Trong kỷ nguyên số hóa, việc quản lý thông tin và tối ưu hóa năng suất cá nhân trở thành một ưu tiên hàng đầu. Hàng loạt công cụ quản lý tri thức cá nhân (PKM – Personal Knowledge Management) liên tục ra đời, hứa hẹn sẽ “tổ chức lại cuộc sống” và nâng cao hiệu quả làm việc của bạn. Tuy nhiên, dù được thiết kế công phu và có thể hữu ích, những công cụ công nghệ này thường không phải là “viên đạn bạc” như cách chúng được quảng bá. Thực tế, chúng thường bị đánh giá quá cao vì nhiều lý do.
1. Sự Phức Tạp Và Quá Tải Tính Năng
Áp lực cạnh tranh và nhu cầu từ người dùng đã đẩy hầu hết các công cụ quản lý tri thức cá nhân hiện nay trở nên cực kỳ phức tạp và khó tiếp cận đối với người mới. Chúng có xu hướng trở thành các “ứng dụng đa năng”, tích hợp quá nhiều tính năng bổ sung như quản lý tác vụ, lập lịch và sắp xếp công việc.
Notion là một ví dụ điển hình về công cụ quản lý tri thức với vô số tính năng và đường cong học tập dốc. Mặc dù là một ứng dụng phổ biến, nhưng sự phong phú của các tính năng lại làm giảm đi chức năng cốt lõi của nó, gây khó khăn khi sử dụng cho các nhiệm vụ đơn giản hàng ngày.
Tầm nhìn tổng quan cơ sở dữ liệu Notion với các bài giảng khóa học đại học, minh họa độ phức tạp của công cụ quản lý tri thức cá nhân.
Trong thực tế, việc quản lý tri thức chỉ phức tạp như cách bạn biến nó thành. Không phải ai cũng cần tất cả các tính năng “chuông và còi” mà những công cụ này quảng cáo, và các trường hợp sử dụng của chúng thường rất chuyên biệt. Hơn nữa, người dùng không nên lầm tưởng rằng việc tùy chỉnh một cài đặt Obsidian hoàn hảo với nhiều plugin và script tự động hóa sẽ ngay lập tức làm họ năng suất hơn, so với một hệ thống ghi chú đơn giản. Các ứng dụng năng suất “tất cả trong một” hiếm khi là lựa chọn tốt nhất. Thường thì việc đa dạng hóa hệ thống của bạn trên nhiều nền tảng và tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu cụ thể mới là giải pháp hiệu quả hơn.
Một ghi chú Obsidian cơ bản, thể hiện khả năng tùy biến và cấu trúc linh hoạt của công cụ ghi chú này.
2. Thời Gian Thiết Lập Và Bảo Trì
Thời gian thiết lập và bảo trì có thể nhanh chóng trở thành một cái bẫy năng suất với các công cụ quản lý tri thức. Bạn có thể dễ dàng lạc vào việc thiết kế một hệ thống ghi chú hoàn hảo với các mẫu, cơ sở dữ liệu và kiểu dáng mà quên đi chính những ghi chú bạn muốn tạo. Việc quản lý hệ thống ghi chú trở thành một nhiệm vụ riêng, tiêu tốn thời gian và năng lượng lẽ ra có thể dùng cho công việc thực tế.
Chế độ xem đồ thị liên kết trong Obsidian, minh họa hệ thống quản lý tri thức có thể trở nên phức tạp nếu không được tối ưu.
Đây không phải là vấn đề của bản thân công cụ, mà xuất phát từ cách chúng được sử dụng và quảng bá. Các công cụ quản lý tri thức được thiết kế để tùy chỉnh và linh hoạt, nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng, đây là một điểm mạnh. Tuy nhiên, sự linh hoạt này thường dẫn đến các thiết lập phức tạp không cần thiết và khó duy trì. Khi xây dựng một hệ thống quản lý tri thức, bạn nên ưu tiên sự đơn giản và thực tế hơn là sự phức tạp và hoàn hảo. Nếu thiết lập hiện tại không phù hợp, hãy điều chỉnh cho đến khi bạn có một hệ thống ưng ý, nhưng hãy nhớ rằng không có thứ gọi là thiết lập hoàn hảo.
3. Quá Nhiều Lựa Chọn
Có một lượng lớn các công cụ quản lý tri thức trên thị trường, tất cả đều cung cấp các tính năng cốt lõi tương tự nhau. Sự phong phú về các lựa chọn phần mềm này khiến việc chọn ra công cụ phù hợp trở nên khó khăn.
Các nền tảng phần mềm này thường khá giống nhau, hơn cả những gì hầu hết người dùng thừa nhận. Chúng đóng gói các tính năng thiết yếu tương tự: ghi chú, gắn thẻ (tagging), tìm kiếm và liên kết, chỉ khác nhau ở giao diện và một vài biến thể nhỏ. Sự khác biệt lớn nhất giữa các công cụ này thường nằm ở cách tiếp cận phân loại và cấu trúc ghi chú, cùng với mức độ ràng buộc người dùng vào nền tảng của họ.
Lý tưởng nhất, bạn nên chọn một nền tảng quản lý tri thức hoạt động ngoại tuyến, đa nền tảng và lưu trữ ghi chú của bạn ở định dạng có thể dễ dàng xuất ra sau này (ví dụ: Markdown). Khi đã sắp xếp được những tiêu chí đó, bạn chỉ cần chọn công cụ mà bạn thấy đẹp mắt hoặc cung cấp các tính năng cụ thể mà bạn yêu cầu.
4. Ảnh Hưởng Từ Các “Influencer Năng Suất”
Các “influencer năng suất” là lý do lớn nhất khiến các công cụ quản lý tri thức cá nhân bị đánh giá quá cao. Họ thổi phồng lời hứa của các ứng dụng này và quảng bá chúng như một con đường tắt dẫn đến năng suất.
Công cụ quản lý tri thức yêu thích của họ, hoặc lựa chọn của tuần, được cho là cách tốt nhất để tổ chức thông tin, nâng cao hiểu biết và xây dựng “bộ não thứ hai”. Nội dung của họ thường tập trung nhiều hơn vào tính thẩm mỹ và khả năng tùy chỉnh hơn là tiện ích thực tế mà các công cụ mang lại. Chưa kể đến phân đoạn quảng cáo nơi họ nói về các mẫu hoặc khóa học đầy đủ cung cấp “mọi thứ bạn cần biết”.
Hình ảnh các video YouTube về Obsidian và quản lý tri thức cá nhân, phản ánh xu hướng từ các influencer năng suất.
Nhìn chung, chúng tôi khá cảnh giác với bất kỳ ai mà công việc kinh doanh chính của họ là dạy người khác cách làm việc hiệu quả. Họ thường thành công hơn trong việc bán ý tưởng về năng suất hơn là tự sống với nó. Quản lý tri thức cuối cùng chỉ là việc tạo ra những ghi chú xuất sắc, chắt lọc và tổ chức chúng theo cách có ý nghĩa đối với bạn. Cấu trúc nên phục vụ nội dung chứ không phải ngược lại. Hệ thống quản lý tri thức cá nhân tốt nhất là hệ thống phù hợp với bạn, và nó có thể được triển khai trên bất kỳ công cụ nào, từ những tấm thẻ giấy vật lý cho đến các cơ sở dữ liệu kỹ thuật số trong Notion.
Tóm lại, trong khi các công cụ quản lý tri thức cá nhân có thể là những trợ thủ đắc lực, việc phụ thuộc hoàn toàn vào chúng để nâng cao năng suất là một sai lầm. Bản chất của quản lý tri thức nằm ở hệ thống tư duy và thói quen của bạn, không phải ở phần mềm bạn sử dụng. Hãy tập trung vào việc tạo ra và tổ chức thông tin một cách có ý nghĩa với bản thân, thay vì chạy theo những tính năng phức tạp hay các lời hứa “viên đạn bạc”. Để khám phá thêm những mẹo công nghệ và tối ưu năng suất hiệu quả hơn, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo trên Thuthuat360.net!
