Trong nhiều năm, danh sách công việc (to-do list) là chiếc phao cứu sinh của tôi, nhưng theo thời gian, nó đơn thuần trở thành một nguồn căng thẳng. Danh sách khổng lồ những nhiệm vụ chưa hoàn thành khiến tôi cảm thấy lạc lối, và đó là lúc tôi quyết định thực hiện một sự thay đổi trong cách quản lý công việc và tăng năng suất.
Vấn Đề Với Các Danh Sách Công Việc (To-Do List) Truyền Thống
Ban đầu tôi không nhận ra, nhưng thực tế có nhiều vấn đề cố hữu với các to-do list truyền thống mà hầu hết mọi người (bao gồm cả tôi) đều sử dụng. Một số vấn đề này bao gồm:
Danh sách công việc to-do list truyền thống dài quá mức gây choáng ngợp và khó quản lý
Độ Dài Gây Áp Lực
To-do list dường như có một cách “xảo quyệt” để phát triển và phát triển cho đến khi chúng trở thành những thứ khổng lồ mà rất ít người thực sự có thể hoàn thành. To-do list của tôi, thứ mà tôi làm việc vào cuối mỗi ngày và chỉ ném vào Google Doc, cuối cùng đã dài hàng trang – mỗi ngày!
Những gì bắt đầu chỉ với vài nhiệm vụ dễ quản lý nhanh chóng trở thành quả cầu tuyết và trước khi bạn biết điều đó, bạn đã bị mắc kẹt dưới một trận tuyết lở. Hơn nữa, ngay cả khi sử dụng các ứng dụng lập kế hoạch giúp tôi luôn ngăn nắp, tôi vẫn bị lạc trong khối lượng công việc phải hoàn thành khi nhìn thấy tất cả được ghi lại trên “giấy tờ”.
Khó Khăn Trong Việc Ưu Tiên
Một trong những điều tôi vật lộn nhất với to-do list là làm thế nào để quyết định cái gì được ưu tiên. Có quá nhiều nhiệm vụ đều thu hút sự chú ý của tôi, và nếu một ngày trôi qua, tôi sẽ thêm hai đến năm nhiệm vụ mới, và việc tìm ra vị trí của chúng gần như không thể. Chưa kể việc rất dễ bị cuốn vào công việc bận rộn của việc đánh dấu các mục đã hoàn thành thay vì tập trung vào việc hoàn thành chúng đúng cách.
Kỳ Vọng Không Thực Tế
Một vấn đề khác phát sinh là tôi đã đặt ra quá nhiều kỳ vọng không thực tế cho bản thân, và khi tôi không hoàn thành tất cả các to-do, tôi cảm thấy như một thất bại. Dù tôi đã đạt được bao nhiêu đi chăng nữa, dường như lúc nào cũng còn nhiều việc phải làm. Cảm giác liên tục không đạt được mục tiêu này thường làm giảm động lực và lòng tự trọng của tôi, điều này không tốt khi bạn muốn hoàn thành công việc.
Bước Ngoặt Và Lý Do Tôi Dừng Sử Dụng To-Do List
Tôi nhớ rõ ngày mà to-do list cuối cùng đã khiến tôi thất vọng nhiều hơn là năng suất. Đó là một ngày thứ Tư ngẫu nhiên, và tôi đã lên kế hoạch các nhiệm vụ của mình từng cái một, với ý định hoàn thành tất cả vào buổi tối.
Ví dụ về một danh sách to-do list được mã hóa màu sắc nhưng vẫn gây căng thẳng
Nhưng, khi thời gian trôi qua, tôi thấy mình ngày càng căng thẳng và choáng ngợp, không thể đạt được bất kỳ tiến bộ đáng kể nào. Chính trong khoảnh khắc tuyệt vọng tột cùng đó, tôi biết mình phải tìm một cách làm việc khác.
Để làm được điều đó, trước tiên tôi phải hiểu rằng năng suất thực sự không chỉ là việc đánh dấu các nhiệm vụ một cách vô tâm khỏi một danh sách – đó là việc tập trung vào các mục tiêu có ý nghĩa và đạt được tiến bộ dài hạn hướng tới chúng. Vì vậy, thay vì các danh sách, tôi cần một hệ thống cho phép tôi điều chỉnh những gì tôi muốn làm hàng ngày với tầm nhìn và giá trị dài hạn của mình.
Cuối cùng, thay vì dựa vào các to-do list truyền thống, tôi đã áp dụng một phương pháp “đánh giá buổi sáng” (morning review). Đó là một buổi kiểm tra hàng ngày vào buổi sáng xoay quanh việc phản ánh ngày hôm trước và đặt ra các ưu tiên rõ ràng hơn cho ngày sắp tới.
“Morning Review” Là Gì?
Đối với tôi, một buổi đánh giá buổi sáng là một phương tiện có chủ ý và có ý nghĩa để bắt đầu mỗi ngày với sự rõ ràng và mục đích. Tôi dành vài phút để nhìn lại những gì mình đã hoàn thành vào ngày hôm trước, những gì tôi đã học được và những thách thức tôi phải đối mặt. Tôi cũng xác định hai hoặc ba mục tiêu chính mà tôi muốn đạt được cả trong ngắn hạn và dài hạn cho ngày sắp tới.
Không giống như một to-do list thông thường, vốn có xu hướng chỉ tập trung vào số lượng và hoàn thành, một buổi đánh giá buổi sáng nhấn mạnh vào sự chủ ý và ưu tiên những gì quan trọng nhất. Thay vì làm mình choáng ngợp với một danh sách dường như vô tận các nhiệm vụ và công việc vặt, tôi cẩn thận chọn một số lượng mục tiêu có ý nghĩa hạn chế hơn sẽ tác động tích cực đến mục tiêu của tôi.
Buổi đánh giá buổi sáng của tôi cũng khuyến khích cả sự linh hoạt và khả năng thích ứng. Nó nhận ra rằng các ưu tiên có thể, và sẽ, thay đổi trong suốt cả ngày và điều đó cho phép điều chỉnh mà không khiến tôi cảm thấy mình là một người thất bại. Cách tiếp cận này cho phép tôi tập trung vào những gì thực sự quan trọng và giúp tôi tránh bị lạc trong những điều nhỏ nhặt.
Tại Sao “Morning Review” Hiệu Quả Đối Với Tôi
Nhìn chung, tôi cảm thấy buổi đánh giá buổi sáng của mình đã thay đổi cuộc chơi về năng suất và sức khỏe tổng thể. Bằng cách tập trung vào một vài mục tiêu chính trong suốt cả ngày và dài hạn, tôi đã cảm thấy ít choáng ngợp hơn và kiểm soát ngày của mình tốt hơn.
Buổi đánh giá buổi sáng của tôi cũng giúp tôi bám sát các mục tiêu dài hạn và đảm bảo rằng các hành động hàng ngày của tôi phù hợp với tầm nhìn thành công chung. Bắt đầu mỗi ngày với một kế hoạch và mục đích rõ ràng đã cho tôi động lực và sự thúc đẩy để giải quyết đủ loại thách thức trực diện.
Hãy thử nghiệm với các cách tiếp cận khác nhau và đừng ngại thử các phương pháp khác nhau để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bạn. Những gì có thể hiệu quả với tôi không nhất thiết là lựa chọn tốt nhất cho bạn.
Các Công Cụ Hỗ Trợ “Morning Review” Của Tôi
Tôi nhận thấy rằng, giống như hầu hết mọi thứ, việc sử dụng công nghệ có thể giúp buổi đánh giá buổi sáng của tôi dễ dàng hơn rất nhiều. Tôi thường sử dụng Google Doc, giống như với To-Do List của tôi trước đây, để tập hợp suy nghĩ của mình, mặc dù chúng ít liệt kê các mục cần làm hơn mà tập trung vào các ưu tiên chính của tôi trong ngày. Tôi cũng đồng bộ hóa Google Calendar để đảm bảo ghi chú các cuộc họp đã lên lịch, thời hạn cố định và bất kỳ cam kết gia đình nào tôi biết sẽ diễn ra trong ngày đó.
Đặt ra những kỳ vọng thực tế và thành thật về mức độ bạn có thể hoàn thành trong một ngày, sau đó ưu tiên các nhiệm vụ đó cho phù hợp. Điều này sẽ giúp bạn tránh cảm thấy choáng ngợp hoặc thất vọng.
Và, khi tôi không nhất thiết có quyền truy cập vào máy tính xách tay hoặc phải làm việc khác như nấu bữa sáng, tôi có xu hướng sử dụng kỹ năng My Notebook trên Alexa để nói chuyện thay vì ghi lại ngay lập tức. Điều đó có nghĩa là tôi có thể làm hai việc cùng lúc, ngay cả khi tôi không nhất thiết thích phân chia sự chú ý theo cách đó.
Các Phương Pháp Thay Thế Khác Tôi Đã Thử
Trước khi chọn phương pháp đánh giá buổi sáng, tôi đã thử nghiệm một số phương pháp khác. Time-blocking là một trong số đó. Đây là phương pháp mà bạn lên lịch các khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ thay vì liệt kê chúng ra. Nó hoạt động khá tốt để tập trung vào các dự án lớn, nhưng rất khó để tuân thủ khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Tôi cũng đã thử gán chủ đề cho từng ngày, như “ngày chạy việc vặt” hoặc “ngày sáng tạo”. Điều đó giúp tôi tập trung, nhưng không tốt khi có điều gì khẩn cấp xuất hiện và làm gián đoạn lịch trình.
Cuối cùng, dù bạn kiên trì với to-do list truyền thống hay áp dụng một cách tiếp cận mới, điều cốt lõi thực sự là tìm ra phương pháp nào phù hợp với bạn và giúp bạn luôn ngăn nắp, có động lực và tập trung. Phương pháp “morning review” đã là một công cụ vô giá trong thói quen hàng ngày của tôi, và tôi hy vọng nó cũng có thể mang lại những lợi ích tương tự cho bạn.
Hãy bắt đầu nhỏ bằng cách kết hợp danh sách hiện tại của bạn với một buổi đánh giá buổi sáng để dần làm quen với thói quen lập kế hoạch cho ngày của mình.
