Trong quá khứ, tôi thường lên kế hoạch chi tiết cho mỗi ngày, theo từng giờ. Tôi sẽ ngồi vào buổi tối hôm trước và ghi lại các hoạt động cho mỗi giờ làm việc vào một bảng tính Excel. Kể từ đó, tôi đã chuyển sang một lựa chọn thay thế tốt hơn nhiều – phương pháp Task Batching – một kỹ thuật quản lý thời gian ít tốn công sức hơn và phù hợp hơn với thói quen làm việc của tôi.
Task Batching là gì? Khái niệm và lợi ích cốt lõi
Ngành công nghiệp quản lý thời gian và năng suất được xây dựng trên ý tưởng rằng con người luôn muốn tận dụng tối đa từng phút trong ngày. Điều này đã dẫn đến nhiều chiến lược và hệ thống khác nhau được thiết kế để tối đa hóa và tối ưu hóa những phút quý giá này.
Task Batching là một trong những chiến lược hứa hẹn mang lại một ngày làm việc hiệu quả hơn. Nói một cách đơn giản, Task Batching bao gồm việc nhóm các tác vụ từ danh sách công việc cần làm dựa trên sự tương đồng hoặc loại nỗ lực cần thiết để hoàn thành chúng. Ví dụ, tất cả các tác vụ liên quan đến viết email, thực hiện cuộc gọi điện thoại hoặc động não sáng tạo đều có thể được nhóm lại để hoàn thành cùng lúc.
Ý tưởng đằng sau Task Batching là giảm thiểu gánh nặng nhận thức do việc chuyển đổi tác vụ thường xuyên, vốn có thể làm giảm sự tập trung và năng suất. Bằng cách tập trung vào một loại tác vụ duy nhất tại một thời điểm, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm lỗi và dễ dàng đạt được trạng thái “dòng chảy” (flow state) – khi bạn hoàn toàn đắm chìm vào công việc.
Task Batching và Time Blocking: Điểm khác biệt mấu chốt
Task Batching có vẻ tương tự như một kỹ thuật năng suất khác là Time Blocking, nhưng chúng liên quan đến hai cách tiếp cận khác nhau trong quản lý thời gian. Time Blocking chia một ngày dựa trên số giờ có sẵn, với một hoạt động được ấn định cho mỗi giờ làm việc.
Mặt khác, Task Batching chia lịch trình dựa trên số lượng tác vụ cần làm và mức độ liên quan giữa chúng. Với Task Batching, tôi có thể làm việc trên các nhóm tác vụ khác nhau trong thời gian cần thiết, mà không cần ấn định các khung thời gian cụ thể. Mặc dù Task Batching vẫn liên quan đến việc chỉ định các khung thời gian cho các hoạt động của bạn – nếu không nó sẽ không phải là một kỹ thuật quản lý thời gian – nhưng sự khác biệt nằm ở chỗ thời lượng và tần suất của các khung thời gian này không phải là trọng tâm chính.
Time Blocking chưa bao giờ phù hợp với tôi. Nó mang lại rất nhiều sự tổ chức cho ngày của bạn, có lẽ là quá nhiều. Làm việc theo lịch trình Time Blocking khiến tôi trở nên bận rộn hơn và cảm thấy thất vọng khi không thể hoàn thành đúng hẹn hoặc phải trì hoãn một tác vụ đã lên lịch trước đó.
Vì sao Task Batching là phương pháp quản lý năng suất vượt trội?
Task Batching phù hợp hơn với cách tôi làm việc và mang lại trải nghiệm ít gây khó chịu hơn. Tôi ít phải chuyển đổi giữa các tác vụ hơn, và tôi cảm thấy thoải mái hơn khi sắp xếp lại một nhóm tác vụ sang một khoảng thời gian khác. Tôi có thể phân bổ năng lượng tốt hơn trong suốt cả ngày, điều này khiến tôi tự tin hơn về những gì mình đã hoàn thành vào cuối ngày.
1. Loại bỏ chi phí chuyển đổi tác vụ (Switching Costs)
Ưu điểm quan trọng nhất của Task Batching là nó ngăn ngừa chi phí chuyển đổi tác vụ. Chi phí chuyển đổi hay “thuế chuyển đổi” là tác động tiêu cực đến hiệu suất và trạng thái dòng chảy khi bạn chuyển sự chú ý giữa các tác vụ. Nếu bạn đã từng thử đa nhiệm, ví dụ như lái xe và sử dụng điện thoại hoặc xem phim trong khi nhắn tin, bạn sẽ nhận thấy một khoảng thời gian điều chỉnh trước khi sự chú ý của bạn có thể tập trung lại vào tác vụ hiện tại.
Hình ảnh minh họa lịch Google Calendar áp dụng phương pháp Time Blocking
Việc chuyển đổi giữa các tác vụ ngốn thời gian và công sức, và bị gián đoạn khi đang làm việc, dù chỉ trong thời gian ngắn, đã được chứng minh là khiến con người lo lắng và thất vọng hơn. Task Batching giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh bằng cách nhóm các hoạt động tương tự. Những tác vụ này sẽ được hoàn thành trong một phiên tập trung duy nhất, điều đó thường có nghĩa là chúng tốn ít thời gian và công sức hơn để hoàn thành. Để tránh bị phân tâm, bạn nên thông báo giờ làm việc tập trung của mình cho gia đình và đồng nghiệp.
2. Nâng cao tính linh hoạt trong công việc
Task Batching là một kỹ thuật năng suất linh hoạt hơn Time Blocking. Tôi có thể linh hoạt với các khung thời gian được ấn định cho các hoạt động, điều này đặc biệt tuyệt vời cho các tác vụ sáng tạo. Ví dụ, tôi có thể chỉ định một khối “Viết” và quyết định hoãn các tác vụ khác cho đến khi tôi hoàn thành tất cả các tác vụ viết trong ngày.
Mặc dù nên tránh gián đoạn càng nhiều càng tốt, nhưng Task Batching thường có khả năng chống chịu tốt hơn với những gián đoạn không thể tránh khỏi so với Time Blocking. Khi một sự gián đoạn xảy ra, tôi có thể tạm dừng và tiếp tục nhóm công việc mà không làm gián đoạn hoàn toàn quy trình làm việc của mình hoặc cần phải lên kế hoạch lại toàn bộ ngày của mình.
3. Tăng cường hiệu suất và khả năng theo dõi
Mặc dù điều này mang tính chủ quan nhiều hơn, tôi đã đạt được nhiều thành công hơn với Task Batching so với Time Blocking. Tôi hoàn thành các tác vụ trong thời gian kỷ lục với ít nỗ lực hơn. Làm việc theo nhóm tác vụ cũng có nghĩa là thời gian của tôi dễ theo dõi hơn, và tôi có thể dễ dàng nhìn thấy mình đang dành phần lớn thời gian cho việc gì.
Điều quan trọng là phải lên lịch các khoảng thời gian nghỉ ngơi đều đặn để duy trì mức năng lượng và tránh kiệt sức, bất kể bạn sử dụng phương pháp năng suất nào. Tôi cũng có thể lên lịch các hoạt động ít tốn công sức cho những khoảng thời gian mà mức năng lượng của tôi thấp nhất.
4. Thiết lập kỳ vọng thực tế và ưu tiên hiệu quả
Với Time Blocking, tôi có xu hướng lấp đầy mọi giây bằng hoạt động và ép mình phải làm việc hiệu quả ngay cả khi điều đó không hợp lý. Tôi muốn trở thành một người đa tài và cố gắng đưa một hoạt động từ mỗi sở thích của mình vào một ngày. Điều đó tốn thời gian, choáng ngợp và hầu như không mang lại kết quả.
Task Batching, mặt khác, giúp tôi giữ mình trong thực tế. Các tác vụ có xu hướng tốn nhiều thời gian hơn so với thời gian tôi ấn định cho chúng và có giới hạn về số lượng hoạt động tôi có thể đảm nhận trong một ngày. Việc tập trung năng lượng vào các tác vụ quan trọng nhất có ý nghĩa hơn là dàn trải bản thân trên nhiều nỗ lực.
Với Task Batching, tôi hòa hợp hơn với một ngày làm việc điển hình, và tôi có thể thiết lập các ưu tiên của mình hiệu quả hơn. Tôi sử dụng Microsoft To Do và Google Calendar, nhưng có một số công cụ quản lý thời gian khác cũng có thể hữu ích.
Bất chấp những gì Cal Newport và các chuyên gia năng suất khác nói, việc lên lịch mọi phút trong thời gian của bạn sẽ không hiệu quả với tất cả mọi người, đặc biệt là những người cảm thấy lo lắng khi nhìn vào một lịch trình Time Blocking hoàn chỉnh. Với Task Batching, việc “mải mê” trong công việc mà không cần để ý đã bao nhiêu phút trôi qua và còn bao nhiêu thời gian còn lại trở nên dễ dàng hơn – đó chắc chắn là cách tôi thích làm việc.
Task Batching là một công cụ đáng kinh ngạc trong kho vũ khí năng suất của tôi, nhưng nó cũng không phù hợp với mọi phong cách làm việc. Đã có những lúc Task Batching không thực sự hữu ích. Tuy nhiên, sức mạnh của Task Batching nằm ở tính linh hoạt và khả năng thích ứng của nó. Bạn có thể điều chỉnh mọi thứ cho đến khi bạn có một hệ thống thực sự phù hợp với mình. Hãy thử áp dụng Task Batching ngay hôm nay để tối ưu năng suất làm việc của bạn!
