Đôi khi, chỉ nghĩ đến khối lượng công việc khổng lồ trong danh sách việc cần làm cũng đủ khiến tôi choáng ngợp, dẫn đến tình trạng suy sụp hoặc lại dành thêm một giờ “chỉ một tập nữa thôi” để xem Netflix. Đó là lý do tôi thường lên kế hoạch chi tiết từng phút trong ngày. May mắn thay, tôi đã tìm thấy một công cụ AI làm điều đó tốt hơn nhiều so với khả năng của mình. Nó không chỉ giúp tôi quản lý thời gian hiệu quả hơn mà còn tối ưu hóa lịch trình để tôi luôn cảm thấy tràn đầy năng lượng, tránh tình trạng kiệt sức kéo dài.
Reclaim.ai: Trợ lý AI Lên Lịch Công Việc Thông Minh
Thay vì dành thời gian tự sắp xếp mọi tác vụ vào lịch của mình, tôi đã để Reclaim.ai làm điều đó. Reclaim là một công cụ lên lịch bằng AI tự động đồng bộ với Google Calendar và sắp xếp các công việc dựa trên mức độ ưu tiên cùng với thời gian rảnh của tôi.
Reclaim thực hiện tất cả những điều này trong khi đảm bảo không có tác vụ nào bị trùng lặp hoặc được lên lịch vào những khoảng thời gian tôi đã chặn thủ công, hoặc khi Reclaim đã dành thời gian cho các tác vụ khác. Nếu một công việc có mức độ ưu tiên cao hơn xuất hiện, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại các tác vụ đã lên lịch trước đó, ưu tiên những việc có thời hạn sắp đến và những việc còn nhiều khối lượng công việc phải hoàn thành.
Ví dụ, tôi có những buổi học không thể thay đổi đã được chặn trong lịch. Khi tôi thêm các công việc vào Reclaim, nó sẽ xem xét điều này và tránh lên lịch bất kỳ tác vụ nào trong những khoảng thời gian đó, trừ khi tôi xóa chúng khỏi lịch hoặc có thời gian nghỉ giữa các buổi học.
Giao diện Reclaim.ai hiển thị công cụ lập kế hoạch với danh sách công việc đã lên lịch
1. Chia nhỏ các tác vụ lớn thành các phần nhỏ hơn
Một trong những phần tôi yêu thích nhất khi sử dụng Reclaim để lên lịch là nó cho phép tôi chia nhỏ các công việc thành những phần nhỏ hơn mà tôi có thể phân bổ trong nhiều ngày. Chẳng hạn, tôi sắp có kỳ thi cuối kỳ và ước tính mình sẽ cần dành khoảng 40 giờ để chuẩn bị ngoài giờ học trên lớp.
Thay vì tự chặn thời gian thủ công trên Google Calendar cho đến tuần thi, tôi chỉ cần vào Reclaim, tạo một tác vụ tên là “Chuẩn bị Thi Cử” và đặt thời lượng là 40 giờ. Tôi đã đánh dấu vào ô Split Up để Reclaim tự động chia nhỏ và phân bổ công việc này ra nhiều ngày.
Tạo tác vụ mới %22Chuẩn bị Thi Cử%22 trên Reclaim.ai với tính năng chia nhỏ thời gian
Sau đó, tôi đã thêm thời lượng tối thiểu và tối đa, chỉ rõ thời gian ít nhất và nhiều nhất tôi có thể dành để học trong một buổi. Cuối cùng, tôi đặt ngày đến hạn là ngày thi đầu tiên của mình. Chỉ trong vài phút, Reclaim đã tự động lên lịch các buổi học của tôi trên lịch, tất cả mà không cần tôi phải làm gì cả!
Nếu thời gian eo hẹp và tôi có những công việc ít quan trọng hơn đã bị chặn, Reclaim sẽ tự động điều chỉnh chúng để đảm bảo tôi hoàn thành việc chuẩn bị trước “ngày đến hạn” mà tôi đã đặt ra.
2. Tự động điều chỉnh lịch trình khi có thay đổi
Mặc dù tôi rất muốn sống trong một thế giới mà tôi hoàn thành mọi công việc trong danh sách hàng ngày, nhưng cuộc sống luôn có những điều bất ngờ, và điều đó đơn giản là không thực tế. Một tính năng làm cho Reclaim nổi bật so với nhiều ứng dụng lên lịch khác là khả năng tự động sắp xếp lại các công việc nếu tôi bỏ lỡ chúng hoặc nếu có những thay đổi trong lịch trình hoặc mức độ ưu tiên của tôi.
Như đã đề cập trước đó, nếu một công việc quan trọng hơn xuất hiện và thay đổi mức độ ưu tiên của tôi, Reclaim sẽ tự động sắp xếp lại tác vụ bị bỏ lỡ. Điều này đảm bảo không có gì bị bỏ sót, giữ cho các công việc của tôi đi đúng hướng mà không cần bất kỳ nỗ lực bổ sung nào từ phía tôi.
Công cụ này cũng cho phép bạn chọn xem bạn muốn các công việc bắt đầu tự động khi đã lên lịch hay bắt đầu thủ công.
Thiết lập cài đặt bắt đầu và hoàn thành tác vụ tự động trên Reclaim.ai
Nếu bạn chọn tùy chọn đầu tiên, Reclaim sẽ giả định bạn đã bắt đầu công việc vào thời gian đã định. Với tùy chọn thứ hai được bật, bạn cần nhấn nút Start thủ công trước khi bắt đầu một công việc. Nếu bạn không làm vậy, Reclaim sẽ giả định bạn đã bỏ lỡ và sắp xếp lại nó. Tôi đã bật tùy chọn thứ hai, và nó đã trở thành một cứu cánh.
3. Đảm bảo thời gian nghỉ ngơi, chống kiệt sức
Một điều tôi không thực sự tự hào là thói quen đặt quá nhiều lịch và không để lại bất kỳ khoảng trống nào cho thời gian nghỉ ngơi. Tôi có xu hướng lấp đầy từng phút trong ngày, nghĩ rằng mình có thể vượt qua mỗi công việc với cùng một động lực, mà không cần nghỉ ngơi một chút nào. Nhưng hãy thành thật, tôi đang tự lừa dối mình.
Tôi đã tích cực cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và dần nhận ra rằng việc cố gắng làm việc liên tục không nghỉ ngơi có thể giúp tôi hoàn thành công việc trong nửa đầu ngày, nhưng nó không bền vững về lâu dài. Đây là lúc Reclaim phát huy tác dụng. Nó tự động thêm thời gian nghỉ giữa các tác vụ, ngăn chúng bị lên lịch liên tục.
Cài đặt thời gian đệm và nghỉ ngơi tự động trong Reclaim.ai để chống kiệt sức
Bạn có thể chọn thời gian nghỉ từ 15 phút đến một giờ (hoặc không nghỉ chút nào). Tôi đã đặt là 30 phút trước các công việc. Nó cũng thêm “Thời gian thư giãn” sau các cuộc họp, mặc dù tôi không thường xuyên sử dụng tính năng này vì tôi hiếm khi phải tham gia các cuộc họp.
4. Giúp tôi theo dõi và phân tích việc sử dụng thời gian
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất là theo dõi thời gian của bạn đã đi đâu. Reclaim cung cấp một loạt các số liệu thống kê trong ba khoảng thời gian: 2 tuần gần nhất, 4 tuần gần nhất và 12 tuần gần nhất. Trong phần phân tích “My Time” (Thời gian của tôi), nó phân loại thời gian của bạn thành Di chuyển, Công việc chuyên sâu và Công việc nhẹ.
Nó cũng hiển thị thời gian bạn dành cho các Thói quen & Công việc trong cùng các khoảng thời gian đó. Ngoài ra, Reclaim còn theo dõi thời gian trung bình bạn dành cho các cuộc họp bên ngoài, cuộc họp 1-1 và cuộc họp nhóm. Phần tôi yêu thích nhất là mục Work-life balance (Cân bằng công việc – cuộc sống), nơi hiển thị số giờ cá nhân trung bình, số giờ nghỉ phép và số giờ làm việc ngoài giờ hành chính.
Biểu đồ phân tích thói quen, công việc và cân bằng công việc cuộc sống trên Reclaim.ai
Mỗi khi tôi kiểm tra, tôi lại nhận ra rằng mình thực sự cần phải điều chỉnh lại lịch trình ngủ của mình! Những số liệu thống kê này cũng giúp tôi xác định các mô hình, chẳng hạn như liệu tôi có đang dành quá nhiều thời gian cho các công việc nhẹ và cần dành nhiều thời gian tập trung hơn cho các công việc chuyên sâu hay không.
Kết luận
Cá nhân tôi tin rằng Reclaim là một trong những công cụ quản lý thời gian AI đã thay đổi cuộc sống của tôi theo hướng tốt đẹp hơn. Nó chắc chắn đã giảm số giờ tôi phải dành để sắp xếp các sự kiện trong lịch và cho phép tôi đảm bảo thời gian của mình được dành cho những điều thực sự quan trọng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tự động hóa lịch trình để tăng cường năng suất và cải thiện cân bằng cuộc sống, Reclaim.ai chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc. Hãy thử nghiệm ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
