Trí tuệ nhân tạo (AI) ngày nay có thể giúp bạn soạn thảo email chỉ trong vài giây, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên phụ thuộc hoàn toàn vào nó. Một số loại email thực sự hưởng lợi từ sự hỗ trợ tự động hóa của AI, trong khi những loại khác lại đòi hỏi sự tinh tế và chạm tay của con người. Việc hiểu rõ khi nào nên để AI “cầm lái” và khi nào nên tự mình gõ từng chữ sẽ tạo nên sự khác biệt lớn trong hiệu quả giao tiếp của bạn.
AI Phù Hợp Cho Các Email Đơn Giản
Đối với những email mang tính chất đơn giản, như các tin nhắn hậu cần nhanh chóng hoặc xác nhận thông tin cơ bản, việc sử dụng AI để soạn thảo gần như luôn là lựa chọn ổn. Nếu nội dung email của bạn không đòi hỏi sự sáng tạo hay tư duy phản biện sâu sắc, việc ứng dụng AI có lẽ sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng đầu ra.
Chẳng hạn, bạn có thể thử một câu lệnh đơn giản như “Viết một thư trả lời ngắn gọn, chuyên nghiệp cho email dưới đây và đề xuất cuộc họp vào lúc 11 giờ sáng” khi cần sắp xếp một cuộc hẹn đơn thuần.
AI Hỗ Trợ Hiệu Quả Khi Bạn Nhận Quá Nhiều Email
Hộp thư đến của bạn có thể tràn ngập các câu hỏi từ đồng nghiệp và bạn chắc chắn cần phải trả lời tất cả. Mặc dù lời khuyên chung là tránh dùng AI cho bất cứ thứ gì đòi hỏi sự độc đáo, việc sử dụng AI như một công cụ bổ trợ trong quá trình soạn thảo phản hồi có thể giảm bớt gánh nặng viết lách của bạn.
Ví dụ, bạn có thể viết phản hồi của mình dưới dạng các gạch đầu dòng, sau đó yêu cầu ChatGPT chuyển những điểm đó thành một email mạch lạc và chuyên nghiệp.
Ví dụ ChatGPT chuyển đổi các ý gạch đầu dòng thành nội dung email hoàn chỉnh.
Ngoài ra, AI cũng có thể giúp bạn xử lý lượng email quá tải. Trong Outlook, Copilot cung cấp nhiều công cụ để lướt qua email nhanh chóng, và nhiều công cụ AI khác như Grammarly hay Sanebox cũng có thể hỗ trợ bạn quản lý hộp thư đến hiệu quả hơn.
AI Cũng Có Thể Tinh Chỉnh Văn Phong Của Bạn
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc viết email, các công cụ AI như ChatGPT có thể bổ trợ cho quá trình suy nghĩ và soạn thảo. Bạn có thể dán bản nháp email của mình và yêu cầu chỉnh sửa, cùng nhau động não các ý tưởng bổ sung, hoặc viết lại email theo một phong cách chuyên nghiệp hơn.
Sử dụng công cụ AI theo cách này không thay thế ý tưởng gốc của bạn, mà nó giúp bạn tinh chỉnh và hoàn thiện chúng.
Đừng Dùng AI Khi Bạn Cần Sự Sáng Tạo và Tư Duy Phản Biện
Liên quan đến vấn đề độc đáo, AI thường không phải là lựa chọn tốt nhất khi công việc đòi hỏi sự sáng tạo và tư duy phản biện của chính bạn. Việc dán một email nhận được và yêu cầu ChatGPT viết phản hồi có thể hữu ích trong các giao tiếp đơn giản, nhưng khi bạn cần đưa ra ý kiến đóng góp có giá trị về một vấn đề quan trọng, việc giao phó cho AI nói chung là không khôn ngoan.
Quản lý, đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn có lẽ muốn biết suy nghĩ của bạn, chứ không phải của ChatGPT. AI vẫn có thể hữu ích như một công cụ bổ trợ, nhưng nó không thể thay thế sự sáng tạo của bạn.
Tránh Dùng AI Nếu Không Có Thời Gian Chỉnh Sửa Đầu Ra
Các mô hình ngôn ngữ AI có xu hướng tạo ra văn bản dài dòng, lặp đi lặp lại. Trừ khi bạn là một “phù thủy” về prompt engineering (kỹ thuật đặt câu lệnh) hoặc cung cấp rất nhiều chi tiết trong câu lệnh để có đầu ra tốt hơn, bạn nên chỉnh sửa kết quả của ChatGPT trong hầu hết mọi trường hợp. Blaise Pascal đã từng nói nổi tiếng: “Nếu có nhiều thời gian hơn, tôi đã viết một lá thư ngắn hơn,” và điều tương tự cũng áp dụng cho văn bản do AI tạo ra.
Bạn có thể nhận thấy rằng, ngoài việc gợi ý chỉnh sửa, tất cả các câu lệnh ví dụ tôi đã tạo đều bao gồm từ “ngắn gọn” ở đâu đó. Hãy xem sự khác biệt mà một chút kỹ thuật prompt engineering tạo ra dưới đây, với cùng một câu lệnh được yêu cầu ở phiên bản bình thường và phiên bản “ngắn gọn”.
Ngay cả như vậy, phiên bản ngắn gọn vẫn khá chung chung, dù chỉ là một email điền vào chỗ trống cơ bản. Nó vẫn cần chỉnh sửa đáng kể để có tính độc đáo và súc tích hơn.
Tương tự, nếu tổ chức của bạn sử dụng công cụ kiểm tra AI hoặc cấm sử dụng AI, bạn có thể muốn tránh hoàn toàn việc sử dụng AI. Mặc dù vậy, bạn có thể bị gắn cờ sai là sử dụng AI vì một số lý do, ngay cả khi bạn không dùng nó.
AI Có Thể Gây Thiếu Tôn Trọng
Khi bạn sử dụng AI để viết email, việc bạn mất vài giây để đặt câu lệnh có thể khiến người nhận mất vài phút để đọc. Tôi đã từng gặp các đồng nghiệp ở những nơi làm việc khác rõ ràng sử dụng AI tạo sinh khi viết email. Tôi cảm thấy vô cùng khó chịu với văn bản dài dòng, rề rà mà tôi nhận được, khi biết rằng mình có lẽ đã dành nhiều thời gian đọc email hơn họ viết.
Các công cụ AI có thể giúp bạn tận dụng thời gian để tạo ra nhiều đầu ra hơn, nhưng đừng quên tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng ChatGPT để viết.
Đây là một quy tắc chung khi cân nhắc sử dụng AI cho email và các hình thức giao tiếp khác: liệu tôi có đang thiếu tôn trọng thời gian của người khác khi sử dụng AI không?
AI có lẽ không hề thiếu tôn trọng thời gian của người nhận khi dùng để viết các email đơn giản, phát triển dàn ý, hoặc như một công cụ bổ trợ viết lách. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng AI chỉ vì bạn không muốn bỏ công sức viết một phản hồi mạch lạc, thì có lẽ bạn không nên sử dụng AI. Đôi khi, tốt hơn hết là không nói gì cả.
