Tự động hóa Windows 11: Tối ưu năng suất không ngờ với Power Automate

Bạn có bao giờ ước chiếc máy tính của mình có thể tự động xử lý những công việc lặp đi lặp lại hàng ngày? Nhờ Power Automate tích hợp sẵn trong Windows 11, điều này hoàn toàn có thể thực hiện được, giúp PC của bạn làm việc thay bạn. Với vai trò chuyên gia SEO và biên tập viên tại thuthuat360.net, tôi sẽ chia sẻ cách công cụ này đã giúp tôi tự động hóa các hoạt động thường nhật, từ đó nâng cao năng suất một cách đáng kể, khẳng định Windows 11 là một nền tảng mạnh mẽ cho người dùng hiện đại.

5 cách Power Automate biến đổi cách bạn làm việc trên Windows 11

1. Dọn dẹp màn hình Desktop tự động hàng ngày

Mặc dù có nhiều phương pháp tốt hơn để lưu trữ file so với việc để chúng trên màn hình desktop, nhưng tôi nhận thấy desktop của mình thường xuyên trở thành nơi chứa các ảnh chụp màn hình, tài liệu và đủ loại file ngẫu nhiên trong suốt ngày, biến nó thành một mớ hỗn độn. Để khắc phục tình trạng này, tôi đã tạo một luồng (flow) Power Automate giúp tự động sắp xếp các file trên desktop vào các thư mục được chỉ định chỉ với một cú nhấp chuột.

Luồng này được lên lịch chạy hàng ngày vào một thời điểm nhất định (sử dụng Windows Task Scheduler), di chuyển các file đến các thư mục tương ứng dựa trên loại file. Ví dụ, tất cả các file .docx, .xlsx, và .pdf được chuyển vào thư mục Tài liệu, các file ảnh như .jpg và .png vào thư mục Hình ảnh, và các file shortcut .lnk được di chuyển đến thư mục Phím tắt.

Việc thiết lập này rất đơn giản, nhờ giao diện thân thiện của Power Automate. Đầu tiên, bạn mở Power Automate for desktop và nhấp vào New flow. Đặt tên cho luồng của bạn một cách dễ hiểu, ví dụ “Dọn dẹp Desktop,” sau đó nhấp vào Create. Bạn sẽ được đưa đến bảng điều khiển chính của luồng. Tại đây, hãy sao chép và dán đoạn script sau vào khu vực luồng chính và nhấp vào save.

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPathIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts'''</span>) THEN<span>ELSE</span>    Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Shortcuts'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.lnk;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> FilesFile.Move Files: Files Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Shortcuts'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFilesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Images'''</span>) THEN<span>ELSE</span>    Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Images'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> ImagesFile.Move Files: Images Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Images'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImagesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $<span>'''%SpecialFolderPath%\Documents'''</span>) THEN<span>ELSE</span>    Folder.Create FolderPath: $<span>''</span><span>'C:\Users\PC\Desktop'</span><span>''</span> FolderName: $<span>''</span><span>'Documents'</span><span>''</span> Folder=> NewFolder<span>END</span>Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $<span>''</span><span>'*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;'</span><span>''</span> IncludeSubfolders: <span>False</span> FailOnAccessDenied: <span>True</span> SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: <span>False</span> SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: <span>False</span> SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: <span>False</span> Files=> DocumentsFile.Move Files: Documents Destination: $<span>''</span><span>'%SpecialFolderPath%\Documents'</span><span>''</span> IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments

Bạn có thể lên lịch để luồng này chạy tự động bằng cách sử dụng Windows Task Scheduler.

2. Quản lý tài liệu khoa học với tự động hóa kiểm soát phiên bản

Kiểm soát phiên bản không chỉ dành cho các nhà phát triển—đây là một cứu cánh cho bất kỳ ai làm việc với các file được cập nhật thường xuyên. Trước đây, tôi rất khó khăn trong việc theo dõi các bản sửa đổi tài liệu, thường xuyên kết thúc với nhiều phiên bản khác nhau nằm rải rác trong nhiều thư mục. Power Automate và OneDrive đã đến giải cứu tôi.

Tôi đã thiết lập một luồng tự động sao lưu các tài liệu quan trọng của mình, bao gồm PDF và bảng tính, lên OneDrive mỗi khi chúng được sửa đổi. Luồng này giám sát các thư mục cụ thể để phát hiện thay đổi và đồng bộ hóa các file đã cập nhật vào các thư mục tương ứng. Điều này đảm bảo tôi luôn có một bản sao lưu cập nhật của các tài liệu quan trọng trên đám mây, giúp dễ dàng truy cập các phiên bản trước đó nếu cần. Nó giống như có một trợ lý cá nhân liên tục giữ các file của tôi an toàn và có tổ chức mà không cần tôi phải làm gì cả.

Để thiết lập luồng này, bạn phải đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình trên trình duyệt.

Ngoài ra, tôi cũng đã cấu hình các phiên bản có dấu thời gian trong OneDrive, cho phép tôi theo dõi các thay đổi theo thời gian. Nếu tôi vô tình ghi đè một file hoặc cần tham chiếu lại một phiên bản cũ hơn, tôi có thể nhanh chóng truy xuất nó từ lịch sử phiên bản của OneDrive.

3. Tiết kiệm thời gian với tự động hóa chuyển đổi định dạng tệp

Làm việc với các file ở nhiều định dạng khác nhau có thể là một cơn đau đầu, đặc biệt là khi phải chuyển đổi chúng thủ công. Tôi đã dành rất nhiều thời gian cho những công việc chuyển đổi tẻ nhạt này cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng Power Automate.

Ứng dụng Power Automate desktop có sẵn một số luồng chuyển đổi file. Nó giám sát một thư mục được chỉ định để tìm các file mới. Bất cứ khi nào một file được thêm vào—cho dù là tài liệu Word hay bản trình bày PowerPoint—luồng sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng mong muốn của tôi, chẳng hạn như PDF.

Sau khi chuyển đổi, luồng sẽ di chuyển các file đã xử lý đến các thư mục cụ thể dựa trên loại và mục đích của chúng. Điều này giúp mọi thứ được sắp xếp và dễ tìm. Tuy nhiên, yếu tố tiết kiệm thời gian thực sự nằm ở bước cuối cùng: luồng tự động chia sẻ các file đã chuyển đổi qua email bằng Outlook. Không còn phải đính kèm thủ công hay loay hoay với đường dẫn file. Chỉ cần thiết lập và quên đi.

4. Thiết lập cân bằng cuộc sống – công việc với Power Automate

Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể là một thách thức khi công việc và cuộc sống cá nhân chỉ cách nhau một cú nhấp chuột. Rất dễ dàng bị cuốn vào các tác vụ công việc ngoài giờ quy định. Đó là lúc bạn cần sử dụng Power Automate cùng với Windows Task Scheduler.

Tôi đã tạo một luồng đóng các ứng dụng liên quan đến công việc như Outlook, Teams và VPN của công ty vào một thời gian cố định mỗi tối. Điều này giúp tôi ngắt kết nối tinh thần khỏi công việc và tận hưởng thời gian cá nhân mà không bị cám dỗ liên tục phải kiểm tra. Luồng này được kích hoạt bởi một tác vụ đã được lên lịch trong Windows Task Scheduler, đảm bảo nó chạy nhất quán vào thời điểm được chỉ định.

Tôi đã tạo luồng này bằng cách sử dụng tính năng ghi lại (record feature) trong Power Automate Desktop. Đầu tiên, tôi mở các ứng dụng mà tôi muốn đóng và bắt đầu ghi lại một luồng mới. Sau đó, tôi tự đóng từng ứng dụng trong khi Power Automate ghi lại hành động của tôi. Sau khi dừng ghi, tôi có một luồng cơ bản có thể tái tạo lại quy trình đóng ứng dụng của mình. Tiếp theo, tôi đã chỉnh sửa luồng đã ghi để thêm khả năng xử lý lỗi nhằm đảm bảo luồng có thể xử lý các tình huống như ứng dụng không được mở.

Tôi có một luồng tương tự vào cuối tuần để kích hoạt chế độ “không làm việc” nghiêm ngặt hơn. Chế độ này bật chế độ trả lời tự động (Out-of-Office) trong Outlook, giúp ranh giới giữa công việc và giải trí không còn bị mờ.

5. Tự động hóa lịch làm việc, quản lý ngày hiệu quả

Quản lý một lịch trình bận rộn cũng có thể giống như một công việc toàn thời gian, nhưng tôi sử dụng Power Automate để tạo các mục việc cần làm (to-do items) từ các sự kiện trong lịch của mình. Ngay khi một cuộc họp mới được lên lịch, một tác vụ tương ứng sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm của tôi, giúp tôi không bao giờ quên chuẩn bị.

Tự động hóa này được hỗ trợ bởi phiên bản web của Power Automate (không phải ứng dụng desktop), tích hợp với các ứng dụng Office 365 như Outlook và To Do.

Các mẫu tự động hóa dựa trên lịch có sẵn trong ứng dụng web Power Automate

Trang web Power Automate cung cấp nhiều mẫu có sẵn cho các quy trình làm việc phổ biến, giúp việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn. Tất nhiên, bạn sẽ cần đăng nhập vào các ứng dụng của mình và cấp các quyền cần thiết, nhưng một khi đã thiết lập, những luồng này có thể giúp bạn tiết kiệm vô số giờ làm việc.

Power Automate thực sự hữu ích trong thói quen hàng ngày của tôi, vì nó đơn giản hóa các tác vụ và giúp tôi tiết kiệm hàng giờ. Bằng cách tự động hóa các khía cạnh tẻ nhạt và tốn thời gian trong công việc, tôi có thể tập trung vào những gì quan trọng hơn.

Power Automate là một công cụ tối ưu năng suất không thể thiếu cho người dùng Windows 11. Hy vọng những chia sẻ này từ thuthuat360.net sẽ truyền cảm hứng để bạn khám phá và áp dụng Power Automate vào công việc hàng ngày của mình. Bạn đã từng sử dụng Power Automate hay các công cụ tự động hóa khác trên Windows chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới và đừng quên theo dõi thuthuat360.net để cập nhật thêm nhiều thủ thuật công nghệ hữu ích khác nhé!