Nếu bạn chỉ dùng thanh tìm kiếm của Gmail để tra cứu tên hoặc tiêu đề email, bạn đang bỏ lỡ rất nhiều tiềm năng. Công cụ này được tích hợp vô số tính năng mạnh mẽ hơn bạn nghĩ, giúp việc tìm kiếm và quản lý email trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.
Tại Sao Thanh Tìm Kiếm Gmail Xứng Đáng Được Chú Ý Nhiều Hơn
Hầu hết người dùng Gmail chỉ quen với các thao tác tìm kiếm cơ bản: gõ một cái tên, một tiêu đề hoặc một từ khóa chung chung rồi cuộn qua các kết quả, hy vọng tìm thấy email mình cần. Phương pháp dò dẫm này tuy hiệu quả nhưng rất tốn thời gian và thường gây khó chịu, đặc biệt khi hộp thư đến của bạn chứa hàng nghìn tin nhắn kéo dài nhiều năm. Điều mà nhiều người không nhận ra là công cụ tìm kiếm của Gmail thực sự tinh vi hơn vẻ bề ngoài rất nhiều.
Giao diện tìm kiếm cơ bản của Gmail hiển thị kết quả cho từ khóa "thiết kế nội thất"
Hãy hình dung nó như một Google cá nhân dành cho email của bạn. Giống như bạn có thể tìm kiếm trên web với các cụm từ hoặc lệnh chính xác, Gmail cung cấp các toán tử tìm kiếm nâng cao cho phép bạn tập trung vào chính xác những gì mình đang tìm kiếm. Nó hiểu ngữ cảnh, bộ lọc, phạm vi thời gian, loại tệp, người gửi và nhiều thứ khác. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn có một hộp thư đến với hàng ngàn tin nhắn kéo dài nhiều năm.
Ví dụ, giả sử bạn đang tìm một hợp đồng mà sếp bạn đã gửi vào tháng Sáu. Thay vì cuộn qua hàng tá email cũ, bạn có thể gõ:
from:[email protected] after:2024/06/01 before:2024/07/01 filename:pdfChỉ trong vài giây, Gmail sẽ lọc hộp thư đến của bạn để chỉ hiển thị các email từ sếp bạn trong tháng Sáu có đính kèm tệp PDF. Cách tìm kiếm này cực kỳ nhanh, chính xác và hiệu quả hơn nhiều so với việc mò mẫm thủ công.
Các Thủ Thuật Tìm Kiếm Hàng Ngày Giúp Bạn Tiết Kiệm Thời Gian
Bạn không cần phải ghi nhớ hàng tá lệnh để có được kết quả mong muốn. Ngay cả một vài toán tử tìm kiếm cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong thói quen hàng ngày của bạn.
Hãy thử has:attachment để tìm tất cả các email có tệp đính kèm. Thêm filename:pdf hoặc filename:xlsx để lọc theo loại tệp. Bao gồm cả người gửi, ví dụ from:[email protected], và bạn đã truy xuất mọi tài liệu mà khách hàng đó đã gửi mà không cần tìm kiếm thủ công.
Thanh tìm kiếm Gmail với cú pháp tìm kiếm nâng cao bao gồm địa chỉ email và loại tệp đính kèm
Tìm kiếm dựa trên ngày cũng mạnh mẽ không kém. Sử dụng after: và before: với định dạng ngày YYYY/MM/DD. Tìm kiếm after:2025/01/01 before:2025/02/01 sẽ hiển thị mọi tin nhắn nhận được trong tháng Một. Điều này cực kỳ hữu ích để thu hẹp tìm kiếm vào các dự án, sự kiện hoặc thời hạn cụ thể.
Nếu bạn sắp xếp hộp thư đến bằng các nhãn (labels), hãy sử dụng chúng trong tìm kiếm với label:. Ví dụ, label:congviec hopdong sẽ hiển thị tất cả các tin nhắn được gắn nhãn “công việc” có chứa từ “hợp đồng”.
Bạn cũng có thể sử dụng dấu ngoặc kép để tìm kiếm các cụm từ chính xác. Gõ “lịch họp” đảm bảo bạn chỉ thấy các email chứa chính xác những từ đó theo đúng thứ tự. Không còn phải mất công sàng lọc qua các email chỉ đề cập lướt qua “họp” hoặc “lịch trình”.
Cách Kết Hợp Các Toán Tử Để Có Kết Quả Tốt Hơn
Một toán tử tìm kiếm đơn lẻ đủ để cho kết quả chính xác trong hầu hết các trường hợp. Tuy nhiên, việc kết hợp nhiều toán tử tìm kiếm sẽ giúp bạn tập trung vào chính xác những gì bạn đang tìm kiếm với độ chính xác cao nhất.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố gắng tìm các bảng tính từ một đồng nghiệp tên An đã được gửi vào nửa đầu tháng Tư. Bạn có thể sử dụng:
from:[email protected] after:2024/04/01 before:2024/04/16 filename:xlsxTruy vấn đó sẽ chỉ trả về các email từ An trong khoảng thời gian cụ thể đó có chứa các tệp Excel.
Nếu bạn muốn tìm kiếm email từ nhiều người, bạn có thể sử dụng OR như sau:
from:[email protected] OR from:[email protected]Bạn cũng có thể loại trừ những người gửi cụ thể bằng cách sử dụng dấu trừ. Chẳng hạn, -from:[email protected] sẽ lọc bỏ các email từ địa chỉ email đó.
Bạn muốn tìm các tin nhắn chưa đọc có tiêu đề cụ thể từ quản lý của mình? Hãy thử:
subject:capnhat from:[email protected] is:unreadBạn càng thử nghiệm nhiều, bạn sẽ càng hiểu rõ hơn về cách các toán tử tìm kiếm khác nhau tương tác. Và bởi vì Gmail cung cấp kết quả tức thì, bạn có thể điều chỉnh truy vấn của mình khi cần mà không phải chờ đợi.
Hướng Dẫn Tạo Bộ Lọc Từ Các Truy Vấn Tìm Kiếm
Sau khi khám phá một truy vấn tìm kiếm mang lại chính xác kết quả bạn cần, bạn có thể muốn Gmail tự động thực hiện công việc đó cho bạn. Đó là lúc các bộ lọc phát huy tác dụng. Lọc là một thủ thuật tìm kiếm Gmail tiện lợi cho phép bạn áp dụng các hành động tự động cho các email đến khớp với các tiêu chí cụ thể.
Giao diện tạo bộ lọc email trong Gmail với các trường tìm kiếm và tùy chọn hành động
Để bắt đầu, hãy nhấp vào biểu tượng bộ lọc ở cuối thanh tìm kiếm Gmail. Thao tác này sẽ mở bảng tìm kiếm nâng cao, nơi bạn có thể điền vào các trường như người gửi, chủ đề, từ khóa, kích thước tệp hoặc phạm vi ngày. Bạn cũng có thể dán một truy vấn tìm kiếm mà bạn đã thử nghiệm trước đó.
Khi các tiêu chí của bạn đã được thiết lập, hãy nhấp vào “Tạo bộ lọc” (Create filter) ở cuối bảng thay vì chạy tìm kiếm. Gmail sau đó sẽ hiển thị danh sách các hành động bạn có thể áp dụng cho các email khớp với tìm kiếm của bạn. Bạn có thể tự động gắn nhãn, bỏ qua hộp thư đến, lưu trữ, gắn dấu sao, chuyển tiếp đến một địa chỉ khác hoặc đánh dấu tin nhắn là đã đọc.
Bạn cũng có thể quản lý các bộ lọc bằng cách vào Cài đặt (Settings) > Xem tất cả cài đặt (See all settings) > Bộ lọc và địa chỉ bị chặn (Filters and Blocked Addresses). Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa hoặc xóa các bộ lọc khi cần.
Thanh tìm kiếm trong Gmail không chỉ là một tiện ích. Đó là một công cụ mạnh mẽ có thể tìm kiếm và tùy chỉnh. Mặc dù trông có vẻ đơn giản, nhưng ẩn sâu bên trong, nó thông minh hơn hầu hết mọi người nhận ra. Một khi bạn học được cú pháp, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể quản lý hộp thư mà không có nó. Khám phá các toán tử tìm kiếm và bộ lọc nâng cao sẽ biến bạn thành một bậc thầy quản lý email, giúp công việc và cuộc sống cá nhân trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!
