì dành hai ngày cho một việc có thể chờ thêm một tuần.
Bước này là cần thiết: nếu bạn không biết, hãy hỏi. Đó là một phần quan trọng trong việc tuân thủ Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên.
Quy tắc này hoạt động tốt nhất khi đi kèm với giao tiếp rõ ràng. Nếu bạn từng nghi ngờ tác vụ nào quan trọng hơn, chỉ cần hỏi. Gửi một tin nhắn nhanh cho trưởng nhóm hoặc quản lý của bạn, nói điều gì đó đại loại như: “Hôm nay tôi có Tác vụ A và Tác vụ B cần hoàn thành, anh/chị muốn tôi xử lý cái nào trước?”
Nếu quản lý của bạn không phản hồi, hãy tìm sự hướng dẫn từ một đồng nghiệp đáng tin cậy hoặc trưởng nhóm – và luôn ghi lại các quyết định của bạn. Khi bạn mắc kẹt chờ đợi ý kiến, tốt hơn là tiến về phía trước một cách thận trọng hơn là đình trệ. Hãy hỏi một người quen thuộc với dự án để có cái nhìn của họ, và ghi lại ngắn gọn những gì bạn đã quyết định, tại sao, và khi nào bạn liên hệ.
Không một quản lý hợp lý nào sẽ phạt bạn vì tìm kiếm sự rõ ràng. Trên thực tế, hầu hết đều đánh giá cao cách tiếp cận chủ động. Thà dành 60 giây để hỏi ý kiến còn hơn hàng giờ sửa chữa một sai lầm do tự đoán mò mà ra.
Không Có Chỗ Cho Quyết Định Dựa Trên Tâm Trạng
Tâm trạng là mối đe dọa thầm lặng nhất đối với sự nhất quán. Bạn tỉnh táo hơn vào buổi sáng, hòa đồng hơn sau bữa trưa, và kiệt sức vào giữa buổi chiều. Chẳng bao lâu, thứ tự công việc của bạn dựa trên cảm giác của bạn, chứ không phải điều gì quan trọng. Đó là cách mà cả tuần làm việc biến mất. Bạn lãng phí năng lượng sắp xếp lại công việc để phù hợp với tâm trạng thay vì thực hiện theo thứ tự ưu tiên.
Nhiều người cố gắng biện minh cho việc bỏ qua các tác vụ khó khăn vì họ quá mất tập trung hoặc đang có dấu hiệu kiệt sức trong công việc. Thay vì tuân theo một danh sách ưu tiên, họ tìm kiếm các lối tắt phù hợp với tâm trạng hiện tại của mình.
Quy tắc này đảo ngược điều đó. Thay vì uốn cong danh sách công việc của bạn để phù hợp với tâm trạng, bạn làm ngược lại: quản lý tâm trạng của mình để đáp ứng yêu cầu của danh sách.
Trong trường hợp của tôi, điều đó có thể có nghĩa là lên lịch cho tác vụ khó nhất vào thời gian tập trung cao độ, hoặc nghỉ giải lao ngắn để nạp lại năng lượng trước một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao. Tôi thường uống nước, vươn vai, điều chỉnh lại mắt, ra ngoài một lát, bất cứ điều gì chuẩn bị cho tôi hành động. Dù làm gì, tôi không bao giờ sắp xếp lại hay bỏ qua các tác vụ.
Hãy nghỉ ngơi nhanh giữa mỗi tác vụ, không chỉ trong những tác vụ dài. Những quãng nghỉ ngắn, dù chỉ một hoặc hai phút, giúp bạn thiết lập lại sự tập trung. Thói quen nhỏ này có thể cải thiện năng suất của bạn bằng cách ngăn ngừa mệt mỏi tinh thần khi bạn chuyển từ tác vụ này sang tác vụ khác.
Danh sách vẫn không đổi; tính khí của bạn là biến số mà bạn kiểm soát. Có một cảm giác nhẹ nhõm đến từ điều đó. Không suy nghĩ quá nhiều, không tự nghi ngờ, chỉ là tiến bộ đều đặn.
Động Lực Đến Từ Sự Tiến Triển, Không Phải Cảm Hứng
Mặc dù có nhiều cách để tăng cường động lực làm việc, nhưng nó có thể dao động rất nhiều. Nếu bạn dựa vào động lực làm yếu tố thúc đẩy, năng suất của bạn sẽ không đồng đều và không đáng tin cậy. Thay vào đó, Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên tự xây dựng dựa trên đà tiến.
Đà tiến không phụ thuộc vào cảm giác của bạn, nó được tạo ra bằng cách xuất hiện và hoàn thành từng tác vụ một. Khi bạn hoàn thành một mục ưu tiên cao – dù khó khăn đến đâu – chiến thắng đó sẽ tích lũy. Vì bạn đã tiến về phía trước, tác vụ tiếp theo đột nhiên có vẻ dễ quản lý hơn.
Quan trọng hơn, nó ngăn chặn ảo tưởng về sự tiến bộ. Dễ dàng tự lừa dối bản thân rằng bạn đang làm việc hiệu quả bằng cách gạch bỏ một vài tác vụ dễ dàng, nhưng nếu không có tác vụ nào trong số đó tạo ra sự thay đổi đáng kể, bạn chưa thực sự tiến bộ. Tập trung vào những công việc bận rộn không mang lại kết quả hữu hình, nó chỉ mang lại cảm giác tốt trong khoảnh khắc đó.
Theo kinh nghiệm của tôi, đà tiến đến từ năng suất. Ngay cả khi tôi chỉ hoàn thành một tác vụ trong một ngày, tôi vẫn có thể tạo ra sự chuyển động có ý nghĩa. Sự tiến bộ đó cho phép tôi xây dựng sự tự tin, tích lũy kết quả và giành được niềm tin trong môi trường làm việc.
Hãy quên đi sự hài lòng phù du của những chiến thắng nhỏ, thay vào đó hãy hướng tới đà tiến lâu dài đến từ việc hoàn thành những gì thực sự quan trọng. Một khi bạn bắt đầu guồng quay, danh sách sẽ trở nên thỏa mãn hơn khi thực hiện.
Khi Lạc Lối, Hãy Bắt Đầu Lại
Sẽ có những ngày bạn thất bại, như tôi đã từng nhiều lần. Cuối cùng, bạn sẽ hành động theo tâm trạng, bị phân tâm bởi những yêu cầu khẩn cấp, hoặc bỏ qua quy tắc hoàn toàn. Điều đó là bình thường, nhưng điều quan trọng là cách bạn phản ứng khi đi chệch hướng.
Đừng lấy thất bại làm lý do để loại bỏ hệ thống của bạn, hãy dùng nó làm bằng chứng cho thấy tại sao Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên lại quan trọng. Khoảnh khắc bạn nhận ra mình đã đi chệch hướng hoặc sắp xếp lại danh sách, hãy dừng lại, hít thở sâu, quay lại danh sách của bạn và tái cam kết với thứ tự.
Không có gì đáng xấu hổ khi bắt đầu lại và không cần phải hoảng sợ, bạn không cần tạo một kế hoạch hoàn toàn mới. Bạn cần tin tưởng vào kế hoạch đã hiệu quả và thực hành kiên định với nó.
Với Quy Tắc Danh Sách Ưu Tiên, bạn có thể dễ dàng và hiệu quả cải thiện toàn bộ quy trình làm việc của mình. Hãy tạo danh sách của bạn, thiết lập thứ tự và thực hiện từng mục một, không thỏa hiệp. Chỉ vậy thôi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi sự rõ ràng thay thế sự hỗn loạn nhanh chóng như thế nào.
